Важнейшим
результатом работ по программе
должно стать, кроме решения собственно
документоведческих проблем, также
регламентация порядка лицензирования
и сертификации автоматизированных
документационных и архивных технологий,
порядка доступа к информационным
ресурсам.
Основные
проблемы ДОУ и направления их
решения. Необходимость закона о
документации
Основополагающую
роль в решении проблем ДОУ
должен сыграть Закон о документации
Российской Федерации [8, с. 12]. Закон
позволит нормативно закрепить общие
принципы и наиболее существенные положения
документационного обеспечения, в том
числе, обязательность документирования
деятельности всех организаций, формы
и способы документирования, электронное
документировние, обмен документированной
информацией удовлетворения потребностей
в документации субъектов права, мер ответственности
за нарушения. Закон должен стать основополагающей
нормативной базой, которая не только
решит многие спорные вопросы электронного
документооборота и электронного архива,
но и в определенной степени определит
направления и дальнейшие перспективы
развития автоматизации ДОУ. Принятие
закона о документации является настоятельно
необходимой задачей ближайшего будущего.
Необходимость
государственных правовых актов
Исключительно
важной представляется также разработка
государственных правовых актов, устанавливающих
нормы (стандарты, правила) ведения
делопроизводства, документации и меры
ответственности за их нарушение. Прежде
всего, - это разработанный ВНИИДАД
проект Государственной системы
документационного обеспечения
управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет
собой один из основополагающих федеральных
актов, содержащий комплекс требований
и положений, способствующих разработке
единых подходов не только к традиционному,
но и автоматизированному управлению
документацией - информационному менеджменту.
Базовые положения ГСДОУ в
сфере автоматизации документирования,
документооборота, информационно-поисковых
систем (ИПС), хранения, использования,
внедрения автоматизированных информационных
технологий на основе использования
российских и международных классификаторов
информации, в определенных условиях,
позволят совместить применяемые в
разных ведомствах аппаратно-программные
средства документирования и обработки
документной информации, будут способствовать
информатизации организаций, территорий,
отраслей. Важнейшим из условий активного
использования ГСДОУ является придание
ей возможно более высокого юридического
статуса с одновременным возложением
ответственности за ее применение на один
из федеральных исполнительных органов,
в данном случае на Росархив и его подведомственные
организации.
Необходимость
стандартов
Решению
технологических задач документирования
способствует разработанный ВНИИДАД
и утвержденный Госстандартом Российской
Федерации ГОСТ 6.30-97. «УСД. Система
ОРД. Требования к оформлению документов»
[9, с. 115]. Стандарт, предъявляя требования
к унификации элементов оформления документации,
в значительной степени облегчает создание
типовых, унифицированных и единых процессов
как традиционного, так и автоматизированного
документирования, хранения и передачи
документированной информации. Исключительно
важное значение имеет также последующая
разработка и ведение (обновление) общероссийских
классификаторов технико-экономической
и социальной информации, в т.ч. форм управленческой
документации на уровне ведомств, предприятий
и организаций. Спрашивается, не страдаем
ли мы желанием в силу своего «исторического»
пристрастия к бюрократии и администрированию,
склонностью к централизации, взять под
государственный контроль сферу административной
документации? Чтобы ответить на этот
вопрос, обратимся к опыту других стран.
В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует
Закон по управлению федеральной документацией.
Термин «Управление документацией» означает
планирование, контроль, руководство,
организацию, обучение, выдвижение по
службе и другие административно-управляющие
действия, предполагающие создание документов,
их хранение, использование и возможность
распоряжения документами. В 1980 г. - принят
«Закон о сокращении работы с документами»,
направленный на создание единой правовой
основы в этой области административной
деятельности. В системе Национального
архива США действует мощное подразделение,
которое ведает вопросами управления
документацией. Возьмем более близкие
нам европейские примеры.
Англия:
с 1985 г. действует правительственная
программа по совершенствованию
управления документацией. При кабинете
министров действует второй административный
отдел, который совместно с Государственным
архивом Великобритании при соответствующей
финансовой поддержке Правительства
занимается вопросами управления документацией
на современном технико-технологическом
уровне. В Германии, где, как мы знаем,
федерализм возведен в принцип государственного
устройства, 21.06.95 правительство одобрило
централизованную систему делопроизводства
на основании общих правил порядка
работы федеральных министерств. Немецкие
документоведы и архивисты расценивают
этот факт как свою большую победу,
которая потребовала долговременных
усилий сотрудников и руководителей
Бундесархива. Причем этот правовой акт
не первый в истории Германии. С 1926
г. действовал «имперский закон о
всеобщем порядке делопроизводства»,
а в 1958 г. был создан «Закон об общем
порядке работы федеральных министерств».
Интересно, что разработчики современной
системы делопроизводства в федеральных
министерствах ФРГ одной из главных
ее задач поставили создание единых
номенклатур дел федеральных
министерств и противодействие
соблазну через средства современной
вычислительной техники отказаться
от строгих систематизирующих схем
группировки и шифровки документов.
Данный перечень мог бы быть продолжен
другими примерами из законодательства,
например, Чешской республики, где
в закон об архивном деле 1994/1997-2002
гг. четко записана обязанность всех
организаций, независимо от формы собственности,
содержать в порядке документацию,
заботиться о ее учете и хранении.
Похожая норма записана в аналогичном
законодательном акте Белоруссии и
др. стран. Можно вспомнить также
и опыт Австралии, где впервые
в мире в 1996 г. принят Национальный стандарт
по управлению документами, в котором
содержатся рекомендации по работе с традиционными
документами на бумажной основе и с современными
электронными документами [10, с. 87-112].
Машинопечатные
документы
Все более
возрастающее значение в последнее
время приобретают также задачи
организации упорядочения и регламентации
государственного и ведомственного
хранения документации на нетрадиционных
носителях, которые до сих пор
решаются на эмпирическом уровне в
отдельных учреждениях и практически
не регламентируются общегосударственными
нормами. По-прежнему важной задачей
остается сопряжение аппаратно-программной
среды, редакторских программных и
других средств документирования и
обработки документной информации.
Cогласование и сопряжение этих систем
и документов должны стать предметом
самого пристального государственного
внимания, так как существенно
влияют на возможности и эффективность
автоматизированного ДОУ. Нерешенность,
в частности, вопросов электронного
юридического атрибутирования документов
препятствует организации электронного
документирования, документооборота,
хранения и защиты информации от несанкционированного
доступа. Конечно, мы не можем обойти
вниманием проблему электронных, а
вернее машиночитаемых документов.
Автоматизация
ДОУ
С проблемой
электронного документа тесно связана
проблема электронного документооборота,
автоматизации ДОУ. В настоящее
время различными организациями
разработано и внедрено большое
число автоматизированных систем управления
документацией (АСУД), характеризующихся
специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными
средствами реализации. К сожалению,
в этих разработках отсутствует
унифицированная терминология. Продукция
фирм разработчиков носит такие
названия как: система автоматизации
документооборота, компьютерная система
автоматизации делопроизводства и
документооборота, система управления
делопроизводством, распределенная система
управления документами, электронный
архив и т.п. Разнообразие в названиях
разработанных и разрабатываемых систем
говорит лишь о том, что сегодня эта область
информационного рынка еще не оформилась
в качестве самостоятельно сегмента, и
в ряде случаев продукты АСУД появляются
как сопутствующие разработки или побочный
продукт при решении других более сложных
задач. Тем не менее, число АСУД растет
достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний
регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW
и предлагают свои разработки потребителям.
Это, конечно самые крупные разработчики,
задающие уровень технико-технологических
решений. Известно также, что многие АСУД
разрабатываются индивидуально для внутреннего
использования и на рынок не выставляются.
К сожалению, в этом секторе информационной
индустрии, несмотря на очевидную необходимость,
не отлажена система мониторинга разработок,
появляющихся на рынке, нет также и четко
функционирующей системы их лицензирования
и сертификации. Редкими являются обзоры
специалистов по системам данного типа
в ведущих компьютерных и информационных
изданиях, не говоря уже об изданиях для
делопроизводства и архивов. Последние
опубликованные обзоры заслуживают одобрения,
хотя и критериальный ряд, и оценочные
показатели, и применяемая терминология
с точки зрения теории и практики документоведения
не оптимальны. Ни одна из участвующих
в сравнительном анализе систем не тестируется
на соответствие действующим стандартам
и правилам документооборота, не сопоставляются
затраты на внедрение той или иной системы
с получаемыми прямыми и косвенными выгодами.
Принципы
разработки и критерии выбора АСУД
Попытаемся
рассмотреть основные тенденции
в разработках АСУД. Прежде всего,
отметим, что для создания полноценного
продукта важен именно системный
подход, который позволяет после
внедрения АСУД говорить о комплексном
решении задачи документационного
обеспечения управления в организации.
Вторая характеристика системы - специализированная
это система или система общего назначения?
То есть, разработана ли система специально
для ДОУ или же наряду с другими назначениями
она может быть приспособлена для выполнения
(или попутно выполняет) задачи ДОУ? В третьих,
важное значение для потребителя имеет
стоимость системы и масштаб организации,
в которой ее можно применить, объем документооборота.
При выборе потребителями необходимой
системы прежде всего следует учесть,
для какого типа управленческой структуры
подбирается АСУД. На наш взгляд, можно
выделить такие категории потребителей:
- сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
- территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитеты т.п.);
- коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Разумеется,
вышеприведенная систематизация носит
условный характер, однако она в
основном поглощает основные типы потребителей
АСУД. Для каждой из названых групп
потребителей существует целый ряд
предложений. Требования к системе
управления документации
Можно сформулировать
определенные требования к современной
системе управления документации в
организации. Прежде всего, АСУД должна
выполнять все задачи документационного
обеспечения управления в полном
объеме: подготовку документов, их регистрацию,
контроль за исполнением, поиск документов,
их хранение и справочную работу по
массиву документов. Система должна
быть построена на единых методологических
принципах, программно-технических
и технологических решениях и
в рамках действующих организационно-правовых
условий в виде отечественного законодательства,
государственных стандартов, инструкций
и требований. АСУД должна обеспечить
полноценное использование (интегрирование)
накопленного информационного ресурса
и реализовывать принцип однократного
ввода информации и ее многократного использования
как подокументно, так и фактически. Система
также должна помогать администраторам
выбирать маршруты движения документации
внутри организации, обеспечивая необходимую
степень защиты информации от несанкционированного
доступа. АСУД в современных условиях
должна быть способна к расширению по
определенным компонентам (количество
технических устройств и технологий, количество
документов (объем информации), количество
пользователей) и уметь адаптироваться
в разумных пределах к меняющимся требованиям
пользователей.
Организационное
и кадровое обеспечение
Актуальной
остается задача организационного и
кадрового обеспечения решения
многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной
степени эта задача может быть
решена путем системы повышения
квалификации специалистов и выработки
соответствующих образовательных
стандартов (программ).
Внедрение
электронного документооборота в ОГОУ
СПО «УПиТ»
В любой
организации документооборот либо
есть, либо его нет. Если организация
может существовать в условиях неформального
управления («начальник сказал - сделали»),
то, очевидно, никакого документооборота
в ней нет. Если же вводится определенный
формализм в управлении компанией
и в организации всевозможных
деловых процессов, то рано или поздно
возникает необходимость хотя бы
часть управленческих механизмов переводить
на упорядоченную документарную
основу. В результате возникает документооборот.
Если им не управлять, то через некоторое
время начинаются проблемы. Например,
теряются документы, а потом, когда
они уже не нужны, обнаруживаются
на самом видном месте.
Так же,
как бит - единица информации в
кибернетике, в системах документооборота
такой единицей является документ.
Системы документооборота хранят документы,
ведут их историю, обеспечивают их движение
по организации, позволяют отслеживать
выполнение того, для чего документ готовился.
В организации, где внедрена система документооборота,
не бывает просто решений, поручений или
приказов. Бывают документы, содержащие
решения, поручения и т. д. Документ является
базовым инструментом управления: все
управление в организации осуществляется
через документы.
Любой документ
в системе документооборота снабжается
«карточкой» наподобие библиотечной.
Обычно конкретный набор полей в
карточке привязан к типу документа.
Хранилище системы электронного
документооборота можно представить
себе в виде базы данных, хранящей содержимое
полей карточек и некоторого хранилища
для самих документов.
Обычно
путают два термина: «делопроизводство»
и «документооборот». Часто можно
услышать фразу «это не система документооборота,
а система делопроизводства». Или
наоборот. Делопроизводство - это термин,
применяемый в конторской практике
для обозначения формального
набора правил работы с документами.
Существуют системы документооборота,
которые можно настроить на необходимые
правила делопроизводства. Но есть
системы, которые изначально ставили
своей целью поддержку именно
этих правил и в этом смысле не обладают
более общими функциями в достаточной
мере для того, чтобы их можно
было назвать системами документооборота.
С другой стороны, свод правил делопроизводства,
который принят в России, довольно
обширен, и настройка системы
документооборота на эти правила - задача
не тривиальная.