Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе

Важнейшим результатом работ по программе  должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также  регламентация порядка лицензирования и сертификации автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Основные  проблемы ДОУ и направления их решения. Необходимость закона о  документации

Основополагающую  роль в решении проблем ДОУ  должен сыграть Закон о документации Российской Федерации [8, с. 12]. Закон  позволит нормативно закрепить общие  принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является настоятельно необходимой задачей ближайшего будущего.

Необходимость государственных правовых актов

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих  нормы (стандарты, правила) ведения  делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего, - это разработанный ВНИИДАД  проект Государственной системы  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных  актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. Базовые положения ГСДОУ в  сфере автоматизации документирования, документооборота, информационно-поисковых  систем (ИПС), хранения, использования, внедрения автоматизированных информационных технологий на основе использования  российских и международных классификаторов  информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые в  разных ведомствах аппаратно-программные  средства документирования и обработки  документной информации, будут способствовать информатизации организаций, территорий, отраслей. Важнейшим из условий активного  использования ГСДОУ является придание ей возможно более высокого юридического статуса с одновременным возложением ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов, в данном случае на Росархив и его подведомственные организации.

Необходимость стандартов

Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД  и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. «УСД. Система  ОРД. Требования к оформлению документов»  [9, с. 115]. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего «исторического» пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин «Управление документацией» означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят «Закон о сокращении работы с документами», направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией. Возьмем более близкие нам европейские примеры.

Англия: с 1985 г. действует правительственная  программа по совершенствованию  управления документацией. При кабинете министров действует второй административный отдел, который совместно с Государственным  архивом Великобритании при соответствующей  финансовой поддержке Правительства  занимается вопросами управления документацией  на современном технико-технологическом  уровне. В Германии, где, как мы знаем, федерализм возведен в принцип государственного устройства, 21.06.95 правительство одобрило централизованную систему делопроизводства на основании общих правил порядка  работы федеральных министерств. Немецкие документоведы и архивисты расценивают  этот факт как свою большую победу, которая потребовала долговременных усилий сотрудников и руководителей  Бундесархива. Причем этот правовой акт  не первый в истории Германии. С 1926 г. действовал «имперский закон о  всеобщем порядке делопроизводства», а в 1958 г. был создан «Закон об общем  порядке работы федеральных министерств». Интересно, что разработчики современной  системы делопроизводства в федеральных  министерствах ФРГ одной из главных  ее задач поставили создание единых номенклатур дел федеральных  министерств и противодействие  соблазну через средства современной  вычислительной техники отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифровки документов. Данный перечень мог бы быть продолжен  другими примерами из законодательства, например, Чешской республики, где  в закон об архивном деле 1994/1997-2002 гг. четко записана обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, содержать в порядке документацию, заботиться о ее учете и хранении. Похожая норма записана в аналогичном  законодательном акте Белоруссии и  др. стран. Можно вспомнить также  и опыт Австралии, где впервые  в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся рекомендации по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами [10, с. 87-112].

Машинопечатные  документы

Все более  возрастающее значение в последнее  время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации  государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор  решаются на эмпирическом уровне в  отдельных учреждениях и практически  не регламентируются общегосударственными нормами. По-прежнему важной задачей  остается сопряжение аппаратно-программной  среды, редакторских программных и  других средств документирования и  обработки документной информации. Cогласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом  самого пристального государственного внимания, так как существенно  влияют на возможности и эффективность  автоматизированного ДОУ. Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Конечно, мы не можем обойти вниманием проблему электронных, а  вернее машиночитаемых документов.

Автоматизация ДОУ

С проблемой  электронного документа тесно связана  проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее  время различными организациями  разработано и внедрено большое  число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся  специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными  средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует  унифицированная терминология. Продукция  фирм разработчиков носит такие  названия как: система автоматизации  документооборота, компьютерная система  автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются. К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам документооборота, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами.

Принципы  разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся  рассмотреть основные тенденции  в разработках АСУД. Прежде всего, отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный  подход, который позволяет после  внедрения АСУД говорить о комплексном  решении задачи документационного  обеспечения управления в организации. Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1. сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2. территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитеты т.п.);
3. коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит  условный характер, однако она в  основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп  потребителей существует целый ряд  предложений. Требования к системе  управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной  системе управления документации в  организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного  обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических  и технологических решениях и  в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Организационное и кадровое обеспечение

Актуальной  остается задача организационного и  кадрового обеспечения решения  многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения  квалификации специалистов и выработки  соответствующих образовательных  стандартов (программ).

Внедрение электронного документооборота в ОГОУ СПО «УПиТ»

В любой  организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация  может существовать в условиях неформального  управления («начальник сказал - сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией  и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную  основу. В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое  время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда  они уже не нужны, обнаруживаются на самом видном месте.

Так же, как бит - единица информации в  кибернетике, в системах документооборота такой единицей является документ. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой» наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в  карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить  себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища  для самих документов.

Обычно  путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно  услышать фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или  наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального  набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые  правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили  своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной  мере для того, чтобы их можно  было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы  документооборота на эти правила - задача не тривиальная.