Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе

Содержание

Введение 3

1. Сущность и основные задачи  документационного обеспечения в системе 6

1.1. Понятие документационного обеспечения системы управления персоналом 6

1.2. Структура баз данных документального фонда организации 17

1.3. Организация работы с кадровой документацией 20

2. Анализ  документационного обеспечения  системы управления предприятием в  ОГОУ СПО «УПиТ» (Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Ульяновский техникум питания и торговли»). 23

2.1 Общая характеристика организации 23

2.2 Документационное обеспечение управления персоналом в ОГОУ СПО «УПиТ». 27

2.3 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом  в ОГОУ СПО «УПиТ» 30

Заключение 49

Библиографический список 51

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач в области  делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность и в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами  становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организацию  работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно  организованное управление делами снижает  время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность  информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Усовершенствованию документационного обеспечения  управления в учреждениях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации  в целом. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение и использование.

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств  механизации, а в некоторых эти  процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного  цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого  аппарата должен уметь не только правильно  составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами  – важнейшая обязанность работников кадровых служб.

Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в ОГОУ СПО «УПиТ» (Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Ульяновский техникум питания и торговли»).

Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать ее эффективное функционирование, а  также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами  времени, труда и средств.

Целью написания  курсовой работы  анализ и разработка рекомендация по совершенствованию  является усовершенствование делопроизводственного  обеспечения систему УП в ОГОУ СПО «УПиТ».

Для достижения указанной цели необходимо последовательно  решить ряд задач, а именно:

- изучить  сущность и основные задачи  документационного обеспечения  в системе управления ОГОУ  СПО «УПиТ» (Областное государственное  образовательное учреждение среднего  профессионального образования  «Ульяновский техникум питания  и торговли»);

- провести  анализ  документационного обеспечения   системы управления предприятием  и дать рекомендации по совершенствованию  документационного обеспечения  управления  в ОГОУ СПО «УПиТ» (Областное государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования «Ульяновский техникум  питания и торговли») 

Объектом  исследования выступает структурное  подразделение  ОГОУ СПО «УПиТ».

Предметом исследования является система документооборота ОГОУ СПО «УПиТ»: организация документооборота в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность  и основные задачи  документационного  обеспечения в системе

1.1. Понятие  документационного обеспечения  системы управления персоналом

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) научные, технические, личные и официальные и другие

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке [3, с.25].

Среди них  особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

1. регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
2. распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
3. накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
4. передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Функции документа

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет  несколько функций, что и позволяет  ему удовлетворить различные  человеческие потребности. Среди функций  выделяют общие и специальные.

Общие функции  документа:

1. информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

3. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

4. культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

1. управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

2. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ.

Указанные функции имеют интернациональный  характер и определяют основные правила  составления и оформления документов.

Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа

В понятие  кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений  с работниками, входит также хранение и использование документов в  текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным  нормативным актом в этой сфере  является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере  управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока  по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация  в соответствии с действующим  законодательством и  необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы  которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные  архивы, то есть не являются источниками  комплектования архивов, могут, но не обязаны  применять постоянный срок хранения.  Но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

В настоящее  время документационное обеспечение  деятельности российских предприятий  осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования, накопленный в России за последние 175 лет.

Основными задачами документационного обеспечения  управления являются:

1. Сокращение  информационных потоков до оптимального  минимума;

2. Обеспечение  упрощения и удешевления процессов  сбора, обработки и передачи  информации с помощью новейших  технологий автоматизации этих  процессов.