Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация не берет на себя ответственность за него.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования  в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские  и другие [5, с. 128-129] . Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения.

Места регистрации  документов

Регистрация производится децентрализованно по группам документов в зависимости  от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

1. приказы  по кадрам - в отделе кадров;

2. бухгалтерская  документация - в бухгалтерии;

3. учебная  документация - в учебной части;

4. переписка  может регистрироваться по структурным  подразделениям.

Вместе  с тем децентрализация также  должна основываться на единой системе  регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Индексация  документов

Индекс  документа составляется в зависимости  от принятого для каждого массива  документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу.

Индексом  документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

При необходимости  выделения части документов из единого  регистрационного массива возможно использование дополнительного  смыслового буквенного индекса. Так, при  регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П и т.д. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа [6, с. 200].

Формы регистрации  документов

Ввод  документа в ИПС производится путем записи его индекса и  соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная  форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. Приверженцам журналов регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

1. входящей корреспонденции;
2. исходящей корреспонденции;
3. входящих распорядительных документов от руководства;    
4. входящих телеграмм;
5. исходящей переписки с руководством и т.д.

Слишком множественное дробление системы  регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Компьютерные  технологии регистрации документов

При использовании  компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную  базу данных осуществляется непосредственно  с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

1.3. Организация  работы с кадровой документацией

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация  документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения  до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить  на следующие этапы:

1. обработка поступающей и передаваемой документации;
2. доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
3. регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
4. формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;
5. копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
6. контроль исполнения документов по личному составу;
7. передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;
8. хранение дел.

Группировка исполненных  документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются  лицом, ответственным за работу с  этими документами. Дела оформляются  частично или полностью в зависимости  от сроков хранения, которые устанавливаются  для каждого документа на основании  Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к  архивному хранению, делятся на две  группы:

1. дела по личному составу организации;
2. дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись  № 1 л/с (дела по личному составу). В  описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

1. книга учета сотрудников (если она ведется);
2. приказы по личному составу;
3. личные дела или личные карточки;
4. лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Вывод: Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и  умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий  тратят как на поиск необходимой  им информации, так и на создание и отправку документов. Следует отметить, что поток документооборота чрезвычайно  разнообразен по источникам и формам его представления.

Однако его можно условно  классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот  в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто  неупорядоченно на файл-сервере). При  этом практически неизбежно возникает  дублирование информации, а также  не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Таким образом, возникает  потребность в эффективном управлении документами, которая в свою очередь  и привела к созданию систем электронного документооборота.

Рост потребности предприятий  в повышении эффективности групповой  работы с документами неизбежно  ведет к дальнейшему развитию данного рынка.

2. Анализ  документационного обеспечения   системы управления предприятием  в  ОГОУ СПО «УПиТ» (Областное  государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Ульяновский техникум питания и торговли»).

2.1 Общая  характеристика организации

В настоящее  время Областное государственное  образовательное учреждение среднего профессионального образования  Ульяновский техникум питания и  торговли (ОГОУ СПО «УТПиТ) представляет собой многоуровневое образовательное  учреждение, реализующее непрерывное  профессиональное образование по трем профессиям и четырем специальностям. За годы существования образовательного учреждения сложился высокопрофессиональный коллектив преподавателей, мастеров производственного обучения и других сотрудников. В настоящее время  в техникуме обучается 1400 человек  на очном и заочном отделениях.

Теоретический материал закрепляется практическими  навыками, приобретаемыми на 18 предприятиях торговли и общественного питания.

Педагогический  коллектив укомплектован высококвалифицированными работниками. В штате 26 преподавателей и 26 мастеров производственного обучения. 27 человек имеют высшую квалификационную категорию, 20 – первую, 1 – заслуженный  учитель РФ, 17 почетных работников профессионально-технического образования.

ОГОУ  СПО УТПиТ - это:

-государственный  диплом об образовании;

-востребованные  рабочие и специалисты торговли  и сервиса;

-возможность  в стенах одного учебного заведения  за короткий срок получить  два вида образования НПО и  СПО и продолжить обучение  по сокращенным программам в  ВУЗе;

-возможность  пройти подготовку и переподготовку, повышение квалификации;

-возможность  одновременно получить дополнительное  образование в области применения  компьютерных технологий, смежных  профессий и специальностей.

С 2005 года Ульяновским техникумом питания  и торговли руководит Красников  Андрей Анатольевич.

В ногу со временем техникуму помогает идти поисковая  исследовательская экспериментальная  работа, в программе которой образовательное  учреждение участвует с 1991 года.