Порядок передачи дел в архив организации

Содержание

Введение …………………………………………………………………………. 3

1. Организация хранения документации …………………………………… 5

1.1 Номенклатуры дел ……………………………………………………. 5

1.2 Формирование дел ……………………………………………………. 8

1.3 Хранение дел ………………………………………..……………….. 10

2. Подготовка и передача документации в архив ……………...………… 13

2.1 Экспертиза ценности документов …………………………………. 13

2.2 Оформление дел …………………………………………………….. 16

2.3 Составление описей ………………………………………………… 18

2.4 Сдача дел в ведомственный архив …………………….…………… 21

Заключение …………………………………………………………………….. 23

Список используемой литературы …………………………………………… 25

Введение

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.

Цель работы определяет следующие задачи:

1.                  Раскрыть значение номенклатуры дел

2.                  Рассмотреть порядок формирования дел

3.                  Изучить условия хранения документации

4.                  Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения

5.                  Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов

6.                  Рассмотреть порядок оформления дел

7.                  Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив

Объектом исследования являются документация организации.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

Источниковая база. Основные аспекты хранения документации в организации изложены в законодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительных сроков хранения. Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения», «Основные правила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Основные правила работы архивов организации».

Основная идея «Единая государственная система делопроизводства» – всесторонняя комплексная унификация. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Государственный стандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводит к одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства и архивного дела.

«Основные правила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов; требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов в ведомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении.

1. Организация хранения документации

1.1 Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения.

Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопроизводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией организации.

При наличии однородных корреспондентов «заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или названий» .

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

Таблица 1

Унифицированная форма номенклатуры дел

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об изменениях в документе, дополнениях и так далее.

1.2 Формирование дел

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела и раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела». Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. А правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить документ. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа.