Концепция бюджетного планирования

       Содержание: 
 

1. Введение

       В условиях нестабильности внешней среды, неопределенности условий хозяйствования, эффективность работы предприятия  во многом зависит от состояния внутрифирменного планирования. Чем выше уровень неопределенности, порождаемой нестабильностью в обществе, тем большее значение приобретает планирование.

       На  данный момент, многие предприятия  не осуществляют перспективного планирования, снижая тем самым вероятность  своего выживания в сложившихся кризисных условиях. В большинстве случаев план разрабатывается только на ближайший квартал с разбивкой заданий по месяцам. Составляемые планы часто носят фрагментарный характер, разрабатываются на разной информационной базе, не содержат механизм корректировки в процессе их реализации, что приводит к рассогласованности плановых заданий и дезорганизации работы подразделений предприятия.

       Бюджетное планирование необходимо для того, чтобы:

       понимать, где, когда, как и для кого следует  производить и продавать продукцию;

       понимать, какие ресурсы понадобятся для  достижения поставленных целей;

       добиться  эффективного использования привлеченных ресурсов, т.е. решить задачу максимизации показателя рентабельности чистых активов.

       Поэтому в первую очередь управляющему составу предприятия необходимо разработать четкую систему бюджетирования, с помощью которой можно скоординировать деятельность всех структурных подразделений и тем самым обеспечить функционирование предприятия как единого механизма. Считаю, что выбранная мною тема актуальна в настоящем времени и в дальнейшем также будет находится в центре внимания российских специалистов.

       Цель  работы – описать суть бюджетного планирования, принципы и последовательность подготовки основного бюджета коммерческой организации для равномерной работы его структурных подразделений. Для этого рассмотрим сущность бюджетного планирования, методологию его разработки, структуру основного бюджета и принципы его формирования, а также кратко опишем достоинства и недостатки применения этого финансового документа.

       Так как функционирование системы бюджетного планирования тесно cвязано с оптимизацией информационных потоков на предприятии, а следовательно, с автоматизацией финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в качестве практической части работы рассмотрим один из ЦФО, а именно центр затрат, в разрезе мест их возникновения как разработку Проекта АС учета затрат в структурных подразделениях для филиалов основного производства ООО «Трансгаз». Методология проекта будет состоять из нескольких фаз, а объем определяется его организационными и функциональными рамками.  

2. Глава 1: Концепция бюджетного планирования

1.   Сущность бюджетного планирования

       Планирование  является средством достижения целей. В современных условиях планирование становится центральным звеном управления. Рынок не отвергает планирование. Наоборот, в конкурентной борьбе выходить на рынок со своей продукцией без заранее продуманного плана невозможно.

       В западной практике, говоря о финансовых планах, обычно оперируют словом "бюджет". Бюджет - финансовый документ, отражающий серию спланированных событий, которые свершатся в будущем, т.е. прогноз будущих финансовых операций.

       Система бюджетов позволяет руководителю заранее  оценить эффективность управленческих решений, оптимальным образом распределить ресурсы между подразделениями, наметить пути развития персонала и избежать кризисной ситуации. Наряду с понятием “разработка бюджетов” на многих отечественных предприятиях используется термин “бюджетирование”.

       Составление бюджетов преследует следующие цели:

       разработка  концепции ведения бизнеса;

       планирование  финансово-хозяйственной деятельности предприятия на определенный период;

       оптимизация затрат и прибыли предприятия;

       координация - согласование деятельности различных  подразделений предприятия;

       коммуникация - доведение планов до сведения руководителей  разных уровней;

       мотивация руководителей на местах на достижение целей организации;

       контроль  и оценка эффективности работы руководителей  на местах путем сравнения фактических  затрат с нормативом;

       выявление потребностей в денежных ресурсах и  оптимизация финансовых потоков.

       Составление бюджета является процессом тактического планирования, отсюда и название управленческой функции - бюджетное планирование.

       Тактический план имеет многофункциональное назначение. В целом он выполняет следующие три функции, частично перекрывающие друг друга:

       прогнозирование;

       координация;

       контроль.

       План  должен быть основан на целях, которые  необходимо достигнуть в планируемом  периоде, другими словами тактический план - развернутая система конечных целей деятельности предприятия.

       Чтобы тактический план выполнял возложенные  на него функции, он должен удовлетворять  следующим требованиям:

       гибкость  плана (бюджеты, механизм корректировок);

       полнота планирования (сценарии);

       поддержка со стороны высшего руководства;

       комплексность планирования (подшивки бюджетов);

       ответственность за разработку и выполнение планов;

       приоритет текущих решений перед планом (анализ План-Факт);

       точность, ясность, лаконичность формулировки плана;

       участие исполнителей в разработке плана (несколько  пользователей, разграничение прав).

       Бюджетирование  обеспечивает лучшую координацию хозяйственной  деятельности, повышает управляемость  и адаптивность предприятия к  изменениям во внутренней (оргструктура, ресурсы, потенциал предприятия) и внешней (рыночной конъюнктуре) среде, снижает возможность злоупотреблений (например, сговор работников отдела сбыта с покупателями и т.д.) и ошибок в управлении, обеспечивает взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формирует единое видение планов предприятия и возникающих  в процессе их осуществления проблем, обеспечивает более ответственный подход специалистов к принятию решений, лучшую мотивацию их деятельности и ее оценку.

       Наряду  с бюджетами на предстоящий период в процессе бюджетирования составляются отчеты об исполнении бюджетов за истекший период. Отчеты по бюджетам сводят воедино информацию по планированию, учету, контролю и анализу бизнес процессов.

       Отчеты  по бюджетам могут готовиться ежемесячно (наиболее частый случай), поквартально, по полугодиям и раз в год. По некоторым данным отчитываются ежедневно (например по отгрузке), по другим – еженедельно (например по производству и продажам). Для того чтобы определить периодичность отчетов, проводится анализ «затраты/выгоды».

       Таким образом, являясь количественным выражением целей, стратегий и намеченных мероприятий по их реализации, количественным выражением плана, бюджеты предприятия обеспечивают информационную базу анализа включенных в них экономических показателей.

       Бюджетный анализ обеспечивает информационную прозрачность бизнес – процессов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.   Методология и инструментарий бюджетного планирования

       Для обеспечения эффективного внутрифирменного планирования используется ряд инструментов и методов:

1. Бюджеты
2. Нормирование
3. Выделение ЦФО
4. Подходы к разработке бюджетов
5. Сценарный анализ
6. Анализ экономической эффективности
7. Анализ отклонений.

       Рассмотрим  подробно каждый из них.

1. Бюджеты

       Ключом  к пониманию термина "бюджет" является осознание того, что это есть не что иное, как лист бумаги, на котором в табличном формате представлены финансовые данные. Таким образом, бюджет - это гибкая форма аккумуляции информации о планируемых или произведенных финансовых операциях. Поэтому бюджет может быть назван инструментом планирования.

       По  определению Института дипломированных  управляющих бухгалтеров по управленческому  учету (США) бюджет - это "количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и/или расходы, которые должны быть понижены в течении этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения цели".

       Функции бюджета:

       планирование  операций, обеспечивающих достижение целей организации;

координирование различных видов деятельности и  подразделений; согласование интересов  отдельных работников и групп  в целом по организации;

       стимулирование  руководителей всех рангов к достижению целей своих центров ответственности;

       контроль  текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины;

       основа  для оценки выполнения плана центрами ответственности и их руководителей;

       средство  обучения менеджеров.

       Рекомендуется составлять бюджет на три года вперед с разбивкой в первый год по месяцам.

       Детализированные бюджеты чаще всего составляются на ограниченный период, обычно не более чем на год, с подразделением на более короткие периоды: кварталы, месяцы или 13 четырехнедельных периодов.

       Бюджет  может иметь бесконечное количество видов и форм. Его структура зависит от того, что является предметом составления бюджета; размера организации; степени в которой процесс формирования бюджета интегрирован с финансовой структурой организации; квалификации и опыта разработчиков. Бюджет не имеет стандартизированных форм, которые следует соблюдать.

       Теоретически  бюджеты могут быть двух видов:

       Простые - каждому элементу соответствует одна сумма. Привычная форма простого бюджета представлена в табл.1

       Таблица №1

       Сложные - элемент может быть разбит по аналитике, каждому виду аналитики определенного элемента соответствует сумма. 
Привычная форма сложного бюджета представлена в табл.2

       Таблица №2