Номенклатура дел муниципального архива

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей  по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

1. Руководство и контроль

01-01

Законодательные и иные нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения, указания) государственных и муниципальных органов власти:

-присланные для сведения

-относящиеся к деятельности  архива

ДМН

Пост.

Ст.1

01-02

Утвержденное положение о муниципальном архивном учреждении

Пост.

ст.40

01-03

Документы (постановления, распоряжения, решения и т.д.) о создании, реорганизации, переименовании, передаче архива из одной системы в другую

Пост.

 ст. 37

01-04

Инструкции, методические рекомендации, памятки, правила по основным направлениям деятельности:

-по месту разработки  и (или) утверждения

-в других организациях

Пост.

3 г. (1)

Ст.20, 21

1) после замены новыми

01-05

Административные  регламенты по предоставлению муниципальных услуг по вопросам архивного дела:

-по месту разработки  и утверждения

Пост.

ст. 41

01-06

Положение об архивохранилище

Пост.

Ст.42

01-07

Должностные инструкции сотрудников архива

3 г.

ст.58

После замены новыми

(подлинники хранятся в кадровой службе администрации)

01-08

Кодексы профессиональной этики

Пост.

Ст.59

01-09

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене:

-руководителя архива

-других должностных, материально-ответственных  лиц

Пост.

10 л. (1)

ст. 60

1)после смены должностного, материально -ответственного лица

01-10

Документы (обзоры, доклады, информации, справки, сведения, докладные записки) по основной деятельности архива

Пост.

ст.61

1

2

3

4

5

01-11

Документы (акты, справки, предписания, отчеты, информации) по итогам проверок  работы муниципального архива контрольными органами

Пост.

ст.85

01-12

Документы (исторические справки, обзоры, подборки, публикации в СМИ и т.д.) по истории района

Пост.

Ст. 71

01-13

Вырезки из периодических изданий о деятельности архива и подготовленные (опубликованные) архивом статьи

Пост.

Ст.71

01-14

Переписка с Департаментом по делам архивов Забайкальского края по основным направлениям деятельности

5 л. ЭПК

Ст.26

01-15

Переписка с учреждениями, организациями, предприятиями по вопросам архивного дела

5 л. ЭПК

Ст.31

01-16

Переписка по материально-техническому обеспечению деятельности архива

5 лет

Ст.913

01-17

Журнал регистраций проверок, их решений, определений, предписаний, актов, заключений и контроля за их выполнением

5 лет

Ст.89

01-18

Журнал регистрации входящих документов

5 лет

Ст.139

01-19

Журнал регистрации исходящих документов

5 лет

Ст.139

01-20

Журнал регистрации обращений (жалоб, предложений) граждан

5 лет

Ст.139

01-21

Номенклатура дел муниципального архива

Пост.

Ст.129

01-22

Журнал учета инструктажа  по технике безопасности

10 лет

Ст.627

01-23

Обращения (жалобы, предложения, заявления, претензии) граждан и документы по итогам их рассмотрения:

-предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы , содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции;

- оперативного характера

Пост.

5 лет 

Ст. 95

2. Планирование и отчетность

02-01

Программа развития архивного дела на территории района (городского округа)

Пост.

Ст.143

02-02

Годовой план развития архивного дела с приложениями к нему

Пост.

Ст.160

02-03

Годовой отчет  о выполнении основных направлений развития архивного дела  с пояснительными записками, списками, приложениями №1,3, 6 к Регламенту госучета документов АФ РФ к нему.

Пост.

Ст.279

1

2

3

4

5

03-04

Документы (отчеты, информации, сведения) о работе архива за 1 полугодие

5 лет

Ст. 279

3. Обеспечение сохранности и государственный  учет документов Архивного фонда РФ

03-01

Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ

3 года

Ст.372

После замены новыми

03-02

Порядок и схема учета архивных документов:

-по месту разработки

Пост.

Ст.373

03-03

Инструкция о мерах пожарной безопасности:

-по месту разработки

-в других организациях

Пост.

3 года

Ст.20

03-04

Инструкция об охранном режиме архива:

-по месту разработки

-в других организациях

Пост.

3 года

Ст.965

03-05

Инструкция о работе архива в чрезвычайных ситуациях

-по месту разработки

-в других организациях

Пост.

3 года

Ст.20

03-06

Договоры об охране организации

5 лет (1)

Ст.966

1. После истечения срока действия договора

03-07

Планы, схемы эвакуации людей, материальных ценностей в случае ЧС

ДЗН

Ст.621

03-08

Акты, справки, предписания по итогам  проверки техники безопасности архива и документы (справки, информации,  отчеты, докладные записки и др.) об их выполнении

5 лет ЭПК

Ст.607

03-09

Акты, справки, предписания по итогам обследования охраны и  противопожарного состояния архива и документы (справки, информации,  отчеты, докладные записки и др.) об их выполнении

3 года

Ст. 968

03-10

План-схема размещения архивных фондов в архивохранилищах

Пост.

Ст. 301

03-11

Паспорт архива на 01.01…. и паспорта архивохранилищ

Пост.

Ст.374, 376

03-12

Список фондов архива

Пост.

Ст.376

03-13

Список фондов, содержащих особо ценные документы

Пост.

Ст.376

03-14

Книга учета поступлений документов

Пост.

Ст.376

1

2

3

4

5

03-15

Книга учета поступлений кино-, фото-, фоно-, аудиодокументов

Пост.

Ст.376

03-16

Листы фондов

Пост.

Ст.376

03-17

Листы учета аудиовизуальных документов

Пост.

Ст.376

03-18

Утвержденные описи дел,  документов постоянного хранения

Пост.

Ст.376

03-19

Описи особо ценных дел, документов

Пост.

Ст.376

03-20

Описи дел  временного срока хранения

3 года (1)

Ст.376

1. После уничтожения дел

03-21

Реестр описей дел, документов

Пост.

Ст.376

03-22

Реестр описей особо ценных дел, документов

Пост.

Ст.376

03-23

Дела фондов (тематические, исторические справки и дополнения  к ним, аннотации к архивным фондам, схемы систематизации архивных документов, акты приема-передачи, акты, листы проверки наличия документов фонда, акты усовершенствования описей, переработки фондов, о неисправимых повреждениях, необнаружении, обнаружении,  выделении к уничтожению, возврату  документов собственнику, акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов, о технических ошибках в учетных документах, об изъятии подлинных единиц хранения, документов, пересоставленные листы фондов, объяснительные записки,  сдаточные описи документов личного происхождения, решения ЭПК Департамента о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны,  договоры с негосударственными организациями и гражданами о включении в списки источников комплектования архива,  договоры об условии использования  переданных документов, решения, определения суда о приеме документов в архив  и т.д.)

Пост.

Ст. 376

03-24

Электронная база данных «Архивный фонд»

Пост.

Ст.572

03-25

Книга учета документов, переданных в другие архивы

Пост.

Ст. 377

1

2

3

4

5

03-26

Книга  учета документов и дел, находящихся в неудовлетворительном физическом и техническом состоянии

Пост.

Ст. 329

03-27

Разрешения, заказы (требования) на выдачу архивных документов, описей дел из архивохранилища:

-в читальный зал, работникам  архива, судебным, правоохранительным  и иным уполномоченным органам  и организациям во временное  пользование;

-документов, находящихся  в неудовлетворительном физическом  состоянии 

3 года

Пост.

Ст.333

03-28

Книги выдачи документов, дел из хранилища  в читальный зал исследователям

3 г.(1) ЭПК

1)После возвращения дел  и проведения проверки наличия  выданных дел

03-29

Книга выдачи документов из архивохранилища в рабочие комнаты

3 г.(1) ЭПК

1)После возвращения дел  и проведения проверки наличия  выданных дел

03-30

Книга выдачи архивных документов из архивохранилища во временное пользование

3 г.(1) ЭПК

1)После возвращения дел  и проведения проверки наличия  выданных дел

03-31

Документы (акты, гарантийные письма, договоры, письменные разрешения руководителя ) о выдаче во временное пользование сторонним организациям

3. года (1)

ст.333

1. После возвращения документов

03-32

Картотека учета необнаруженных документов и дел

Пост.

Ст.317

03-33

Картотека пофондовых топографических указателей

Пост.

Ст.303

03-34

Картотека постелажных топографических указателей

Пост.

Ст.304

03-35

Журнал учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов

Пост.

Ст.377

03-36

Журнал регистрации температурно-влажностного режима в хранилище

1год

Ст.259

03-37

Журнал регистрации сейфов, металлических шкафов, архивохранилищ  и ключей к их замкам

5 лет ЭПК

Ст.980

03-38

Журнал регистрации опечатывания помещений архивов

5 лет ЭПК

Ст. 981

03-39

Журнал учета приема-сдачи ключей от помещений архива

1 год

Ст.989

03-40

Журнал регистрации инструктажа по  пожарной безопасности

3 года

Ст.973

03-41

Списки лиц, имеющих право доступа в архивохранилище

ДЗН

Ст. 982

1

2

3

4

5

04.Организационно-методическое  руководство организацией делопроизводства  и архива в учреждениях, организациях, предприятиях

04-01

Список организаций-источников комплектования архивного органа, изменения и дополнения к нему

Пост.

Ст.397

04-02

Список (карточки учета) владельцев, собственников, держателей личных фондов

Пост.

Ст.406

04-03

Наблюдательные дела организаций – источников комплектования архива (копии Устава или Положения;  свидетельств о гос. регистрации в налоговом органе и внесении сведений в единый госреестр юридических лиц;  нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях в наименовании, подчиненности и структуре, реорганизации и ликвидации (постановлений, распоряжений, приказов, решений); копии распорядительных документов о ведении электронного документооборота; штатных расписаний, структур, перечней индексов; распорядительных документов о назначении лиц, ответственных за делопроизводство и архив и  создании экспертных комиссий, изменений к ним  (приказов, распоряжений); должностных регламентов, инструкций о правах и обязанностях ответственных лиц за делопроизводство и архив; Положения об архивах и экспертных комиссиях организаций; номенклатура дел организаций; копии планов и протоколов экспертных комиссий организаций; инструкции по делопроизводству, копии плана работы архива организации, график приема-передачи документов на хранение, акты проверок наличия документов,  о необнаружениии документов, пути розыска которых исчерпаны (если такие работы проводились в организации), о выделении документов к уничтожению, справки об утратах документов постоянного хранения и по личному составу, ее причинах и мерах по розыску документов, акты переработки, усовершенствования описей (если такие работы проводились в организации); методические рекомендации, пособия, памятки по вопросам архивного дела; описи  не сданных на хранение дел постоянного хранения и по личному составу со справочным аппаратом и исторической справкой, Паспорта организации на 01.12. …, выписки из протоколов ЭПК Департамента по делам архивов края с решением о включении организации в список источников комплектования и исключении из него; трехсторонние, двухсторонние договоры (соглашения) о взаимоотношениях и сотрудничестве, приеме - передаче, справки о результатах проведения комплексных и тематических обследований архивов организаций в пределах своей компетенций, переписка с учреждениями, организациями по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов и т.д.)

Пост. (1)

Ст.408

1)наблюдательные дела  ликвидированных организаций после  научно-технической обработки  включаются  в описи дел постоянного хранения  муниципального архива по дате исключения организации из списка №1 организации – источников комплектования архива

04-04

Документы (положения, постановления, распоряжения, программы, планы, отчеты, информации, сведения и т.д.) о проведении конкурсов, смотров

Пост.

Ст.68

04-05

Документы (планы, программы, информации, отчеты, списки, переписка и т.д.) об организации и проведении совещаний и семинаров  с лицами, ответственными за делопроизводство и архив организаций

5 лет ЭПК

Ст.746

05.Создание научно-справочного аппарата и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов

05-01

Правила работы читального зала

3 года

Ст.20

После замены новыми

05-02

Каталоги (систематические, тематические, предметные) архива

Пост

Ст.523

05-03

Путеводитель по фондам архива и изменения  к нему

Пост.

Ст.523

05-04

Тематические базы данных

Пост.

Ст.523

05-05

Картотека по истории организаций, учреждений, предприятий

Пост.

Ст.523

05-06

Картотека  учета местонахождения документов по личному составу

Пост.

Ст.407

05-07

Документы (планы, программы,  доклады, сметы, информации, справки, тексты и т.д.) по проведенным мероприятиям (выставкам, радио-, телепередачам, встреч с общественностью, круглых столов, конференций, экскурсий, школ-х уроков)

Пост.

Ст. 68,70, 491, 493, 500

1

2

3

4

5

05-08

Личные дела пользователей, работающих в читальных залах (заявления, отношения, заказы (требования) о выдаче дел, анкеты, листы выдачи копий и др.)

25 лет ЭПК

Ст.479

05-09

Акты нарушений правил пользователей в читальных залах архивов

Пост.

Ст.488

05-10

Книга учета пользователей, работающих в читальных залах

Пост.

Ст.482

05-11

Журнал регистраций посещений читального зала пользователями

5 лет (1)

Ст.483

1)после замены новыми

05-12

Журнал учета выдачи и возврата архивных документов в читальных залах

3 года (1)

Ст.486

1)после возвращения последнего  документа

05-13

Книга учета справочно-информационных изданий, периодических изданий

До ликвидации библиотеки

Ст..812

05-14

Запросы  (тематические, генеалогические, социально-правового характера и т.д.) и документы (архивные справки, копии, выписки, письма и др.) по их исполнению

10 лет ЭПК

Ст.466

05-15

Журнал регистрации тематических запросов

10 лет ЭПК

Ст.467

05-16

Журнал регистрации запросов социально-правового характера

10 лет ЭПК

Ст.467

05-17

Журнал учета информационных мероприятий, подготовленных и проведенных архивом (выставок, радио-, телепередач, встреч с общественностью, лекций, конференций, экскурсий, школьных уроков и др.)

3 года

Ст.496

05-18

Уведомления на продление сроков исполнения запросов

3 года 

Ст.470

05-19

Журнал регистрации  приема граждан по вопросам использования архивных документов

3 года

Ст. 468

Наименование муниципального

архива муниципального района (ГО)

«_______________ район» ( _____)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________ №__________

___________________________

                             /место составления/

на _______________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя муниципального архива

_________________ Ф.И.О.

«__»_____________ 20__ г.

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Название раздела (следующее)

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянно

Временно (свыше 10 лет)

Временно (до 10 лет включительно)

Итого: