Работа с шаблонами документов

Лабораторная  работа №2

Работа  с шаблонами документов.

 

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создаётся множество  повторяющихся документов: приказы  о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации. Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специальные офисные пакеты программ. так, большой популярностью пользуется программа «1С Бухгалтерия», содержащая формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

 

Шаблон – форма документа, включающая средства для создания аналогично оформленных реальных документов.

Шаблоны могут включать в себя:

• текст или форматирование, одинаковые для всех однотипных документов
• стили
• меню и назначенные клавиши
• панели инструментов

Форма – заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации.

Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге, а могут изначально включать строки для ввода данных. Наиболее эффективны трафаретные письма, то есть формы, содержащие специальные поля для ввода данных (поле даты, текстовое поле и т. д.). эти поля подсказывают составителю документа куда и в какой последовательности следует вводить текст конкретного документа.

 

Для создания форм в MS Word используют специальные шаблоны и мастера, а так же таблицы.

 

Задание для  самостоятельной работы:

Подготовить письмо-приглашение на заседание Попечительского совета колледжа, используя стандартный шаблон.

 

Ход работы:

1. Выбрать Файл-Создать. На экране появится окно Создание документа
2. Выбрать вкладку Письма и факсы

3. Выбрать значок Стандартное письмо
4. В группе Новый документ (или Создать) выбрать переключатель Шаблон
5. Нажать кнопку ОК. на экране появится шаблон стандартного письма.
6. Выделите графу Название организации и введите наименование своего учебного заведения
7. Выделите графу Введите обратный адрес и введите адрес своего учебного заведения
8. Выделите текст письма, начиная со слов Введите текст письма до слов С уважением, и удалите его.
9. Введите текст письма: Приглашаем Вас на заседание Попечительского Совета колледжа, которое состоится
10. Выполните вставку поля формы с вводом текста (введите дату, время и место проведения)

Алгоритм ВСТАВКА ПОЛЯ:

• Выберите меню Вид-Панели инструментов-Формы

• На экране появится панель инструментов Формы
• Установить курсор в то место, куда нужно вставить переменную информацию и выбрать кнопку Текстовое поле

• Выбрать кнопку Параметры поля формы. Раскроется диалоговое окно Параметры поля.

11. Перейти на новую строку и ввести текст Повестка дня.

12. Выполнить алгоритм ВСТАВКА ПОЛЯ (рассмотренный выше) с вводом текста (введите повестку дня)
13. Выделите графу Ведите Вашу должность и ввести Председатель Попечительского совета колледжа
14. Сохранить полученный шаблон в папке Письма и факсы.

Задание 2

На основе созданного шаблона письма создать письмо-приглашение своим  родителям на заседание Попечительского совета колледжа с повесткой дня:

1. Подготовка к юбилею колледжа
2. Утверждение сметы расходов внебюджетных средств

 

Ход работы:

1. Выбрать Файл-Создать, выбрать вкладку Письма и факсы
2. Выбрать значок с именем только что созданного документа
3. В группе Новый документ выбрать переключатель Документ
4. Выделить графу Введите адрес получателя и ввести свой домашний адрес
5. Выделить графу Введите имя получателя и ввести имена своих родителей
6. Выделите графу Введите дату, время и место проведения и введите произвольные данные
7. Выделите графу Введите повестку дня и запишите сформулированную в задании повестку
8. Выделите графу Введите Ваше имя и запишите Ф.И.О. председателя Попечительского совета
9. Сохраните документ в папке Мои документы

Задание 3

Используя общий бланк учебного заведения (с угловым расположением реквизитов), создайте шаблон приказа о награждении победителей олимпиады дипломами 1, 2, 3 степени.

Исходные данные:

• название документа – ПРИКАЗ
• заголовок текста – О награждении победителей школьной олимпиады по ***
• текст – должен содержать поля для ввода фамилий победителей
• подпись – Директор колледжа

Указания к  выполнению работы:

1. Создайте бланк письма с угловым расположением реквизитов
2. Создайте шаблон приказа по рассмотренному сейчас алгоритму
3. Создайте форму для размещения подписи
4. Сохраните созданный документ как шаблон
5. На основе созданного шаблона подготовьте приказ о награждении победителей олимпиады
6. Сохраните созданный приказ как документ