Особенности делового общения и его связь с эффективной деятельностью предприятия

- Организация начала деловых  совещаний в точно назначенное  время и обесᴨȇчение сжатых графиков работы позволяют работникам подготовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.

- Создание атмосферы непринужденности  и деловитости. Создание плодотворной  рабочей обстановки на освещении  главным образом зависит от  руководителя.

Он должен сразу предотвратить  возможность проявления факторов, мешающих деловому сотрудничеству. К таким  факторам можно отнести неконструктивную, чрезмерную критику друг друга, жалобы, взаимные упреки и т.д. Руководитель должен создать такую атмосферу, чтобы каждый участник чувствовал себя равным на совещании и ощущал не только значимость рассматриваемых  проблем, но и свою значимость в этом процессе. Иногда случается, что непринужденность подавляет деловитость и деловое  совещание превращается в дружескую посиделку. Бывает, что деловитость подавляет непринужденность. Тогда у собравшихся заглушаются творческие прорывы. Если на повестке дня стоит обсуждение неприятной проблемы, то ее следует рассматривать в конце совещания, возможно не полным составом. Сотрудников, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, можно отпустить. Такого рода проблемы должны решаться, по возможности, коротко. Желательно вообще решать такие проблемы в индивидуальном порядке.

- Обесᴨечение эффективности ведения записей - очень важный фактор усᴨеха. Мы должны знать, что хорошо, грамотно организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, замечания, вносить коррективы или конкретные предложения, а также накапливать важную информацию.

- Обесᴨечение активности всех участников совещания. Задачей ведущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их авторитету и положению Часто бывает так, что молодые, менее опытные, сотрудники не решаются выступать после более старших и опытных, особенно если их мнение не совпадает с мнением руководителя, а идеи, высказанные молодыми сᴨециалистами, обычно не обсуждаются, а только принимаются к сведению.

Другим методом повышения  активности на совещании является требование выступления от каждого его участника.

Обсуждение особых мнений. В этом случае руководитель может  столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются  явно ошибочные мнения отдельных  участков совещания. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить  причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым  и останется.

Вторая ситуация возникает, если большую часть особых мнений составляет суждения, высказанные сотрудниками, которые стремятся сузить или  расширить выдвинутое предложение  или поставленную проблему. Такие  мнения требуют обсуждения, так как  имеют ценное зерно и позволяют  достигнуть положительных результатов. Ни в коем случае нельзя на совещании  прибегать к голосованию, потому что деловое совещание превратится  в собрание.

Необходимо соблюдать установившийся порядок организации и проведения собраний, совещаний и переговоров, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.

При подготовке собрания, совещания  или переговоров необходимо:

1. Выбрать и четко сформулировать  повестку дня. В повестке дня  может быть два-три главных  вопроса и три-четыре мелких. Если  главных вопросов мало, то совещание  будет протекать неторопливо  и займет столько же времени,  как и при достаточном их  количестве, а при большом количестве  вопросов обсуждение станет поверхностным.

2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение  составляют производственные совещания,  которые проводятся регулярно  (обычно один раз в неделю) с  постоянным составом участников.

3. Выбрать день и время  проведения мероприятия. При проведении  переговоров день и время заранее  согласовывается со всеми участниками.

4. Оповестить участников  о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно  это сделать за 5—7 дней. О дне  и времени проведения производственного  совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.

5. Установить ожидаемую  длительность мероприятия и предупредить  об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания  собрания или совещания сокращает  его длительность на 10—15 %.

6. Подготовить основной  доклад или сообщение и определить  обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого  вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность  доклада или сообщения вызывает  безразличие у слушателей.

7. Выбрать и подготовить  помещение. Необходимо позаботиться  о том, чтобы помещение было  достаточно удобным и могло  вместить всех участников. Нехватки  стульев быть не должно. При  организации переговоров на столах  перед каждым участником желательно  поставить карточку с указанием  фамилии, имени, отчества и  наименования фирмы, которую он  представляет. На столах также  должны быть бумага и письменные  принадлежности, можно поставить  прохладительные напитка. Хорошим  тоном считается подать при  проведении переговоров чай или  кофе с небольшим количеством  выпечки.

Начинать работу нужно  в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать  неукоснительно всеми сторонами, опоздание  на переговоры рассматривается как  крайнее неуважение к партнерам  и может привести к нежелательным  последствиям.

Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи  должна быть доброжелательной. Недопустимы  личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

4.2 Связь мероприятий  с финансовыми показателями фирмы

 

Существуют различные  системы планирования, уровень планирования также отличается от компании к компании, некоторые предприятия успешно  работают без формальных планов вообще, другие используют самые передовые  системы планирования.

На мой взгляд, приведенные выше темы и вопросы совещаний являются содержательной основой планирования. Существуют различные системы планирования, уровень планирования также отличается от компании к компании, некоторые предприятия успешно работают без формальных планов вообще, другие для этого используют самые передовые системы. Но везде, в явной или неявной форме, инфраструктурные вопросы управления, рассматриваемые на совещаниях, обычно присутствуют и в планах компаний и предприятий.

Одной из таких продвинутых  систем является планирование на  основе сбалансированной системы показателей (ССП), широко применяемой для  управления  предприятиями различных отраслей и форм собственности. Обычно структура  планов ССП состоит из нескольких разделов, объединенных цепью причинно – следственных связей. Например, для коммерческих организаций структура планов ССП включает следующие разделы:

Раздел 1. Финансовые показатели (финансы) - доходы, расходы, прибыль, рентабельность, акционерная  стоимость и т.д.

Раздел 2. Положение компании на рынке (клиенты, рынок), включая отношения  с клиентами, состав и динамика клиентской базы, лояльность клиентов, спрос на продукты и услуги и т.д.

Раздел 3. Показатели внутренних бизнес процессов, отражающие операционную эффективность компании, производительность труда, уровень используемых технологий, качество работ и т.д.

Раздел 4. Показатели человеческого  капитала, кадров, квалификация сотрудников, уровень подготовки, обучение, мотивация, возможности накопления и использования  передового опыта, знаний и т.д.

С целью дальнейшей структуризации тематических вопросов служебных совещаний  следует подчеркнуть их явную связь с разделами сбалансированной системы показателей. При этом, для каждого вопроса совещаний находится подходящий раздел плана ССП. И наоборот, позициям плана компании, как правило, соответствуют те или иные вопросы совещаний.

Такая привязка основных тематик  служебных совещаний к планам на основе ССП позволяет укрупнить  и систематизировать рассматриваемые  на совещаниях вопросы, более тесно  связать систему планирования работ  с системой управления совещаниями, нагляднее представлять позиции  отдельных вопросов совещаний в  общем спектре планов работ компании, тем самым получить большую отдачу и от планирования и от совещаний.

Внимательное отслеживание повестки дня позволяет, после накопления определенной статистики, в оперативном  режиме, перемещать повторяющиеся вопросы  из совещаний в плановую систему. То же можно сказать и про пополнение повестки дня позициями из планов компании. Такое двухстороннее взаимодействие обеспечивает взаимное усиление плановой и совещательной составляющих управления компанией

 

Заключение

Общение является сложным  и емким феноменом, толкование его  как понятия зависит от исходных теоретических и критериальных оснований. Общение в самом общем виде выступает как многогранный процесс взаимодействия и взаимовлияния людей друг на друга. Это человеческое взаимодействие многообразно как по содержанию, так и по форме проявления. Оно может варьировать партнеров до самых свернутых и фрагментарных контактов.

Социальный смысл общения  состоит в том, что оно выступает  средством передачи форм культуры и  общественного опыта. Социальные функции  общения в современном обществе связаны с потребностями отдельных  его групп и общества в целом  в организации эффективного функционирования и взаимодействия.

Специфика общения заключается  в том, что в его процессе субъективный мир одного человека раскрывается для  другого. В общении человек самоопределяется и самопредъявляется, обнаруживая свои индивидуальные особенности. По форме осуществляемых коммуникативных действий можно судить о коммуникативных умениях и чертах характера человека, по специфике организации и содержанию сообщения - о культуре и грамотности.

Деловое общение - это сложный, многоплановый процесс установления и развития профессиональных и деловых  контактов между людьми, осуществляемый знаковыми средствами взаимодействия субъектов профессионального труда, порождается потребностями в  совместной деятельности и включает в себя обмен информацией, выработку  единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание друг друга, оказание влияния на партнера по взаимодействию в целях внесения изменений в  его психологическое состояние, структуру психики и поведения.

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.

 

Список литературы:

1. Аминов И.И. Психология делового общения: учебное пособие /И.И. Аминов. - М.: Омега-Л, 2009. - 304 с.
2. Устав предприятия ООО «ПКБ «СпецПроект»
3. Финансовая отчетность предприятия ООО «ПКБ «СпецПроект»