Формирование системы учета и документооборота на складе

Внешние документы:

Товарно-транспортная накладная, CMR.

Товарная накладная (форма  ТОРГ-12),

Грузовая таможенная декларация (ГТД).

Спецификация.

Счет-фактура, инвойс.

Упаковочный лист.

Заявка на прием товаров.

Заявка на отгрузку товаров.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение 
(форма МХ-1).

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение 
(форма МХ-3).

Доверенность на получение  товара со склада.

Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей  в 
местах хранения (форма MX-14).

Инвентаризационная опись.

Сводная инвентаризационная опись.

Сличительная ведомость.

Таблица несоответствий.

Акт инвентаризации.

Внутренние документы  склада:

Приходная накладная.

Расходная накладная.

Журнал регистрации транспортных средств.

Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.

Лист осмотра товара.

Пропуска на въезд и  выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.

Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения [1, c. 108-109].

 

 

3. Автоматизированные системы учёта

При использовании автоматизированной системы учета создание необходимых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать любой документ, используя информацию, имеющуюся в БД. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.

К постоянной (неизменной) информации можно отнести:

-наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара;

- наименования перевозчиков;

- наименование, адрес и платежные реквизиты склада;

- наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;

- артикул и наименование товаров;

- определенные характеристики товаров и др.

К переменной (меняющейся) информации можно отнести:

- данные о транспортном средстве;

- данные о водителе или экспедиторе;

- время и дату;

- данные о количестве товара и др.

Подготовка документов при  помощи автоматизированной системы  позволяет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о товаре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильности внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).

При отработке технологии и создании технологической карты  для каждой операции необходимо четко  указывать круг обязанностей и порядок  действий каждого сотрудника, с какими документами или с какой информацией  он должен работать. Каждый сотрудник должен твердо знать, как он должен поступить в любой ситуации, к кому он должен обратиться при наличии каких-либо сомнений.

В программе должны быть система доступа определенного  сотрудника для выполнения возложенных  на него обязанностей. Как правило, доступ сотрудника к внесению или изменению БД определяется личным паролем, который в зависимости от должности и выполняемых обязанностей наделяет сотрудника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим лицам.

Автоматический режим  управления по системе «офф-лайн» или «он-лайн» охватывает управление всем складом, включающим и управление грузовым потоком. Работа системы «офф-лайн» заключается главным образом в централизованном автоматизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).

Отличие систем «он-лайн» («on-line») и «офф-лайн» («off-line») состоит прежде всего в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе «он-лайн» информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе «офф-лайн» необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе «он-лайн» принимает решение о выборе места складирования товара на основе информации о запасах товара, принципах складирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.

Целесообразность системы  управления «он-лайн» обусловливается следующими факторами: большой емкостью склада, значительным ассортиментным перечнем товара, процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту), сокращением времени выполнения заказов и другими.

Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управления информационными потоками, которые осуществляют: управление приемом и отправкой грузов; управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т. д.

В зависимости от уровня организации программно-технических  средств выделяют:

- обработку информации вручную;

- обработку информации в пакетном режиме (имеется в виду подготовка данных о поступающих и отгруженных грузах, которые периодически 
вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не являться собственностью склада);

- обработку информации в режиме реального времени. В этом случае 
информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точнее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработки информации используются развитая терминальная сеть и определенная 
вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкретных условий 
это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или машина, управляющая всем производством (системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они 
могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);

- непосредственное управление от компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими 
им информационными потоками в режиме реального времени.

Информационная система — ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса. В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы.

1. Полнота и  пригодность информации для пользователя

Складской персонал должен иметь в наличии необходимую  и полную информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о наличии запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому ИС должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих складских логистических функций и операций.

2. Точность

Точность исходной информации имеет принципиальное значение для  принятия правильного решения. Например, информация об уровнях запасов в складской сети в современных логистических системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в сбыте, создании запасов и удовлетворении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в закупках товаров и т.д.

3. Своевременность

Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента склада вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ. Своевременность информации важна практически для всех логистических функций складирования. Кроме того, многие задачи в транспортировке, грузопереработке, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга функционирования склада. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрение стандартов EDI/EDIFACT.

4. Ориентированность

Информация в складской  ИС должна быть ориентирована на выявление  дополнительных возможностей улучшения качества складского сервиса, снижения логистических издержек, повышения производительности персонала и технологического оборудования. Способы получения передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов на складе и т.д.

5. Гибкость

Информация, циркулирующая  в ИС, должна быть приспособлена  для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как складского персонала, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса на складе и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу.

6. Подходящий формат данных

Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и  телекоммуникационных сетях складской ИС должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных.

Для управляющего складом  персонала информационно-компьютерные технологии (ИКТ) являются одним из основных источников повышения эффективности принимаемых решений, производительности и конкурентоспособности. Логистические ИКТ, применяемые на складе, можно определить как совокупность операций, связанных с получением и обработкой потоков информации в реальном масштабе времени о внутренних материальных потоках, характеристиках и товарных запасах, грузовых отправках, параметрах заказов и других логистических характеристиках складской системы. С точки зрения внешней логистики склад предприятия  нуждается в коммуникациях с логистическими посредниками (в обработке заказов, транспортировке, грузопереработке, управлении запасами), банками, страховыми фирмами и непосредственно с конечными потребителями.

В настоящее время существует большое количество ИКТ и программных  продуктов, применяемых для автоматизации документооборота на складе и поддержки работы технологического складского оборудования. Одним из наиболее перспективных направлений развития складских ИКТ является использование возможностей глобальной сети Интернет.

Остальные указанные подсистемы обеспечивающего комплекса строятся на принципах, типичных для подобных структур в АСУ промышленными предприятиями (АСУП) или АСУ технологическими процессами (АСУТП) [1, c. 109-111].

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы  учета и документооборота на складе

ЧТУП «АллестаМебель»

 

2.1 Анализ внутренней  среды компании

 

Частное торговое унитарное  предприятие «АллестаМебель» было основано в 2010 г.

Основной деятельностью  предприятия является производство корпусной мебели, прием заказов на изготовление мебели по индивидуальным заказам. В 2012 г. предприятие начало осуществлять оптововую торговлю мебельной фурнитурой.

Магазин «АллестаМебель» находится по адресу: г. Брест, ул. Халтурина, 2/1. Общая площадь магазина составляет 135 кв.м. в том числе:

Экспозиционная площадь  – 85 кв.м.

Площадь контрольно-кассового  узла – 25 кв.м.

Площадь административно-бытового назначения – 25 кв.м.

Этот магазин с индивидуальной формой обслуживания покупателей. Режим  работы: с 10.00 до 20.00, без выходных.

В общей сложности на предприятии  числится 14 человек:

Директор – 1 чел.

Гл. бухгалтер – 1 чел.

Бухгалтер – 1 чел.

Дизайнер – 1 чел.

Логист  – 1 чел.