Деловая беседа

Деловая беседа  

 

Выполнила студентка группы 226 М-С О/З

Шестакова А.С

Деловая беседа-это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.  

Цели и задачи деловой беседы 
К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести:  

 

Во-первых:

• стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого;
• вызвать желание у другого человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами;
• создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы.

 

 

   

 

Во-вторых:

• необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

 

 преимущества по сравнению с другими видами речевой коммуникации:

 

• быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей;
• повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;  
  

 

• возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон. Беседа не монолог, а диалог,поэтому необходимо формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.

Принципы, на основе которых нужно строить деловую  беседу:

 

• сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности.
• действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений;

 

• рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме.
• простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

Существует  множество литературы  как правильно  вести деловую беседу

Виды деловых  бесед:

 

• собеседование при приеме на работу;
• собеседование при увольнении с работы;
• проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при  приеме на работу

 

• что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;
• почему он ищет работу;
• каковы его сильные и слабые стороны;

 

• каковы его взгляды на аффективное руководство (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
• Какие достижения он счистает наиболее весомыми;
• на какую зарплату он рассчитывает.  
  

В свою очередь  от соискателя также ожидают вопросов. Более того, по ним судят о таких  его личностных качествах, как:

 

• Самообладание;
• Целеустремленность;
• Коммуникативный стиль и др.

Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:

 

• Является ли рабочее место новым или вакантным?
• Почему возникла необходимость кадрового обновления?
• Причины увольнения или перехода на другую работу предшественника?
• Кто принимает решение о назначении на должность?
• Как примерно будет выглядеть рабочий день?
• В чем конкретно будут заключаться обязанности?
• Как и кем будет оцениваться работа?
• Возможности для обучения, роста, продвижения?
• Дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?  
  

Беседа при  увольнении с работы

 

Имеет две разновидности:

1. Ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника;
2. Ситуация, когда работника приходится увольнять или сокращать.

Ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника  

 

Необходимо выявить  истинную причину увольнения, его  мотивы:

• Неудовлетворенность производственным процессом;
• Невнимание;
• Обида и т.п.

Для этого полезно  задавать вопросы, связанные с:

• содержанием, объемом, условиями выполнения работником производственных заданий;
• выяснением его оценки таких заданий и условий их выполнения.

 

 

 

Беседа с работником, которого приходится увольнять

 

Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней  участие.

Эта процедура  опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения:

 

• прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками;
• не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа;
• он не должен продолжаться более 20 мин (т.к. работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель).  
  

Проблемные и  дисциплинарные беседы

 

Вызваны возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки его работы и фактами нарушения  дисциплины.  

 процесс подготовки проблемной беседы

 

Руководитель  должен заранее ответить на вопросы  о смысле, цели, результатах, средствах  и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный  принял позицию руководства.

Для этого следует:  

 

1.    получить необходимые сведения о сотруднике и его работе;

2.    построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации:

• сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника;
• сообщение критического характера;
• сообщение похвально-поучительного характера;

3.    быть конкретным и избегать неясностей (оборотов типа "Вы сделали не то, что нужно", "Вы не выполнили задания" и т.п.);

4.    критиковать выполнение задания, а не личность.  
 
 

При проведении проблемной беседы важно выяснить:

 

• Не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания?
• Не вызваны ли нарушения личными затруднениями?
• Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения?
• Может быть, работнику нужна 6ольшая самостоятельность?
• Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства?

 

Структурная организация  беседы

 

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

 

• подготовительный этап;
• начало беседы;
• обсуждение проблемы;
• принятие решения;
• завершение беседы.

  

выбор места проведения беседы (рекомендации)

 

• В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас.
• В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию.

 

• Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу "на нейтральной территории", где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.  
  

Подготовка к  предстоящей беседе

 

Необходимо избежать двух крайностей:

1. излишней уверенности в своем умении без подготовки провести эффективный разговор;
2. стремления продумать все этапы будущей встречи, вплоть до использования пауз и жестов.

Начало беседы

 

Задачи, которые  решаются в начале беседы, связаны  прежде всего с:

• установлением контакта с собеседником;
• созданием атмосферы взаимопонимания;
• пробуждением интереса к разговору.

Перечислим ряд  методов, использование которых  эффективно в начале беседы:

 

• метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;
• метод "зацепки": использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
• метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

Откровенной, конструктивно-критической  атмосфере деловой беседы противоречат:

 

• бестактное обрывание на полуслове;
• неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;
• навязывание мнения ведущего беседу;
• игнорирование: или высмеивание аргументов собеседника;
• грубая реакция на высказывание; партнерами противоположных точек зрения;
• подтасовка фактов;
• необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
• давление на собеседника голосом, манерами.