Экспертиза ценности документов в офисной работе

  Коммерческие  организации могут также воспользоваться  методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых  экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации» (одобрены ЦЭПК Росархива 15.12.1996 г.).

  Типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и  ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные  перечни дают наиболее полное и систематическое  перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться в первую очередь при проведении экспертизы. Примерами таких перечней могут служить: «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов РФ, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» (2003 г.), «Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ с указанием сроков хранения» (2005 г.), и т.д¹⁶.

  Следует также учитывать, что в последние  годы свои перечни активно разрабатывают  архивные учреждения субъектов федерации.

 

   Глава 2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

1. Понятие экспертизы ценности документов.

   Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного  фонда Российской Федерации.

   Экспертизе  ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности, собственности  субъекта Российской Федерации или  муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается¹⁷.  Основные правила работы архивов организаций (2002) являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральном архивном агентстве (2004), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.         Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами¹⁸. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне". Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. Закон РФ «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации¹⁹. Для того чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения. Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводится ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

   1 этап. Первоначально экспертиза  ценности документов проводится  при составлении номенклатуры  дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности  документов дела (как правило  – IV квартал текущего года).

   2 этап. При завершении дел в  делопроизводстве (обычно – I квартал  следующего года) документы, образовавшиеся  в течение прошлого года, делятся  на группы в соответствии со  сроками их хранения.

   3 этап. На основном этапе экспертизы  ценности проводится полистный  просмотр документов перед формированием  их в дело²⁰.

   Проводит  эту работу делопроизводитель учреждения и это очень важный момент, так  как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может  правильно оценить значимость и  ценность каждого документа.

 

   

2. Задачи  и критерии экспертизы ценности документов.

   Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

   Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

   - для долговременного хранения (например, документы по личному составу  со сроками хранения 75 лет);

   - для временного хранения.

   Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

   Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов²¹.

   Критерии  экспертизы ценности – это система  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности  оценки документов.

   К критериям происхождения относятся:

   - роль и место организации или  лица в системе государственного  управления или конкретной отрасли,  в результате деятельности которых  были созданы документы;

   - значимость выполняемых ими функций;

   - время и место образования  документов.²²

   Критерий  происхождения позволяет разделить  все организации, учреждения и предприятия  примерно на три группы:

   Организации, документы которых имеют большую  научную, историческую и экономическую  ценность; это центральные и местные  органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и  промышленные объединения, крупные  заводы и фабрики, и др.

   Организации местного значения – это большое  количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы  этой группы имеют практическое и  определенное научное значение, но принимаются в государственные  архивы, как правило, выборочно, так  как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих  организаций. Важные документы организаций  этой группы, которые не поступают  в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

   Организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций  имеют значение только для практической работы²³.

   К критериям содержания относятся:

   - значимость отраженных в документе  событий;

   - значение информации, содержащейся  в документе;

   - повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах  организации;

   - вид документа;

   - подлинность документа.

   Наиболее  полно основную деятельность организации  отражают следующие виды документов:

   - Организационно-учредительные и  распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления,  протоколы, и др.), а также планы  и отчеты. Это документы постоянного  хранения.

   - Справочно-информационные документы,  играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную  или справочную информацию, служащую  основанием для принятия управленческих  решений, которые фиксируются  в распорядительных, а иногда  и в организационных документах. Эта группа документов наиболее  многочисленная²⁴. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению, и по многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

   Такой критерий, как повторение и поглощаемость  информации, применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и  отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов  поглощается годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются  отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным  отчетом вышестоящей организации, и т.д.

   К критериям внешних особенностей относятся:

   - форма фиксирования и передачи  содержания;

   - удостоверение и оформление документа;

   - физическое состояние документа.

   Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки  и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие²⁵.

   Документы по личному составу занимают особое место в документации каждой организации, обладая своей собственной спецификой. Эти документы, хотя и относятся  к специфическим массовым источникам, но в то же время являются ценнейшим историческим источником социально-демографического плана – и такой сектор они занимают в составе Архивного фонда Российской федерации. Эти документы фиксируют жизненный путь любого члена общества, в них человеческие судьбы. Особенно эти документы становятся необходимы, когда заканчивается трудовой период и происходит оформление пенсионных дел.

   Учитывая  определенную специфику документов по личному составу, их видовое наполнение, особенности ведения кадрового  делопроизводства, а также направления  и цели, в которых такие документы  могут использоваться отечественными архивистами на основе общих критериев  экспертизы ценности документов, еще  в середине  1970-х гг. были выработаны критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

   - характер личных заслуг;

   - служебное положение лица (его  служебная номенклатура);

   - полнота информации о лице  в составе документов личного  дела.²⁶

   Согласно  новому Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, значительная часть документов по личному составу, и в первую очередь личные дела, имеют срок хранения 75 л ЭПК. Отметка «ЭПК»  означает, что указанная документация в организациях государственного типа может иметь если не указанный срок 75 лет, то «срок постоянно», что решается после изучения документов и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного и муниципального архива²⁷.

   В организациях негосударственного типа данная отметка верна лишь в том  случае, если организация заключила  договор с архивным учреждением  на передачу документов. Если негосударственная  организация «не контактирует»  с архивным учреждением, то вопрос о  сроках хранения таких документов по личному составу (срок хранения которых  по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации²⁸.

 

3. Понятие «Особо ценный документ» и выявление, отбор ОЦД.

  Будущее место и роль документа в информационной среде после его использования  в делопроизводстве вполне определены: временное или постоянное хранение. Именно на стадии архивного хранения происходит отнесение документа  к категории особо ценного  или уникального.

  В конце 30-х годов ХХ века в отечественной  практике архивного дела была впервые  поставлена проблема выявления и  учета особо ценных документов. Основная цель выявления подобных документов была продиктована обеспечением их сохранности, особенно в чрезвычайных ситуациях, и одним из методов являлось создание страхового фонда копий этих документов.

  В 1958 г. в СССР была издана Инструкция «Об организации выявления, учета  уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное  хранение». В ней впервые были перечислены критерии отнесения  документов к категории ОЦД («особо ценный документ»):

  - время создания (возникновения) документа;

  - важность освещенных в нем  вопросов;

  - значимость и полнота сведений²⁹.

  В качестве дополнительных факторов упоминались: автобиографичность, художественное оформление.

  В дальнейшем на первый план была выдвинута  проблема обеспечения сохранности  ОЦД при длительном хранении и  использовании. В 1960-е годы было разработано  множество методических рекомендаций по работе с ОЦД как общих, так  и – с учетом специфики хранящейся документации – по отдельным государственным  архивам. С начала 80-х годов ХХ века в исследованиях начинают рассматриваться  проблемы «уникальных документов»  и «документальных памятников». Вначале эти понятия были тесно  переплетены с понятием особой ценности документов. В Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов 1980 г. было зафиксировано, что страховой фонд «создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов»³⁰.