Внедрение проекта «all inclusive» (всё включено) в ночном клубе

- Границы проекта.

- Результаты поставки  проекта. 

- Критерии приемки  продукта.

- Ограничения проекта. 

- Допущения проекта. 

- Первоначальная организация  проекта. 

- Изначально сформулированные  риски. 

- Контрольные события  расписания.

- Ограничение финансирования.

- Сметная стоимость. 

- Требования к управлению  конфигурацией проекта. 

- Спецификации проекта. 

- Требования к одобрению. 

2.2.2 Определение содержания

 

1. Описание содержания  проекта включает в себя следующее:

- Цели проекта.

Целью проекта было привлечение большего количества посетителей.

Определение содержания продукта. Описывает характеристики продукта, услуги или результата, для  создания которых предпринят проект. Они обычно менее детализированы на ранних фазах проекта и становятся более подробными на поздних фазах по мере постепенного уточнения характеристик продукта. В то время как форма и содержание будут различаться, описание содержания должно всегда быть достаточно подробным, чтобы обеспечить будущее планирование содержания проекта.

- Требования к проекту.

Организация фестиваля проходит в период с мая 2012г. по июль 2012г. Предварительное время проведения проекта – 5 июля 2012г.

В проекте должны принять участия до 45 участников.

Ресурсы, которые понадобятся  при организации и проведении проекта: зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, банеры), команда проекта, фотограф, звукооператор.

На фестивале должны присутствовать не менее 40 участников.

- Границы (ограничения) проекта.

Время организации фестиваля с мая 2012г. по июль 2012г.

Место проведения: зал заведения.

Ограничение по ресурсам: аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук), воздушные шары (88 штук), баннеры, батарейки для микрофонов (10 штук), команда проекта не менее 40 человек.

- Результаты поставки проекта.

Результатами поставки является: список организаторов, ответственных за организацию приглашений гостям, монтирование видеоролика, список ведущих, список гостей, зал и оборудование, видеоролик, купленные украшения, украшенный зал, внедренный проект, отчет перед заказчиком.

Для аренды аудио- и видеооборудования необходимо подать заявку. Заявление и заявка пишется с участием и при поддержке руководителя проекта не позднее, чем за один месяц до начала проведения проекта, т.е. примерно 1 июня 2012г. Также необходимо, чтобы предоставили на генеральную репетицию – 1 июля 2012 г. воздушные шары от PR группы (в общей сложности 88 воздушных шаров), баннеры с рекламой, батарейки для микрофонов в количестве 10 штук.

- Критерии приемки продукта:

• Время и место проведения фестиваля. Организация фестиваля проходит в период с мая 2012г. по 5 июля2012г. Предварительное время проведения фестиваля – 5 июля 2012г.

Необходимые ресурсы. Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля: зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, банеры), команда проекта, фотограф, звукооператор.

• Арендованное видео- и аудиооборудование;
• Список участников проекта и концертные номера.
• Проведенные репетиции.
• Написанный сценарий.
• Смонтированный видеоролик.
• Гости проекта. Организована рассылка информационных приглашений гостям проекта.. На открытие проекта должны присутствовать не менее 1000 человек
• Украшенный зал и установленное оборудование.
• Проведенный проект.
• Подведены итоги.
• Закрыты контракты.
• Отчет перед заказчиком.

- Допущения проекта.

Допускается предварительное количество участников фестиваля от 40 до 45 человек.

Допускается предварительное количество гостей проекта: до 1200 человек.

Допускается приглашать не только постоянных гостей заведения , но так же администрацию города.

- Первоначальная организация проекта.

Участники проекта:

Участники проекта:

1. Заказчик проекта: инвестор, ген директор заведения
2. Руководитель проекта: Имаева Г.Р
3. Помощник руководителя проекта (менеджер проекта): Лисицкая М.В
4. Команда проекта.

 

 

 

Рисунок 3 – Организационная структура

 

- Изначально сформулированные риски.

7. Неявка персонала клуба.
8. Отказ от участия в проекте: отказ организаторов  в организации и внедрении проекта.
9. Плохо продуманный план организации проекта: плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям, монтирования видеоролика и т.п.
10. Отсутствие или поломка оборудования: отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.
11. Плохо осведомлен о проекте обслуживающий персонал .

12) Неявка фотографа

- Контрольные события расписания.

Контрольные события расписания представлены в таблице 3.

 

Таблица 3 – Контрольные события расписания

Название контрольного события (вехи)	Дата	Ответственный за достижение
Создана команда проекта  и распределены роли	Пн 03.05.12	Менеджер
Организованы и проведены  репетиции	Пт 01.07.12	Менеджер, участвующие  в концертных номерах
Арендовано видео- и  аудиооборудование	Пн 01.07.12	Менеджер
Организованы приглашения  гостям	Ср 25.05.12	ответственные за организацию  приглашений гостям
Смонтирован видеоролик	Пн 20.05.12	ответственный за монтирование видеоролика
Подготовка к проведению дня открытия проекта	Пт 29.06.12	Менеджер, команда проекта
Проект внедрен	Пт 5.07.12	Ведущие, участвующие  в концертных номерах
Проект закрыт	Ср 28.09.12	Менеджер

 

- Сметная стоимость.

При организации и проведении проекта финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы РR группа предоставили на генеральную репетицию –1 июля 2012 г. воздушные шары (88 штук, общая стоимость 704 руб.), баннеры с рекламой (общая стоимость 7000руб.), батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (общая стоимость 400 руб.). Также учитываются звонки менеджера участникам проекта, которые составили в среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта – 10 минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20 руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб. Привоз группы на открытие проекта -50000 рублей. Оплата организаторам проекта 60000 рублей, фотограф на открытие и закрытие -6000 рублей. Стоимость проекта составит 130000 руб.

- Требования к управлению конфигурацией проекта.

В ходе реализации проекта менеджер проекта будет систематически проверять выполнение работ проекта, отслеживать отклонения от плана и разрабатывать корректирующие действия. Для принятия более ответственных решений будет согласовывать действия с руководителем проекта и информировать команду об изменениях.

- Спецификации проекта.

Специальных требований, которым должен соответствовать проект, нет.

- Требования к одобрению:

• определено время и место проведения проект;
• определен список участников проекта и концертных номеров;
• арендовано видео- и аудиооборудование;
• проведены репетиции;
• написан сценарий;
• определены необходимые ресурсы;
• смонтирован видеоролик;
• организована рассылка приглашений гостям
• украшен зал и установлено оборудование;
• внедрен проект;
• подведены итоги;
• закрыты контракты;
• отчет перед заказчиком.

2. План управления содержанием проекта

Изменения, в ходе организации проекта, обсуждаются и согласовываются с руководителем проекта – Имаевой Г.Р.. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии проекта, обсуждаются внутри группы и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта – Имаевой Г.Р.

2.2.3 Определение иерархической структуры работ

 

Иерархическая структура  работ (ИСР) по организации и проведению проекта представлена на рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

Словарь ИСР представлен  в таблице 4.

 

      Таблица 4 – Словарь ИСР

Название работы	Ответственный
1. Создание команды и распределение  ролей
1.1 Сбор заявок об участниках  и сведений о концертных номерах	Менеджер
1.2 Определение ведущих, ответственных  за организацию приглашений гостям, ответственных за создание видеоролика,  определение списка участников в концертных номерах	PR группа
2. Организация и проведение репетиций
2.1 Определение расписания гастролей группы	Менеджер
2.2 Состыковка расписания	Менеджер
2.3 Определение графика проведения  репетиций	Менеджер, руководитель
2.4 Проведение репетиций	Менеджер, команда проекта
2.5 Написание сценария	Менеджер, ведущие
3. Аренда  аудио- и видеоборудования
3.1 Подача заявки на аренду оборудования	Менеджер
4. Организация приглашений гостям
4.1 Определение списка гостей	PR группа
4.2 Рассылка факсов, электронных писем, звонки  гостям
4.3 Печать объявлений	PR группа
5. Монтирование видеоролика
5.1 Сбор информации о проекте и приглашенной группы
5.2 Выбор музыки и подбор текста
5.3 Создание видеоролика	PR группы
6. Завершение подготовки к проведению проекте
6.1 Звонки приглашенным гостям  для подтверждения приглашения
6.2 Украшение зала		Команда проекта
6.3 Установка видео- и аудиооборудования	Звукорежиссер
6.4 Проведение генеральной репетиции	Команда проекта
7. Проведение фестиваля
7.1Торжественное открытие мероприятия	Ведущие
7.2 Концерт приглашенной группы		менеджер
7.3 Выступление почетных гостей	Гости
7.4. Заключительная часть	Ведущие.
8. Закрытие проекта
8.1 Закрытие контрактов	Менеджер
8.2 Подведение итогов		Менеджер
8.3 Отчет перед заказчиком	Менеджер

2.2.4 Подтверждение содержания

 

1. Принятые результаты поставки.

Руководитель проекта  – Имаева Г.Р подтвердила и приняла содержание проекта и результаты поставки. Также спонсор проекта неформально подтвердил аренду аудио- и видеооборудования.

2. Запрошенные изменения

Запрошенные изменения не появились в ходе процесса подтверждения содержания.

3. Рекомендуемые корректирующие действия

Рекомендуемые корректирующие действия, т.е. рекомендации, необходимые для приведения ожидаемого хода исполнения проекта в соответствие с планом управления проектом выявлены не были.

2.2.5 Управление изменениями содержания

 

Изменения в содержании проекта обсуждаются и согласовываются  с руководителем проекта – Имаевой Г.Р. Изменения в составе команды проекта, концертных номерах, сценарии проекта, обсуждаются внутри группы организации и после этого о внесенных изменениях информируется менеджер проекта, который согласовывает изменения с руководителем проекта – Имаева Г.Р.

После согласования изменений  с руководителем проекта и  вынесения решения о принятии или отказе изменения, менеджер проекта сообщает о результатах команде проекта и, в случае необходимости, информирует или согласовывает изменения с участниками проекта.

Каждое запрошенное  изменение принимается или отклоняется  лицом с соответствующими полномочиями: руководителем проекта – Имаевой Г.Р или спонсором –или заказчиком – инвестором или ген директором.

В случае каких-либо изменений  со стороны заказчика, спонсора проекта, руководителя проекта, то об изменениях сообщают менеджеру проекта, и он впоследствии информирует об изменениях команду проекта.

Управление изменениями  содержания включает:

1) Описание содержания проекта

Если одобренные запросы  на изменения влияют на содержание проекта, то описание содержания проекта редактируется, и в новую редакцию включаются одобренные изменения.

2) Иерархическая структура работ

Если одобренные запросы  на изменения влияют на содержание проекта, то ИСР редактируется и  в новую редакцию включаются эти одобренные изменения.

3) Словарь ИСР

Если одобренные запросы  на изменения влияют на содержание проекта, то словарь ИСР редактируется  и в новое содержание включаются одобренные изменения.

4) Базовый план по содержанию

Описано в разделе 2.2.2.