Управление организацией культурно-массовых мероприятий

необходимость каждому участнику  иметь пространство для творческих выходов своей индивидуальности в любом празднестве;

разумная цикличность  праздников, идущая от пропорциональности будничной практики и яркой праздничной  событийности, главным образом учитывающей природный календарь и структуру рабочего года;

коммуникативный характер праздников, отражающих все стороны демократии свобод;

наличие в праздниках народных глубинных традиций, вбирающих в  себя весь спектр обычаев, ритуалов, церемониалов, символов и атрибутов принципиального характера.

«Хороший праздник организован таким образом, что  каждый ощущает себя участником этого  события, и ни у кого не создается  впечатления, что его заставляют что-то делать»[4]. «Праздник заряжает всех сотрудников энергией, помогает преодолеть недопонимание между ними и забыть о неурядицах»[5].

Кроме того, праздник должен прорабатывать существующие конфликты и проблемы, а не подавлять  их и не вытеснять. Само собой противоречие не исчезнет.

Грамотно составленный сценарий праздника важен не менее, чем правильный выбор помещения, отменный вкус еды и напитков, качество обслуживания вечера. От сценария праздника, прежде всего, зависит, не заскучают ли гости. Чтобы этого избежать, можно предусмотреть в сценарии проведение концерта, а в конце ужина – уникальный, пышный фейерверк. Развлекательная программа праздника, детально описанная в сценарии, станет залогом успеха мероприятия.

Профессиональная  работа включает в себя несколько  этапов.

Презентация предварительного предложения

Утверждения предложения и сметы

Разработка  общей идеи мероприятия

Разработка  конкурсной программы

Подбор ведущего и шоу-программы

Оформление  помещения

Подбор музыки и сведение единого музыкального ряда для праздничного вечера

Репетиция

Проведение  мероприятия

Передачи клиенту видео и фото отчетов.

Исходя из вышеперечисленного, нетрудно догадаться, что праздник – это не только приятное общение, но и два-три месяца кропотливого труда его организаторов.

Основными статьями расходов будут планирование мероприятия, подбор исполнителей, организация, координация и контроль, а также написание сценария, режиссура и постановка, прокат музыкального и светового оборудования, оформительские работы и т.д. Из всех перечисленных выше позиций заказчик может выбрать необходимые. Исходя из желания заказчика, и определяется общая сумма сметы.

Встреча гостей - один из важных компонентов программы  праздника, от него многое зависит. Потому что, во-первых, это самое сильное  первое впечатление от предстоящего события, влияющее на настрой человека, на его форму и действия; во-вторых, в этот момент гость отсоединяется в энергетическом смысле от мира, из которого он пришел, и присоединяется в мир праздника.

От этого  момента зависит то, насколько  он забудет свои заботы и проблемы, болезни, ссоры и т.д. и включится в др. процесс или же он это все будет изливать окружающим его людям-гостям, тем самым "загрязняя" фон приподнятости и очарования.

Поэтому мир  праздника начинается от входной  двери, он захватывает человека ярким  неординарным приветствием, он показывает ему, что здесь не будет места хандре, печали, жалости и т.п. настроениям, здесь все приподнято вверх в случае торжественного стиля и уравновешено в случае стиля комфорта, воспоминания тоже не доводятся до уныния. Приветствие сразу поворачивает гостя к вам тем местом в нем, которое вы хотите. Поэтому к каждому человеку нужно уметь подобрать свое приветствие.

Музыкальное оформление праздника влияет на подсознание  людей, поскольку человек способен "уплывать, улетать" по волнам, а  музыка - это всегда волны. Поэтому подбирается она строго по задаче. Музыка всегда воздействие на определенные места, как физического тела человека, так и его психики, настроения.

Проанализировав разные музыкальные стили и исполнителей, прочувствовав их, определите, что дает человеку каждый из них. Какая музыка создает мягкость и открытость, какая - важность и солидность, какая вскружит голову и откроет мечтательность, какая сделает человека тяжелым и грубым и т. д.? Что дает музыка, когда ведущий инструмент - саксофон, когда - пианино, когда - ударник, когда - гитара? Как дух исполнителя, его мир, его пространство влияют на слушателя? Слушая одного, хочется мечтать, другого - возникают романтические воспоминания, третьего - сделать динамичные действия, а четвертого хочется не слышать, он создает отрицательное настроение. Последние минуты, проведенные на празднике, не менее важны для человека, чем все проведенное там время, а скорее наоборот, по принципу: лучше всего запоминается последнее, след остается от чего-то последнего.

Поэтому, для  того, чтобы у гостей остался легкий след удовольствия, праздничного настроения, удовлетворенности от удачно проведенного времени, нужно сделать легкое мягкое прощание, не задерживать гостей, не начинать назначать деловые встречи  и решать бытовые дела. Не стоит ставить точку решением обыденных вопросов. Можно на время ухода гостей включить мягкую запоминающуюся музыку, выражать свое удовольствие и благодарность за столь приятный визит и компанию, проявлять особо деликатное внимание к женщинам. А по правилам светского этикета, люди, участвовавшие в том или ином празднике на следующий день или максимум через день звонят и выражают свое удовольствие и благодарность за приятно проведенное время. И только тогда праздник считается законченным (по светским правилам).

До начала рыночных реформ технология организации региональных социальных праздников была гораздо  проще. Все артисты были «приписаны»  к какому-то госучреждению или  союзу. Не было проблем и с местом проведения праздников – все дома культуры были государственными.

Впоследствии  эта схема была разрушена: артисты  лишились «привязки» к учетным организациям, активно начал развиваться ресторанный  бизнес, появились частные казино, рестораны и иные учреждения. Организацией праздников начали заниматься популярные фигуры мира искусства — театральные режиссеры, известные актеры, музыканты и ведущие, продюсеры эстрадных коллективов. В этот же период возник спрос на проведение нестандартных частных праздников, и появились первые профессиональные организаторы частных торжеств.

После кризиса 1998 года праздники стали организовывать все — рекламные агентства, турфирмы, рестораны, тренинговые и рекрутинговые  компании. За разработку концепции  торжества и его проведение мог  взяться менеджер любого ресторана  или кафе, любой ведущий или артист. Оно и понятно — после кризиса надо было находить новые источники доходов.

К сожалению, пока еще не устоялись правила игры этого рынка по организации праздников. Для многих «организаторов» это  дает возможность успешно спекулировать на отсутствии информации об исполнителях, предлагать «выбор» из одного претендента, продавать одни и те же программы под видом созданных специально для вас, работать без специалистов или сотрудничать с псевдоспециалистами, спекулировать на сезонном ажиотаже или создавать искусственный ажиотаж.

Но постепенно ситуация нормализуется. Теперь практически  у каждого артиста или музыканта  есть свой менеджер, который и ведет  переговоры об условиях выступления. Создается  единый график оплаты труда артиста. Продюсерские центры начинают концентрироваться на создании и продвижении различных эстрадных проектов, а когда тот или иной коллектив приглашают выступить на корпоративном мероприятии, выполняют функции его менеджера.

Среди организаторов  праздников есть зарекомендовавшие себя перед клиентами, проверенные временем. Разработкой концепции праздника, подбором и координацией исполнителей занимаются люди с опытом, они решают поставленные задачи, создают действительно оригинальный сценарий, предоставляют широкий выбор артистов и дают гарантии. Некоторые организации уже занимаются не только организацией частных и корпоративных праздников, но и праздников в региональном масштабе.

При планировании региональных праздников создается  специальный календарь событий. Однако заранее составить точную смету весьма проблематично, так как стоимость аренды, работы музыкантов и артистов изменяется в каждом сезоне. Поэтому утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого события. Однако откладывать подготовку на последний момент так же не рекомендуется.

За месяц  до праздника желательно завершить  подготовительную организационную  часть. К этому времени организаторы должны знать, что и где будет  происходить, иметь детально проработанный, согласованный план мероприятия.

При подготовке любого вида праздников, в том числе  и региональных, следует придерживаться определенной последовательности подготовительных работ.

Первоначально осуществляется постановка цели праздника, формулируются его задачи, и выявляется смысл проведения праздника. Отталкиваясь от идеи, продумывается сюжет программной части праздника и общая схема развития событий и только потом начинается реализация идеи через конкретные детали — выбор и приглашение ведущего, приглашение артистов, подбор конкурсов, выбор площадки, продумывание и изготовление декораций.

Затем определяются главные условия проведения мероприятия. Определяются сроки и время проведения праздника (это могут быть как  праздники одного дня, так и более длительные праздники, длящиеся по месяцу), площадки (центральные площади города, парки культуры и отдыха и т.п.) и учреждения (библиотеки, дома культуры, спортклубы, школы и др.), где праздник будет проходить.

На данном этапе  так же определяется приблизительное количество гостей, и, исходя из этого, ставятся требования к месту проведения праздника. Здесь, прежде всего, имеется в виду оборудование точками общественного питания и розничной торговли, бытовые удобства, при необходимости пункты медицинской помощи.

Собираясь сделать  праздник интересным и необычным, начинать проработку лучше с создания его  общей идеи. Отталкиваясь от идеи, вы продумываете сюжет программной  части праздника и общую схему  развития событий и только потом  начинаете реализовывать идею через конкретные вопросы: выбор площадки, приглашение ведущего, продумывание музыкального сопровождения и конкурсов, подбор артистов и изготовление декораций. Если вы решаете прибегнуть к услугам специалистов (компаний – организаторов торжеств), то следующим шагом будет составление для них технического задания, или брифа, с описанием всех требований, задач и условий вашего мероприятия. Сама разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей, займет у такой фирмы около двух недель, включая время на ваше обдумывание и утверждение. Но если у вас совсем не осталось времени, вы можете воспользоваться одним из готовых типовых сценариев, которые обычно есть у таких компаний.

Кстати, заключая договор с подрядчиком, настоятельно рекомендуется включать в него пункт об условиях возврата денег при отмене мероприятия по вашей инициативе и по инициативе организатора. Это отнюдь не перестраховка. Возможны самые различные ситуации. Например, у вас на завтра запланирован летний праздник под открытым небом, а по прогнозу – гроза с проливным дождем. Если вы включите пункт об условиях возврата денег, то вам удастся отменить праздник и вернуть часть денег. Если такого пункта нет, то вам придется или проводить мероприятие, невзирая на погодные условия, или переносить его, теряя деньги. Так, если отдельно не оговорено другое, организаторы могут вернуть вам около 50 % при отказе от мероприятия за 20-30 дней, 25-30% – при отказе за 7-14 дней, а если вы отменяете праздник за 1-2 дня, то, в лучшем случае, вы можете надеяться на возврат 5-10% вложенной суммы.

Решить все  основные организационные вопросы  необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени  вы должны не только знать, что и  где будет происходить, и иметь  детально проработанный и утвержденный сценарный план, но и подтвердить работу всех основных исполнителей. После чего вы сможете готовить и рассылать приглашения. Кстати, приглашения – это некая точка в подготовке праздника. После этого можно заниматься только доработкой мелких технических деталей – фонограммами, тезисами речей, репризами, детализацией меню, изготовлением декораций и прочей атрибутики праздника. После рассылки приглашений необходимо сохранить заявленные в них условия, особенно время, место и основное содержание праздника.

Особенности разработки бюджета регионального праздника.

На данном этапе  планируется бюджет праздника.

Бюджет праздника  в большинстве случаев – это  итоговая цифра всех расходов, связанных  с организацией и проведением. На всякий случай, имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов. Для того чтобы определить, какой бюджет у планируемого праздника, необходимо выяснить суммы гонораров предлагаемых участников, сумму расходов на рекламу и т. д.

Корпоративный праздник может быть: данью традиции; символом достижения важного рубежа в жизни компании; заменой премии (буквально); признаком заботы и уважения компании к своим работникам; способом сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания; опытом совместного бесконфликтного и продуктивного общения; инструментом для снятия внутрикорпоративных конфликтов; методом проявления творческих сил коллектива; известием о переменах и изменениях; механизмом мотивации и укрепления лояльности; инструментом введения новых элементов корпоративной культуры; знакомством с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании и др.; демонстрацией успеха или стабильности.

Планировать проведение праздников имеет смысл при составлении  календаря корпоративных событий  или плана работы с персоналом на год. Нужно учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета. Но если вы только предполагаете сам факт проведения праздника и в годовом бюджете определяете примерную для этого сумму, то все детали заранее запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и гонорары артистов в каждом сезоне разные. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость аренды дворцов на новогодний сезон формируются в октябре и, соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни забронировать помещение.

Поэтому и утверждение  бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого  знаменательного события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации придется довольствоваться тем, что осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.