Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе

Программа ПИЭР 2000-2004 года по теме: “Психолого-педагогические условия реализации непрерывного содержания начального и среднего профессионального  образования” явилась основой для  развития уровня техникума.

В результате стало возможным предоставить условия  в стенах одного учебного заведения  за короткий срок получить два вида образования с последующим продолжением обучения по сокращенным программам в высших учебных заведениях, сократить  затраты на обучение, обеспечить формирование профессиональной мотивации творческой личности, более продуктивно реализовывать  интеллектуальный и кадровый потенциал  ИПР.В рамках ПИЭР было разработано  и опубликовано более 40 сборников. Это  интегрированные учебные рабочие  программы, дидактические материалы  для проведения уровневого контроля, лабораторных и практических занятий.

30 брошюр  по внедрению форм, методов, средств  обучения, способствующих формированию  конкурентоспособного, мобильного, социально-адаптированного  специалиста, материалы по организации  самостоятельной и учебно-исследовательской  деятельности студентов и 16 статей  в изданиях Института повышения  квалификации работников профессионального  образования и Научно-методического  центра профессионального образования.  Некоторые результаты эксперимента  нашли свое отражение в журнале  “Профессиональное образование”  № 8, 2003 год.

В настоящее  время инженерно-педагогические работники  работают по программе «Научно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов» в условиях реализации НПО  и СПО нового поколения.

На сегодняшний  день техникум имеет 16 учебных кабинетов, 21 помещение бытового и социального  назначения, в том числе лаборантские, библиотеку и читальный зал, кабинет  психолога, компьютерный класс, спортивный зал, медицинский кабинет и актовый  зал.

Каждый  учебный кабинет оборудован для  учебного процесса, оснащен техническими средствами обучения, наглядными пособиями,учебно–программной документацией, учебной и методической литературой. В лабораториях учащиеся и студенты закрепляют теоретические  знания.

Структура и организация управления

Структуру техникума составляют: Ульяновский  филиал, отделения очного и заочного обучения, предметные комиссии и кабинеты, учебная библиотека, методический кабинет, учебно-производственный магазин и  столовая, административно-хозяйственные  подразделения, общежитие.

Структурные подразделения функционируют  на основе Устава и соответствующего положения.

Управление Техникумом осуществляется в соответствии с законодательством  Российской Федерации  и Уставом техникума.

Управление Техникумом строится на принципах единоначалия и самоуправления.

Высшим органом управления Техникума, решающим общие вопросы, является Совет  Техникума. Совет Техникума является общественным органом самоуправления численностью, определяемой общим собранием  коллектива. В его состав входят директор,  представители Собственника и всех категорий работников техникума. Совет избирается общим собранием коллектива Техникума открытым голосованием на срок, определяемый решением собрания.  Срок полномочий Совета не может превышать 5 лет. Работа Совета регламентируется  положением о Совете Техникума.

Для решения вопросов, непосредственно  касающихся студентов, на заседание  Совета приглашаются представители  студентов. На совет с правом совещательного голоса могут приглашаться представители  базовых предприятий и других заинтересованных организаций. Совет собирается по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

Порядок исполнения решений Совета определяется приказом директора.

Председателем Совета  Техникума по должности является директор Техникума.

Состав Совета объявляется приказом директора.

Непосредственное управление Техникумом осуществляет директор техникума.

Директор несет ответственность  за все стороны деятельности Техникума.

Разграничение полномочий между директором и Советом техникума заключается  в том, что вопросы управления Техникумом, не отнесенные к компетенции  Совета Техникума, возлагаются на директора.

Приказом директора Техникума  на правах совещательного органа в  целях  обеспечения коллегиальности в решении вопросов учебно-воспитательной и методической работы на каждый учебный год создается педагогический совет, действующий в соответствии с установленным Положением. Состав педагогического совета утверждается приказом директора. Из состава педагогического совета избирается открытым голосованием секретарь.

Для координации работ по совершенствованию  качества обучения и воспитания обучающихся, методической работы, повышению педагогического  мастерства преподавателей,  по обеспечению учебно-воспитательного процесса учебной, учебно-методической, научной, литературной и периодическими изданиями, по борьбе с нарушителями трудовой и учебной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил общественного порядка в Техникуме организованы методический, библиотечный Советы, Совет по профилактике правонарушений, предметные (цикловые) комиссии и другие объединения.

В соответствии с действующим законодательством  в Техникуме могут создаваться  и другие Советы и иные общественные организации, добровольные общества, органы студенческого самоуправления, самодеятельные объединения преподавателей, сотрудников  и студентов.

Состав и деятельность Советов, Предметных (цикловых) комиссий и других объединений определяется соответствующими положениями, утверждаемыми директором.

2.2 Документационное  обеспечение управления производством  в ОГОУ СПО «УПиТ» (Областное  государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования «Ульяновский техникум  питания и торговли»).

Документооборот является важным звеном в организации  производства ОГОУ СПО «УПиТ», так  как он определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами  организации документов в ОГОУ СПО  «УПиТ» являются:

1. оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени;

2. максимальное  сокращение инстанций прохождения  документа (каждое перемещение  документа должно быть оправданным,  необходимо исключить или ограничить  возвратные перемещения документов);

3. порядок  прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в  ОГОУ СПО «УПиТ» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в  соответствии с которыми должно происходить  движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОГОУ СПО «УПиТ», все  операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в  ОГОУ СПО «УПиТ».  Порядок прохождения документов и организация всех операций при  работе с ними, регламентирован инструкцией  по делопроизводству в ОГОУ СПО «УПиТ» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). 
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство  входящих документов должны порождать  соответствующие исходящие, в установленные  сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации) [7, с. 91].

Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы ОГОУ СПО «УПиТ», так как он обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в  пределах своего структурного подразделения. К внутренним документам относятся  организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

2.3 Рекомендации  по совершенствованию документационного  обеспечения управления  в ОГОУ  СПО «УПиТ» (Областное государственное  образовательное учреждение среднего  профессионального образования  «Ульяновский техникум питания  и торговли»)

В современной  социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей  информатизации общества и вхождения  России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления. Приоритетными следует  сегодня признать правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации.

Основные  направления и результаты проводимых работ

В настоящее  время работы по многим аспектам проблемы ДОУ (документационного обеспечения  управления), в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто  называют автоматизированным документооборотом, носят, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим  направлениям:

1. разработка  единых нормативно-методических  основ, принципов и правил документирования  информации и работы с документированной  информацией;

2. стандартизация  и унификация документов (Росстандарт,  Росархив, Роскомстатин, отраслевые  министерства и ведомства); финансируется  бюджетом министерств и ведомств;

3. разработка  общероссийских классификаторов  технико-экономической и социальной  информации. Работа проводится по  федеральной целевой программе  «Реформирование статистики в  2007-2012 гг.» Центром экономической  конъюнктуры при Правительстве  РФ;

4. обеспечение  информационной безопасности и  защиты информации от несанкционированного  доступа. В стадии разработки  и утверждения находится соответствующая  федеральная целевая программа.

Не надо думать, что данные проблемы являются исключительно российскими проблемами. Весь деловой мир озабочен схожими  проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных британских учреждений имеют большие проблемы в сфере  информации и документации. В этих учреждениях плохо налажена система  поиска нужной документации. 77,6% руководителей  разного ранга признались, что  они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью к  помощникам и секретарям. Вряд ли эта  ситуацию иллюстрирует эффективное управление. Утрата реального знания нормативных требований к организации документационных процессов, выработанных в 70-80 годах, принципиальные изменения взаимоотношения центра и субъектов Федерации, изменение форм и методов управленческой деятельности, значительное обновление кадрового состава аппарата управления ставят перед необходимостью принятия решения правительственного уровня о соответствующей комплексной целевой программе. Комплексная целевая программа должна обеспечить:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц.