Номенклатура дел

7. Номенклатура дел.

Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку». На каждой обложке (папке) помещается заголовок-этикетка.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В нее не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Различают сводную номенклатуру дел  организации и номенклатуру дел  структурных подразделений, которая  является ее составной частью.

Выделяют примерную и типовую  номенклатуру дел.

Номенклатура дел печатается в 4 экземплярах: первый (контрольный) экземпляр  хранится в канцелярии, второй- рабочий экземпляр, третий – находится в архиве в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

По завершении делопроизводственного  года сводную номенклатуру дел закрывают, оформляя итоговую запись. О фактическом  наличии заведенных за год дел  сообщается архиву организации. Сводная  номенклатура пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого  года она уточняется, утверждается руководителем организации и  вводится в действие с 1 января нового календарного года.

8. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Для экспертизы ценности документов приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников создаются  экспертные комиссии (ЭК) в количестве не менее трех человек. В своей работе ЭК руководствуется Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения в государственных  архивах;

- временного хранения в ведомственном  архиве (до 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и по личному  составу передаются по описи в  ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно  в организации и по истечению  срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

9. Формирование и оперативное хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать требованиям: оперативности, надежности и сохранности.

В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные  в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологическом  и логическом порядке.

До передачи исполненных документов в архив они могут находится на оперативном хранении в структурных подразделениях и в канцелярии. Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.д. на папках должны быть указаны ФИО исполнителя. Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив.

10.Оформление дел и  передача из на архивное хранение

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление конкретного дела включает в себя брошюровку документов, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов, уточнении на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса и т.д.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются  в твердую обложку, листы нумеруются. Наиболее ценные документы не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Дела временного хранения (до 10 лет) оформляются  упрощенно: не подшиваются и не нумеруются.

 На документы, передаваемые в архив составляются описи, которые утверждает руководитель организации. Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному  составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет) передают в архив по решению руководства.

Документы передаются в архив после  проведения экспертизы ценности по описям, одобренным ЭК. По истечениям установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.