Формирование системы учета и документооборота на складе

3.Рекомендации  по совершенствованию системы  учета и документации на складе.

В данной главе рассмотрены  наиболее часто возникающие проблемы при ведении учета на складе  предприятия «АллестаМебель» и  рекомендации по их решению.

1. Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках.

Последствия от неправильного  наименования номенклатурных позиций - это пересортица и дублирование позиций. Зачастую не уделяется должное  внимание переносу физического наименования товара в электронную таблицу базы данных.  «Дубли» обычно появляются как следствие не формализованного процесса введения данных, описывающих свойства товара в наименовании, особенно когда наименования в базу данных вводят разные операторы. Когда новую позицию номенклатуры создает несколько человек,  и каждый вносит так, «как ему удобно», или название товара переносится из документов поставщика (а разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному), возникает примерно такая ситуация:

Пример:       

«стеклорез KEDALONG» или      

«KEDALONG стеклорез» или     

«стеклорез KEDALONG 2-6мм» 

Решением является жесткая  формализация процесса внесения  в  базу нового элемента номенклатуры, с прописанием иерархии свойств товара, вносимых в базу данных («паспорт товара») и жесткой последовательности формирования названия, отражающего свойства товара, например:

- введите группу товара

стеклорез

- введите марку производителя

KEDALONG

- введите дополнительную  характеристику товара (например, цвет, размер)

2-6мм

Распространенная ошибка – игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара – его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат – рост пересортицы на складе.

2. Применение дополнительного ПО для работы со штрих-кодами.

На нашем предприятии  больше интересует  способность  при сканировании штрих-кода предоставить работнику перечень наименований, имеющих данный штрих-код, и предложить подтвердить одно из предложенных наименований товара. 

3.      Проблема приема товара при расхождениях в наименованиях номенклатурных позиций в справочниках учетных систем поставщика и получателя.

Необходимо внедрить практику приема товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учетной системе приходным накладным. Конечно, на сегодняшний момент есть ряд препятствий: преувеличение сложностей в общении с поставщиком, недопонимание с их стороны. Но если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учетной системе происходит после приема товара на основании переданных со склада документов – ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате - наверняка вызовет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и  исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка.

Достигаемые после внедрения  преимущества:

- неизбежные  ошибки ручного  ввода документов в учетную  систему будут обнаружены на этапе приема товара и исправлены с минимальными усилиями.

- на этапе приема и  размещения товара персонал оперирует  названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией  расходной накладной.- игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например – цветовой) пересорт на складе.

  - немаловажный фактор  – преднамеренная или непреднамеренная  ошибка ввода при создании документов у поставщика – также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.

4.      Проблема перепроведения документов задним числом и перепроведения всех документов  в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ.

Еще одна распространенная и очень болезненная проблема - перепроведение документов задним числом. Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта - это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени. Единственный инструмент для ввода информации - документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента.  Такой процесс расчета достаточно длительная процедура.

При решении данной проблемы можно внедрить использование таких  инструментов, как Точка актуальности и Отчётный период.

Точка актуальности (далее  ТА) - это момент времени, дата и время  последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения - расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать "Отчёт по остаткам товаров" на момент ТА и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только  сформировать печатную форму.

Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент ТА, необходимо пересчитать все приходы и  расходы от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет  несколько десятков (или сотен?) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать  нужно только приходы и расходы с начала отчетного периода (обычно – месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца).    В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия – это совокупность ТМЦ  одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров. Основная задача партий – это предоставление информации о движении конкретного ТМЦ, и возможность разделить поступления ТМЦ на склад по различным признакам.

Пример: 

01.08.13 на склад был принят товар «Ручка мебельная ВР» 15 шт.,

15.08.13 было повторное поступление этого же товара 20 шт., но от другого поставщика и по другой цене.

За период с 01.08.13 по 30.08.13 было продано 7 единиц товара.

Товар от первого поступления 01.08.13 оказался с дефектами и поставщику нужно вернуть оставшийся нереализованный товар.

Для того чтобы узнать, сколько  осталось единиц товара от первого  поступления, нужно просто посмотреть движение товара по первой партии от 01.08.13 и сравнить расход с приходом.

Здесь часто играть немаловажную роль человеческий фактор. Зачастую люди недопустимо халатно относятся  к своей работе, забывая своевременно проводить документы, связанные  с движением и списанием товара, или несвоевременно их изменяют.

Обычно списание товара по партиям производится по методу FIFO (по себестоимости первых по времени  поставок). Если в одно время было два поступления одинакового ТМЦ от разных поставщиков, списание не будет хаотичным. Сначала со склада спишется весь товар от первого поставщика (первая партия), и только после полного списания, начнется списание от второго (вторая партия).

      Вот что  мы видим, когда происходят  изменения и перепроведения документов задним числом.

Вариант: положительные остатки

По первой поступившей  партии уже полностью списан товар, остаток =0,  и началось списание со второй партии, общий остаток ТМЦ  на складе = 6. Но сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине  изменяет количество в одном из ранее проведенных документов, который уже списал часть товара по первой партии. В документе изменяется количество ТМЦ с 4 на 3, и после изменения перепроводится документ.

На первый взгляд ничего страшного не произошло, но если продолжить списания ТМЦ и в итоге посмотреть движения по партиям, мы увидим следующее: у первой партии на остатке появилась 1 шт, общий остаток на складе = 7. Во время дальнейшей работы со второй партии без проблем спишутся 6 шт., ведь  товар списывается по FIFO, и для учетной системы первой партии уже «не существует» (несмотря на то, что остаток по партии числится), т.к. уже началось списание со второй партии.

В итоге на складе числится 1 единица товара, а провести ее в  документе невозможно без выяснения, ручного вмешательства и исправления  проблемы. Со стороны пользователей  это выглядит как «глюк базы», а на самом деле - это «человеческий  фактор». Вариант: отрицательные остатки.

Итак, сейчас 17.08.13 время 13:00, идет списание с партии 2.

Партия 1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии  = 0.

Партия 2, товар «Ручка мебельная  ВР», остаток по партии  = 3.

Общий остаток товара «Ручка мебельная ВР»  = 3.

Списание последней единицы  ТМЦ партии 1, было 17.08.13 в 11:00.

Вдруг сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине  создает новый документ («перемещение» или «реализация») на дату и время 16.08.13 – 17:00. Классический пример создания документа задним числом. Причины обычно очень убедительные. В новом документе от 16.08.13 – 17:00 товар «Ручка мебельная ВР» = 1шт. Сотрудник проводит этот документ датой и временем 16.08.13 – 17:00. Программа позволит провести такой документ, но перед этим запросит: какой датой это сделать. Если сотрудник оставит дату без изменения, то по учету на 16.08.13 – 17:00 списание по партии 1 еще не закончилось, товар есть на остатке, и документ при проведении спишет товар в минус.

В результате мы видим:

Партия1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии  = -1.

Партия2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии  = 3.

Общий остаток товар «Ручка мебельная ВР»  = 2.

  В ходе дальнейшего  списания - со второй партии без  проблем будет списано (и отгружено со склада) 2 шт. товара партии 2. В итоге мы увидим:

Партия1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии  = -1.

Партия2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии  = 1.

Общий остаток товар «Ручка мебельная ВР»  = 0.

При этом если закупочная цена товара отличается, появляются проблемы в финансовом учете. Исправить ситуацию возможно только после достаточно затратного по времени выяснения, а со стороны  пользователей, это выглядит как  очередной сбой базы.

Для выравнивания положительных  и отрицательных остатков по партиям  многие предприятия выполняют полное последовательное перепроведение документов в учетной базе за определенный период, что выравнивает хронологию проводок по партиям и, в свою очередь, исправляет некорректные остатки. Но из-за перепроведения большого количества документов возникают серьезные затруднения в работе, особенно если база данных является распределенной. После перепроведения в центральной базе - все перепроведенные документы заново выгружаются вместе с синхронизацией в удаленную базу, а этот процесс занимает много времени.

 Самое простое и  эффективное решение проблемы  положительных и отрицательных остатков – запретить какие-либо изменения остатков перед ТА. Проведение любых документов должно осуществляться только текущей датой и текущим временем. При необходимости «исправить» движение по товару – создаем отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

Пример:

С центрального склада А отправляется товар на магазин В. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удаленной проходит каждый час. Расстояние между пунктами А и В небольшое, и автомобиль доставит товар за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения ТМЦ: Создается «родительское перемещение» со склада А на магазин В, после его проведения товар списывается со склада А на «транзитный склад». На транзитном складе учитывается товар, перемещаемый между подразделениями компании. Проводить «родительское перемещение» необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки склада А для дальнейшего формирования документов на перемещение. Практика резервирования товара – не применяется исходя из операционной политики компании. Складу В для принятия товара нужно создать «подчиненное перемещение» от родительского и провести его по учетной системе. Тогда товар по учету перемещается с «транзитного склада» на склад В и становится доступен к реализации. На складе А сформировали «родительское перемещение» и провели списание по учетной системе, но товар еще не отобрали. В базе склада В документ виден, как уже проведенный. В течение следующих 30 мин на складе А отобран товар, но в родительское перемещение были внесены изменения (например, недостача одного из отбираемых товаров из-за пересортицы или обнаруженного дефекта). Через 50 мин. товар доставлен на склад В. Склад В еще не получил с синхронизацией измененный документ в свою учетную систему. В результате «человеческого фактора» (не сверены реквизиты накладной – сумма, количество позиций, количество штук) – сотрудник склада В подтверждает прием товара в учетной системе по старому варианту перемещения и создает соответствующее «подчиненное перемещение». После синхронизации – «родительское» и «подчиненное» перемещения не совпадают, на транзитном складе появляются положительные или отрицательные остатки товара, в зависимости от сделанных изменений в «родительском» документе на складе А.В результате необходимо очередное выравнивание остатков на складах учетной системы, с многочисленными изменениями уже проведенных документов и нарушениями хронологии последовательности отгрузки по партиям.

Решением этой проблемы  является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учета, могут иметь следующие статусы:

- Запланирован – документ  создан, работы с документом не  начаты, автор документа (например менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

- Выполняется – начата  работа по выполнению задания,  после изменения статуса документа  – корректировки может вносить  только оператор склада (в данном  случае целесообразно не персонифицировать  оператора,  поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей  учетной системы с этой ролью  и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

- Завершен – задание  выполнено, оператор склада-грузоотправителя  теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа  производится вручную (максимально  просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «флагов» или «галочек» в полях документа.

Пример.

В «родительском» перемещении  добавляется отметка статуса  документа. Отсутствие отметки «накладная проверена» не дает возможности оператору  склада – грузополучателя создать  и провести по учету подчиненное  перемещение. Устанавливается определенный набор прав с разграничением доступа к документам по признаку «Проверен». Если отметка не стоит, то склад-отправитель может корректировать документ, но склад-получатель не может создать и провести подчиненное перемещение. После установки отметки – операторам склада-отправителя доступ на изменение документа запрещается, и в свою очередь, разрешается прием товара на склад-получатель.

6.      Проблема партионного учета при резервировании.   

 Практика резервирования  товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также  могут возникнуть проблемы. Так называемое «жесткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO– в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или – склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаем, что предпочтительнее «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не «привязывается» к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара – данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

7. Внедрить программное обеспечение 1С:Склад на предприятии.

Развитие современных  средств транспорта, информационных систем, систем связи и телекоммуникаций открывает большие возможности для быстрого распространения информации, технологий, товаров и финансовых ресурсов. Внедрение современной компьютерной программы 1С:Склад на предприятии обеспечивает, сокращение времени выполнения заказа и увеличение его качества.

Предприятие имеет в своём  подчинении 2-х кладовщиков. Старший  кладовщик отвечает за поставленные материалы и её отпуск в производство.

Согласно фотографии рабочего дня (ФРД), видно, что время на работу у кладовщика составляет 66% от времени  смены (Тсм.). Другие затраты рабочего времени выглядят так:

- подготовительно-заключительное  время: Пз = 30 мин. или 6,0% от Тсм.

- время на обслуживание  рабочего места: ОБС = 15 мин.  Или 3% от Тсм.

- потери времени по  организационным причинам: ПО = 20 мин. Или 4% от Тсм.

- время на отдых и  личные надобности: ОЛН = 15 мин.  Или 3% от Тсм.

-потери из-за нарушения  трудовой дисциплины: ПНД= 93мин. Или  18% от Тсм.

-оперативное время (фактически  отработанное): ОП = 327 мин. Или 66% от Тсм.

Согласно ФДР имеют  место нарушения трудовой дисциплины:

Кпнд = (ПНД+ОЛН)/Тсм,                                                        (3.1)

где Кпнд – коэффициент потерь времени по нарушению трудовой дисциплины;

ОЛН – время на отдых  и личные надобности;

ПНД – потери времени  по нарушению трудовой дисциплины.

Кпнд = (93+15)/480 = 22,5%

Таблица 3.1 – Усредненный баланс рабочего времени рабочих склада

Примечание – Источник: данные по предприятию «АллестаМебель»

Так как оперативное время  должно занимать порядка 95% от времени  смены (а фактически – 66%), то вычислим экономический эффект от снижения численности  сотрудников.

Заработная плата кладовщика составляет 5000000 руб., ежеквартальная премия 50%: 5000000*0,5=2500000 руб.

При расчете данной экономии берутся не 12 месяцев, а 10 мес., так  как при сокращении работников предприятие  обязано выплатить ему средне месячную заработную плату за 2 месяца (с учетом индекса роста среднемесячной заработной платы). Рассчитаем экономию по заработной плате при сокращении ставки кладовщика.

Экономия по з/п = 5000000*1,267*10мес+2500000*1,267*4кв =76020000 руб.

Далее произведем расчет расходов связанных с приобретением и  установкой программы.

Расходы на программу "1С: Склад" – 4000000руб.

Амортизация программы со сроком не более 3-х лет

4000000/3 = 1333333 руб.

Расходы на установку программы  – 600000 руб.

Расходы на обучение персонала  – 420000 руб.

Рассчитаем годовую экономию после внедрения данной рекомендации.

Годовая экономия = (1333333 + 600000 + 420000) – 76020000 = -61666667 руб.

Таким образом, проведенные  расчеты показывают возможность  сокращения ставки кладовщика и получение экономической выгоды в размере 61666667 руб. за год.

Так же программа 1С: склад  позволяет вести учет наличия  и движения материальных и денежных средств. Она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать  любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала.

Таким образом, предлагается сократить штат отдела на одного работника  и приобрести для этого отдела программу "1С: Склад".

"1С:Склад" автоматизирует работу склада. Типовая конфигурация позволяет вести раздельный управленческий и финансовый учет, вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней), вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию, оформлять закупку и продажу товаров, выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

При этом в "1С:Склад" можно хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен, выполнять автоматический расчет цен списания товаров, быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов, получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег, автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии. [9]

Таким образом, внедрение данной рекомендации позволит упростить работу кладовщика, и с учетом неполного использования рабочего времени, сократить лишнего работника, тем самым увеличить рентабельность затрат, в конечном счете, улучшить финансовое состояние предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение к сказанному - хочется еще раз обратить внимание на то, что используемые сейчас учетные  системы и базы данных различны, но имеют схожие проблемы. И для  решения этих проблем в первую очередь нужно правильно оценить ситуацию, последовательность выполняемых процессов, провести анализ всех проблемных зон.      Очень часто можно услышать мнение: лучше заменить используемую программу на более мощную и дорогостоящую, и все будет в порядке. Но если разобраться и произвести правильный анализ всех бизнес-процессов предприятия, а также регламентирование основных операций в рамках одного процесса, с введением достаточно детальных инструкций по выполнению операций - то окажется, что нужно менять не программу, а подход к работе, повышать профессиональный уровень сотрудников, которые работают с данной программой. Программа может быть самой современной, и стоить заоблачные деньги, но в ней все равно будут работать люди,  которым нужно иметь соответствующую квалификацию и достаточный багаж знаний и опыта, чтобы работать в этой программе без ошибок.

Так как программа «1С: склад» позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств, она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т.е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала. Благодаря этому и неполной загруженности персонала на складе возможно увеличение прибыли за счет сокращения штата на одного работника.

Образец графика документооборота на складе предприятия «АллестаМебель»

№ п/п

Наименование документа

Создание документа

Проверка и  обработка документа

Ответственный за выписку

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Срок исполнения

Срок предоставления в головной офис

Форма предоставления в головной офис

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Штатное расписание (форма  Т-3) (изменения)

Бухгалтер

В соответствии с приказом руководителя

Бухгалтер

По мере изменения

По мере изменения, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы

Копия

2

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а)

Бухгалтер

В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя

Бухгалтер

По мере представления

По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы

Реестр Приказов с указанием  номера, даты, основания, информации о работнике

3

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9)

Бухгалтери

В соответствии с распоряжением  руководителя

Бухгалтер-расчетчик

По мере представления

По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы

Реестр Приказов с указанием  номера, даты, основания, информации о работнике

4

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Бухгалтерия

Вместе с Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку

Бухгалтер-расчетчик

По мере представления

По мере представления, вместе с авансовым отчетом

Оригинал

5

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Бухгалтерия

Ежедневно в течение: первой половины месяца и второй половины месяца

Бухгалтер

Первый день половины месяца, следующей за отчетной

Не предоставляются

Не предоставляются

1

2

3

4

5

6

7

8

6

План-меню (форма ОП-2)

Кухня-бар

Ежедневно

Бухгалтер-калькулятор

Ежедневно

Не предоставляется

Не предоставляется

7

Накладная на отпуск товара (форма ОП-4)

Склад

В соответствии с фактической  выдачей

Главный бухгалтер

Ежемесячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ

Оригинал

8

Закупочный акт (форма ОП-5)

Подотчетное лицо

В соответствии с фактической  закупкой

Главный бухгалтер

Ежемесячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с авансовым отчетом

Оригинал

9

Приходный кассовый ордер (форма  КО-1)

Бухгалтер

По мере поступления денежных средств в кассу

Главный бухгалтер

Ежедневно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригинал

10

Расходный кассовый ордер (форма  КО-2)

Бухгалтер

По мере выдачи денежных средств из кассы

Главный бухгалтер

Ежедневно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригинал

11

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)

Бухгалтер

По мере выписки приходного или расходного кассового документа

Главный бухгалтер

Ежедневно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, по мере закрытия журнала

Оригинал

12

Кассовая книга (форма  КО-4)

Бухгалтер

По мере выписки приходного или расходного кассового документа

Главный бухгалтер

Ежедневно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, по мере закрытия кассовой книги

Оригинал

13

Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1)

Инвентаризационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригинал

14

Инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а)

Инвентаризационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригинал

1

2

3

4

5

6

7

8

15

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3)

Инвентаризационная комиссия

По мере проведения инвентаризации

Главный бухгалтер

По мере проведения инвентаризации

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригинал

16

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22)

Главный бухгалтер

По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя

Руководитель

По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Реестр Приказов с указанием  номера, даты, основания.

17

Доверенность (форма М-2, М-2а)

Главный бухгалтер

По мере необходимости

Руководитель

По мере необходимости

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ

Оригинал

18

Приходный ордер (форма М-4)

Склад

В соответствии с фактическим  поступлением

Главный бухгалтер

Ежемесячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ

Оригинал

19

Требование-накладная (форма М-11)

Склад

В соответствии с фактическим  поступлением

Главный бухгалтер

Ежемесячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ

Оригинал

20

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15)

Склад

В соответствии с фактическим  поступлением

Главный бухгалтер

Ежемесячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ

Оригинал

1

2

3

4

5

6

7

8

21

Перечень приобретенных товарно-материальных ценностей, их движение

Бухгалтер

Ежемесячно, до 5 числа месяца, следующего за отчетным

Главный бухгалтер

Ежемесячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригинал

22

Счета на оплату третьим лицам

Бухгалтер

-Еженедельно

Главный бух-галтер

Ежеме-сячно

По мере поступления

По факсу, электронной почтой

23

Заявка на оплату третьим лицам (в отсутствии счета)

Бухгалтер

-

Главный бух-галтер

- Ежеме-сячно

По мере поступления

По факсу, электронной почтой

24

Договоры с контрагентами

Бухгалтер

-

Главный бух-галтер

- Ежеме-сячно

По мере поступления, в текущем порядке

Копии

25

Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ третьих лиц

Бухгалтер

-

Главный бух-галтер

- Ежеме-сячно

До 10 числа месяца, следующего за отчетным

Оригиналы