Экспертиза ценности документов в офисной работе

  Тогда же было дано определение ОЦД –  «документы, содержащие информацию о  важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества, имеющие непреходящие значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны, международных  отношений, научных исследований и  невосполнимые при утрате, а также  уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации и по внешним  признакам».

  9 октября 2001 г. Росархивом был издан приказ № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ и организации работы по его созданию. Регламент установил хронологические границы, в рамках которых следует выявлять уникальные документы – образовавшиеся до начала Первой мировой войны.

  Из  перечисленных критериев только древность является самодостаточным и не требует применения каких-либо дополнительных критериев. Для включения в Государственный реестр документов, не являющихся древними, необходимо, чтобы они соответствовали еще не менее пяти из вышеперечисленных критериев. Критерий подлинности является обязательным для всех документов, не относящихся к древним.

  Решение о включении документов в Государственный  реестр принимает ЦЭПК (Центральная  экспертно-проверочная комиссия) при  Росархиве (Федеральном архивном агентстве) по предоставлению федеральных архивов, органов управления архивным дело субъектов РФ, других юридических и физических лиц³¹.

  Параллельно с формированием федерального Государственного реестра органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации  начали создавать региональные реестры  уникальных документов, которые в  соответствии с установленными критериями остались за рамками федерального реестра, однако представляют особую историческую и общекультурную значимость для  региона.

  В 2004 г. в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в  РФ» были даны следующие определения  особо ценных и уникальных документов:

  - «Особо ценный документ – документ  Архивного фонда Российской Федерации,  который имеет непреходящую культурно-историческую  ценность, особую важность для  общества и государства, в отношении  которого установлен режим хранения  и использования» (статья 3, пункт  5);

  - «Уникальный документ – особо  ценный документ, не имеющий себе  подобных по содержащейся в  нем информации и (или) по  его внешним признакам, невосполнимый  при утрате с точки зрения  его значения и (или) автографичности» (статья 3, пункт 6)³².

  Таким образом, в настоящее время под  ОЦД понимают документы, в первую очередь имеющие важное непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие  «непреходящее значение» документа  трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры.

  Следует также отметить, что в новых  Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами  в государственных архивах Российской Федерации (2006 г.) были уточнены критерии определения особо ценных документов:

  - время создания документа;

  - ценность содержащейся в документе  информации;

  - юридическая сила, подлинность документа;

  - значение фондообразователя;

  - авторство (и адресат) документа;

  - наличие палеографических, художественных  и других особенностей документа³³.

  В качестве дополнительного критерия может выступать величина страховой  оценки документа (его денежная страховая  стоимость).

  Методики  выявления ОЦД – как существующие, так и будущие – безусловно, решают отдельные вопросы по отбору особо ценных и уникальных документов. Однако ни одна из методик, основанных на критериях определения ценности, субъективных изначально, не может  претендовать на объективность. Это  значит, что никогда не будет готовых  решений для определения особо  ценных документов³⁴.

 

  ГЛАВА 3. ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

3.1. Система экспертных органов.

   Для организации и проведения работ  по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности  или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).

   В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости  и экспертные комиссии структурных  подразделений.

   Председателем ЭК (ЦЭК) назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник службы ДОУ.

   Примерный состав экспертной комиссии:

   - зам.директора (главный бухгалтер);

   - ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);

   - секретарь-референт.

   В связи с тем, что учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов, в состав ЭК (ЦЭК) обычно входит экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК (ЦЭК) также целесообразно включить специалиста по защите информации³⁵.

   Функции и права экспертной комиссии, организация  ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться  «Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации (утв. Приказом Росархива от 10 мая 1995 г. № 32 «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа»). В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые положения, функции комиссий и порядок работы.

   ЭК и ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения ЭК (ЦЭК) фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

   Протоколы, содержащие решения о типовых  и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации  после их рассмотрения ЭПК (экспертно-проверочной  комиссией) соответствующего архивного  учреждения. Если ЭК (ЦЭК) – первая, то ЭПК – вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение³⁶.

   При Росархиве и архивных управлениях и комитетах автономных республик созданы Центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК). Это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов.

   В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК), в ведении которых  находятся:

   - экспертиза ценности документов внутри госархива;

   - рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

   - работа по комплектованию госархива.

   Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений (ЦЭПК, ЭПК, ЭМК) и прочих учреждений (ЭК, ЦЭК).

   Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

   - рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда РФ;

   - организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

   - рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

   - рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

   - рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения³⁷.

 

   3.2. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов.

   Существует 4 этапа экспертизы ценности: определение  сроков хранения документов, отбор документов, научно-техническая обработка документов и оформление результатов экспертизы ценности.

   При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

   Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности  при документировании общих для  всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового  обеспечения деятельности организации.

   Раздел  Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.

   Сроки хранения документов, указанных в  Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы  к передаче на государственное или  муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации  по-разному³⁸.

   Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать  его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи  документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

   Если  организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности³⁹.

   Применяя  Перечень в процессе работы по определению  сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

   Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

   Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты  надбавки за выслугу лет» Перечня  срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет⁴⁰.

   Исчисление  сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

   Например, исчисление срока хранения дел, завершенных  в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется  с 1 января 2006 г.

   Исчисление  сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

   Отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел⁴¹. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.