Формирование системы учета и документооборота на складе

Начальник производства – 1 чел.

Раскройщик-1 чел.

Главный сборщик – 1 чел.

Кладовщик – 2 чел.

Сборщик – 4 чел.

Уборщица - 1 чел.

Мебельный салон «АллестаМебель» состоит из четырех залов: в первом зале размещены гостиные; во втором – офисная мебель; третий зал вмещает в себя мебель для прихожей, шкафы купе; в четвертом зале размещены кухни и обеденные группы.

Производственно-складские помещения находятся вне магазина и располагаются по адресу Г. Брест, ул. Южный городок. Площать произодственной части 200 м2, складские помещения подразделяются на склад готовой продукции и склад мебельной фурнитуры и комплектующих и в сумме составляют 250 м2.

Складская часть представлена двумя помещениями:

1.Склад готовой продукции. По техническим характеристикам данный склад относиться к классу В – это капитальное здание одноэтажное

Высота потолков 4,5 м. Пол ровный, выложен плиткой. Присуствует пожарная сигнализация и гидрантная система пожаротушения. В наличии офисные помещения с доступом к интернету. Охрана по периметру территории. Ответственный кладовщик.

2. Склад фурнитуры и  комплектующих. По техническим  характеристикам этот склад также  относиться к категории В складов.  Кроме того оснащен дополнительной  системой видеонаблюдения. 

Внутренние водопровод и  канализация складских зданий спроектированы в соответствии со СНиПом. Расходы воды на складе предусматриваются на санитарно-хозяйственные нужды, душевые, туалеты, столовые, противопожарные цели с учетом максимального расхода. Противопожарный водопровод объединяется с хозяйственно-питьевым. Диаметры труб применяются 70 мм.

Наличие канализация для стока от душевых, санитарных узлов, покрасочного цеха.

В зимние, ранне весенние и познеосенние складские и подсобные помещения отапливаются. Отопление спроектировано в соответствии со СНИПом. Внутреннюю температура складских и других помещений поддерживается на следующих уровнях: офис  — +16—18° С; склады материалов, инструмента - +12—14° С.

В складах применяется, как  правило, отопление паром.

Склад распологается вместе с производственными помещениями, поэтому полностью оснащен вентиляционными устройствами, которые создают в помещении склада необходимый микроклиматический режим хранения материалов.

Электротехническая часть  склада соответствует требованиям «Правил устройства электроустановок». Электропроводка, в помещениях складов выполняется на напряжение 380 В.

В складах используются открытые способы прокладки проводов и кабелей по стенам и потолку, а также в гибких металлических коробках.

Складские  помещения оборудованы рабочим и аварийным освещением. Для освещения складских помещений применяются люминесцентные лампы. На складе фурнитуры наряду с общим освещением применяется местное освещение с установкой светильников в проходах между стеллажами.

Для более полного использования объемов складских помещений, на складе фурнитуры и комплектующих используются стеллажи различных видов:

Легкие грузовые полочные стеллажи, состоящие из сварной рамы и продольных балок, оснащены полками.

Консольные стеллажи используются в основном для хранения длинномерных грузов (профили, пиломатериалы, рулонные материалы, кромка ПВХ, релинговые трубы).

К специальному оборудованию, которое используется на данном складе для упаковки как готовой продукции, так и сформированных пакетов  для торговли фурнитуры, можно отнести ручное пневматическое устройство для упаковки пластиковыми лентами.

Для обмотки товаров стрейч-пленкой  применяются  оброллер для ручной обмотки. Для сшивки гофротары применяются специальные стиплеры.

Из-за малых объемов производства и торговли на нашем складе для  перемещения грузов используются ручные тележки. Они применяются для перемещения грузов массой до 1000 кг на небольшие расстояния.

На сегодняшний момент формирование системы учета и документации на складе налажено полностью за счет внедрения автоматизированной системы управления складскими операциями и ведения учета движения товароматериальных ценностей. Наличие 1С программы позволило решить многие вопросы и проблемы, присущие прежней организации труда на складе и ручному учету ТМЦ. Она позволила свести к минимуму действия человеческого фактора при работе с ТМЦ.

Что касается структуры управления складом ее разделить на три уровня:

• управленческий (начальник);

• организационный (главный сборщик);

• исполнительский (кладовщик, сборщик).

В своей деятельности ЧТУП «АллестаМебель» руководствуется законодательными и нормативно-правовыми документами, условно разделенные на три уровня:

1) Законодательные и нормативные  акты Республики Беларусь, регулирующие деятельность всех субъектов (Конституция РБ, Гражданский, Налоговый, таможенный кодексы и т.п.).

2) Законы, постановления  и рекомендации, регулирующие производственную  и торговую деятельность в  РБ.

3) Организационно-правовые  документы предприятия. 

Основными клиентами ЧТУП «АллестаМебель» являются физические лица, приобретающие мебель, а также производственные мебельные предприятия г. Бреста и Бресткой области, которые закупают мебельную фурнитуру и инструмент.

Товарная политика предприятия  включает в себя наличие необходимого в соответствии с рыночной ситуацией  ассортимента мебелии и фурнитуры как по глубине, так и по широте охвата наиболее востребованных рынком ассортиментных позиций.

С целью закрепления своих  позиций на насыщенном рынке мебельной  фурнитуры и при этом не загружая склад, под каждого постоянного  клиента создается своя складская  программа, с целью полного удовлетворения спроса за кратчайшее время.

Ценовая политика ориентирована на обеспечение прибыльной работы предприятия, быструю адаптацию к изменению рыночной конъюнктуры с учетом среднего уровня цен на аналогичную продукцию. Она формируется исходя из анализа покупательского спроса и сезонности.

.

 

 

 

2.2. Формирование системы учета и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»

 

Каждая производственная компания знает: учет сырья и готовой  продукции на складе связан с множеством документов. Но далеко не все умеют правильно их оформить и организовать их оборот.

Все хозяйственные операции, проводимые нашей организацией, оформляются оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если первичный документ отсутствует, у бухгалтера нет оснований ни отражать хозяйственную операцию в бухучете, ни признавать расходы при расчете налога на прибыль.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Порядок создания и представления  в бухгалтерию первичных документов регламентируется графиком документооборота. Приложение 1.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. В графике  за работниками закрепляется обязанность  составлять документы. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.

Таким образом, в графике  документооборота предусматриваются:

– наименование документа;

– количество экземпляров;

– лицо, оформляющее, проверяющее  и обрабатывающее документ;

– срок оформления и предоставления документа в бухгалтерию;

– другие параметры, необходимые  для рационального документооборота организации.

Поступление материалов (сырья) на склад.

Материалы – вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

На нашем предприятии  материалы поступают в организацию по договорам купли-продажи (договорам поставки), в котором прописываются условия, сроки поставки.

При поступлении материалов на склад кладовщик сверяет фактическое количество и качество материалов с указанным в товаросопроводительных документах. Если расхождений нет, кладовщик расписывается в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) в разделе «Груз получил грузополучатель» с указанием должности (кладовщик), расшифровкой подписи и проставляет штамп организации. Полученные первичные документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. Затем кладовщик заполняет приходный ордер в одном экземпляре, который вместе с товаросопроводительными документами сдается в бухгалтерию. Приложение 2

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, составляется один приходный ордер за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение дня на обороте ордера делаются записи. В конце дня они подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

Если материалы не соответствуют  ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов. Причем приходный ордер не составляется. На основании акта приемки материалов предъявляются претензии и иски к поставщику или транспортной организации.

Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя продавца (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Необходимые дополнительные данные, не выделенные отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».

После приемки ценностей  один экземпляр акта с приложением  первичных документов передается в бухгалтерию, другой вместе с претензионным письмом направляется поставщику (транспортной компании).

На основании первичного документа (накладной), составленного при оприходовании материалов на склад, кладовщик делает запись в карточке учета материалов или в книге складского учета. Таким образом на складе ведется количественный учет поступивших материалов.

При этом бухгалтер принимает  от материально ответственного лица первичные учетные документы, проверяет их, сверяет с ними каждую запись в книгах складского учета и подтверждает это своей подписью на книгах. Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

Под отпуском материалов в  производство понимается их выдача со склада на изготовление продукции. Материалы отпускаются со склада в производство организации согласно нормам и объемам производственной программы.

При отпуске материалы  измеряются в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

В первичных учетных документах на отпуск материалов со склада организации в подразделения указываются:

– наименование материала;

– количество;

– цена;

– сумма;

– назначение материала: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Первичными учетными документами  по отпуску материалов являются накладная внутреннего перемещения. Приложение 3

При отпуске материалов в  производство в карточке учета материалов делаются соответствующие записи о расходе.

Поступление на склад и  отпуск готовой продукции

Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой, комплектацией). В нашем случае это мебель в сборе либо скомплектованные в грузовые пакеты фурнитуры.

Она учитывается в количественных и стоимостных показателях. Количественный учет ведется в единицах измерения (на нашем предприятии поштучно).

Для передачи готовой продукции  из цехов организации на склад  применяется накладная. Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению основанием для списания продукции, второй – принимающему складу для оприходования продукции.

Накладная подписывается  материально ответственным лицом  сдатчика и получателя (кладовщиком), затем передается в бухгалтерию  для учета движения продукции.

Готовая продукция покупателям  отпускается в организациях на основании первичного учетного документа – накладной. В ней отражается отгрузка готовой продукции (товара) покупателю и фиксируется момент перехода права собственности на товар, на ее основании продавец списывает, а покупатель приходует стоимость продукции на счетах бухгалтерского учет