Экспертиза ценности документов в офисной работе

   В книге также изложены методические основы разработки индивидуальной номенклатуры дел в коммерческой организации. При этом раскрыта проблема установления сроков хранения документов в организациях с новыми видами деятельности, а  значит, накапливающих служебные  документы, не предусмотренные перечнями  документов со сроками хранения.

   Немало  вопросов у работников негосударственных  организаций сопряжено с экспертизой  ценности документов. Наличие в организации  действующей экспертной комиссии, правильно  оформляющей результаты работы, - довольно редкое явление, особенно в средних  и малых организациях и предприятиях, где зачастую экспертиза ценности документов вообще не проводится. В издании  раскрыты методические и организационные  основы экспертной работы, подробно описаны  этапы проведения экспертизы, приведено  Примерное положение о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

   Важными для проблематики экспертизы ценности документов представляются разделы, раскрывающие порядок работы с отдельными видами документов: по личному составу, электронных, ограниченного доступа. Документация по личному составу особо выделена в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", поэтому вполне оправдано ее самостоятельное рассмотрение в пособии, где автором показаны не только состав этой документации, но и особенности формирования дел и последующего хранения кадровых документов в архиве организации. Вопросы отбора на хранение и учета электронных документов очень актуальны для многих коммерческих организаций, в деятельности которых они обычно образуются. Характеристике особенностей организации работы с документами ограниченного доступа предшествует рассмотрение понятий государственной, коммерческой, служебной, банковской и налоговой тайн.⁵¹

   Следует отметить как большую практическую ценность, так и научное значение книги Б.В. Альбрехта и порекомендовать  ее для использования специалистам делопроизводственных и архивных служб  коммерческих организаций, а также  научным работникам, преподавателям и студентам, занимающимся проблемами комплектования, учета, хранения и использования  документов современных организаций и предприятий⁵²

  Заключение.

  Экспертиза  ценности документов - это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

  Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной  в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан  необходимой информацией.

  Таким образом, в заключение данной работы можно сделать следующие выводы. Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который  определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы  нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного  хранения документов, а при небольшом  сроке целесообразно применять  средства оперативного хранения документов.

  Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения  к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

  В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение  ЭВМ для повышения эффективности  работы документационной службы предприятия  в целом и оперативности средств  оперативного хранения документов.

  В-третьих, нельзя не отметить существование проблемы экспертизы ценности электронных документов.

  В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез  говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления  ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого  их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры.

  Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят  в том, чтобы выявить эти документы  в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать  временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или  владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов  осложнено отсутствием на федеральном  уровне каких-либо нормативов, обязывающих  включение электронных документов в номенклатуру дел организаций  или какой-либо другой способ их регистрации  и учета. 
 
 
 
 

   СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.

1. ИСТОЧНИКИ
1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3. «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.1994 №552
4. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве»
5. Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
6. . Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991
7. «Основные правила работы архивов организаций» одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002г.
8. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» утв. Росархивом 06.10.2000г.
9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998
10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст.

2. ЛИТЕРАТУРА
1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000. – С. 288.
2. Алексеева Е.В. и др. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1999. – № 1. – С. 35 – 37
3. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов/Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.// Секретарское дело, 2001 - № 2
4. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации// Секретарское дело, 2006 - № 2 (66)
5. Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов// Отечественные архивы, 2003 - № 5, с. 26-32
6. Жигунов В.М. Система определения критериев экспертизы ценности электронных, научных и технических документов и ее роль в формировании ретроспективной документальной базы исследований и прикладных разработок// Архивоведение и источниковедения отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и сообщения на IV Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002 г.- М., 2002
7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. – С. 328
8. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2003. – С. 592
9. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – С. 360
10. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осечкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. – 1998. – № 4. – С. 25 – 29.
11. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: «Герда», 2004. – С. 352.
12. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Под ред. В.П. Козлова.– М.: ПрофОбрИздат, 2002. – С. 272.
13. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005. – С. 200.
14. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 2004. – С. 160.
15. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М.: Норма, 1996. – С. 224.
16. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: ПРИОР, 2007. – С. 238