Шпаргалка по "Теории организации"

В США распространен метод «мозговой  атаки», в основе которого лежит  стимулирование подсознания, которое  служит неиссякаемым источником человеческого  потенциала, появления блестящих  идей.

 

12 рационализация и её принципы

Принципы рационализации представляют собой совокупность правил постоянного совершенствования  организации (структур и процессов), предполагают осуществление прогрессивных  нововведений, повышение организованности, стимулирование творческого характера  деятельности.

1.         Концептуализация: рационализация начинается с разработки концепции – исходной основы рационализации, комплекса основополагающих идей, принципов, правил, раскрывающих необходимость, причины и сущность рационализации организации и позволяющих определить ее основные направления и конечный результат.

Включает:

- концепцию рациональной  организации (необходимый для  достижения цели уровень организованности, основную идею рационализации, тип и основные характеристики рациональных структур и процессов);

- концепцию самой  рационализации (основную идею процесса  рационализации, характер изменения  структуры и процессов в организации,  основные направления рационализации  с выделением этапов, необходимые  ресурсы, в т.ч. временные, критерии  рациональности, свидетельствующие  о достижении необходимого уровня  организованности).

2. Алгоритмизация: научно обоснованная рационализация предполагает использование предварительно разработанного алгоритма – четкой логически выстроенной и внутренние детерминированной программы действий:         

- алгоритма самого  процесса рационализации;

- алгоритмической  базы последующего устойчивого  функционирования организационной  системы.

Алгоритмизация  предполагает:

- ориентацию действий  на важнейшие цели;

- установление возможных  ситуаций и вариантов действий  для наиболее вероятного их  развития;

- конкретность и  подробность программы действий.         

 Алгоритмизация  важна: для крупных и сложных  систем, в сложных ситуациях, при  высокой ответственности процессов,  осуществляемых системой.        

3. Нормализация условий, в которых существует, функционирует система (они должны обеспечить возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций решения важнейших задач), что достигается:        

- изменением внешней  среды (отдельных факторов или  в целом);        

- переходом в  другую внешнюю среду (организацию,  рынок, регион, сферу деятельности);         

- изоляцией от  влияния внешней среды;        

- изменениям параметров  внутренней среды, определяющих  функционирования системы.        

4. Системность: организация должна быть целостной единой системой структурно упорядоченной с единой ориентированной и согласованной системой реализации процессов. И сам процесс рационализации должен быть системным: всякое изменение организации должно быть согласовано с другими изменениями, на каждом этапе должна формироваться целостная система с уровнем организации все более приближающемуся к идеалу, намеченному в концепции.        

 Бессистемная  рационализация не может привести  к нужным результатам, или приведет  к дезорганизации.        

5. Классификация: выработка концепции и определение направления рационализации основываются на классификации систем, факторов среды, структур, структурных элементов и внутрисистемных связей, процессов, что позволяет:        

- определить конкретный  класс (тип) любого элемента  организации на основе  этого – его возможности, уровень рациональности, соответствие усыновленным целям и существующий ситуации;        

- подразделить любую  совокупность элементов организации  на отдельные виды и на основе  этого привести между ними  соответствующие распределение  ролей, функций, ресурсов;        

- выбрать конкретные  классификационные типы различных  элементов организации, которые  должны быть включены в новую  более рациональную систему.        

6. Концентрация усилий на главном объекте (главной сфере, направлении) предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему.        

 Концентрация  на главной сфере рационализации  предполагает выделение направления  рационализации главной идеи, заключенной  в ее концепции, что обеспечивает  большую надежность, оперативность  и результативность рационализации.         

7. Специализация: сосредоточение на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов, она носит всеобщий характер – все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые и их элементы в той или иной степени специализированы.        

 Это позволяет  обеспечить:        

- распределение  функций и задач по отдельным  исполнителям соответственно их  возможностям;        

- установлением  роли и места каждого структурного  элемента в системе;        

- четкую ориентацию  исполнителей на осуществление  определенной деятельности;        

- большую оперативность  и надежность реализации процессов.         

 Рациональная  специализация устанавливается  на всех уровнях системы, чем  ниже уровень соответствующего  структурного элемента, тем более  специализированной должна быть  его деятельность.        

 Для обеспечении  рациональной специализации необходимо  обеспечить:        

- соответствующую  целевую ориентацию исполнителей;         

- формирование специализированного  потенциала, создающего возможность  выполнения данной деятельности;         

- четкую согласованность  между отдельными специализированными  процессами.        

8. Стандартизация: использование системы стандартов типовых видов организационных элементов, включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.        

 Разработка стандарта  целесообразна:        

- если ярко выражена  типичность соответствующих видов  организационных элементов;        

- если данные  типы элементов имеют многократную  повторяемость (многократное использование  стандарта);        

- если необходимо  обеспечить единообразие по наиболее  важным сторонам и свойствам  организационных элементов;        

- если необходима  предварительная подготовленность  к формированию соответствующих  организационных элементов.        

 Стандарты устанавливаются  субъектом для исполнителей. Основные  объекты стандартизации: процессы, процедуры, результаты, структуры,  системы обеспечения деятельности.         

 Соотношение  стандартного и нестандартного  в каждом стандартизированном  элементе должно отражать и  общие требования к нему и  особенности реальности реальной  ситуации.        

10. Персонификация: персонификация полномочий и ответственность за функционирование структур и осуществление процессов (в т.ч. и рационализации). В сфере управления персонифицируется: установление ориентиров деятельности, принятие решений, координирующее руководство, распоряжение ресурсами, контроль за деятельностью, оценка результатов деятельности, ответственность за создание условий деятельности исполнителей. В сфере исполнения – внутрисистемные горизонтальные связи, принятие к исполнению заданий, выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности, пользование ресурсами, ответственность за результаты деятельности.         

11. Регламентация: установление определенного порядка функционирования организации: регламентация самого процесса рационализации; конкретная регламентация важных сторон жизнедеятельности организации; формирование четко действующей системы регламентации, т.е. предварительно разработанного порядка осуществления процессов и функционирования структур (устанавливаются субъектом управления для исполнителей).        

 Регламентация  д.б. оптимальной: излишне регламентированная  деятельность дезактивирована, снижается  возможность оперативного реагирования  на непредвиденные изменения,  недостаток регламентации снижает  степень предварительной готовности  к осуществлению направленных  процессов и делает их менее  управляемыми.

 

 

Синергия означает совместное и однородное функционирование элементов системы. Закон синергии: в любой организации возможен как прирост энергии, так и снижение энергетического ресурса по сравнению с простой суммой энергетических возможностей элементов.

Действие закона синергии в организационных системах существенно обособляет организацию  от других объектов и систем материального  мира. Для всех естественных систем (за исключением сложных биологических) основным законом является закон  сохранения и превращения энергии, в соответствии с которым в  любой замкнутой системе при  всех ее изменениях количество энергии  остается постоянным.

Закон синергии утверждает, что в замкнутых социальных системах возможно изменение энергии в  сторону как увеличения, так и  уменьшения.

Применительно к  социальным организациям закон синергии проявляется, в частности, в приросте энергии, превышающем сумму индивидуальных усилий членов организации. Это явление  предопределило переход человечества к организованным формам трудовой и  общественной деятельности и привело  к возникновению организаций.

Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках социальных организаций  является возможность управления приростом  энергии.

В деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании энергетического  и производительного потенциала. Сложной задачей является проведение мероприятий социально-психологического характера. В социальном плане следует  предусмотреть разработку специальных  программ, связанных с проведением  досуга и отпуска.

В психологическом  плане, кроме встреч с представителями  руководства, на которых подробно разъясняются цели и задачи, стоящие перед организацией, и рассказывается о состоянии  общих дел, целесообразно введение в программу профессиональной учебы  специального раздела. Для всех звеньев  организации необходима специальная  система мотиваций. Очевидно, что  эти меры должны сочетаться с достаточно эффективной системой контроля и  системой оперативной коррекции  проводимых мероприятий.

Основная трудность  управления эффектом синергии состоит  в том, что в отличие от физических систем, для которых существуют единицы  измерения энергии иметоды оценки энергетического потенциала, для организационных систем пока еще нет способов объективной оценки уровня внутренней энергетики. Решение практических задач управления деловой организацией вынуждает исследователей вести активные поиски в направлении разработки таких оценок.

Наиболее простой  способ заключается в оценке показателей  деятельности анализируемой организации  по сравнению с работой другой аналогичной организации. 

 

философия и закон  самосохранения организации

17. Решению проблем выживания организаций способствует закон самосохранения, который утверждает, что любой организации как социально-экономической системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет onmuмального использования кадровых и материальных ресурсов. Закон самосохранения служит основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученная оценка используется для определения времени существования организации и при прогнозировании ее дальнейшего развития. В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное описание факторов внутренней и внешней среды, оказывающих влияние на деятельность организации, разбить эти факторы на две группы: позитивные и негативные.

Позитивные факторы  относятся к ресурсам, повышающим возможности организации в борьбе за выживание. Организация способна к выживанию и устойчивому  поступательному развитию в том  случае, если энергетический потенциал  позитивных (созидательных) факторов превышает  соответствующий показатель негативных (разрушительных) факторов.

Основная сложность  составления баланса созидательного и разрушительного потенциала заключается  в том, что, оценивая способности  организации к самосохранению, необходимо учитывать не только внутренние факторы  материализованного характера (наличие  денежных средств, состояние материально-технической  базы, технологии работы и т. д.), но и социально-психологические факторы. Из закона самосохранения следует, что прибыль не может быть главной целью организации, потому что прибыль является сугубо внутренней проблемой.

Основой борьбы за самосохранение является способность деловой организации  не только приспосабливаться к внешней  среде, но и уметь использовать происходящие в ней изменения в своих  интересах. Полный и исчерпывающий  анализ внешней среды позволяет  руководителям как вновь создаваемых, так и уже существующих деловых  организаций предвидеть потенциальные  угрозы выживаемости, а также предугадать  новые возможности развития. Грамотное  прогнозирование позволяет разработать  модель ситуационного поведения  организации и избежать ее гибели.