Работа с входящими документами

Министерство образования  и науки РФ        

 

ГОУ ВПО «Сочинский государственный  университет туризма и курортного дела»

 

Филиал ГОУ ВПО  «Сочинский государственный университет туризма  и курортного дела» в г. Нижний Новгород Нижегородской области

 

Факультет менеджмента

 

Кафедра общественных наук

 

Дисциплина «Документирование управленческой деятельности»

 

 

Курсовой проект

 

Работа с входящими  документами

 

 

 

 

 

 

	Выполнила студентка I курса очной формы обучения                                                             Группа БМ-13-10 Комендантова Алена Вячеславовна
	Защищен Преподаватель Андрианова Юлия Николаевна                                   Оценка ______________________________   Дата «____»__________  2011г. Подпись преподавателя_________________
	Дата поступления работы «27» мая 2011г.

 

 

 

 

Нижний Новгород

2011

Оглавление

Исходные данные3

Введение4

1. Организация работы с документами6
2. Регистрация и контроль исполнения документов 9
3. Обработка входящих документов15

Заключение 20

Список источников и литературы21

Приложение22

Расчетно-проектная работа

Регистрация входящих документов в ООО Торговый Дом «Аленка»25

Приложение29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исходные данные

1. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. – М.: Книга сервис, - 2009. – 160 с. : данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. Практические рекомендации, содержащиеся в книге, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.
2. Счет-фактура № 000022 от 03 февраля 2009 г.
3. Счет-фактура 1-000296 от 10 марта 2009 г.
4. Товарная накладная № 3290 от 19 мая 2008 г.
5. Товарная накладная № 000022 от 03 февраля 2009 г.
6. Товарно-транспортная накладная № 3290 от 19 мая 2008 г.
7. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98);
8. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Любой вид деятельности человека порождает документы. В торговле договоры,  прейскуранты, счета-фактуры. В сервисном обслуживании – рекламные материалы, на транспорте – билеты, расписание движения поездов и автобусов, теплоходов и самолетов. В образовании – учебные планы, государственные  образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные   книжки. Документом является и денежный знак.

       Документы имеют различный  «цикл жизни». Вначале идет интенсивная

работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы  приобретают соответствующую  юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов может снова попасть  в работу уже как историческое или культурное наследие.

     Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений  в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Документы — одно из основных средств  общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объем документов, обращающихся в организации - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Умение общаться посредством деловых  бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Документооборот - это движение и учет документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу  их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Цель моей работы: изучение теории и практических основ работы с входящими документами.

Задачи работы:

• изучить нормативно-правовое регулирование делопроизводства;
• выявить общие правила работы с входящими документами;
• проанализировать организацию работы с входящими документами в ООО Торговый Дом «Аленка».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение  оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).¹

Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий работы с документами. Формирование системы делопроизводства происходит под влиянием различных факторов. Наиболее значимыми из них являются установившиеся традиции работы с документами, (носителями которых являются, как правило, профессиональные работники со стажем) и рекомендации нормативно-методических документов государственных органов управления.

Система делопроизводства устанавливается  и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах проведения работ и т. п.

На  предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В крупных  организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДО), общий отдел, канцелярия и т. п. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подразделение, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации.

В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:

входящие документы, поступившие в ОДО из внешних организаций;

исходящие документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений для отправки во внешние организации;

внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

Работа с документами предприятия  может быть представлена в виде технологической цепочки операций (см. Приложение 1).

Регистрация может проводиться  для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со  стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).²

Основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками  предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между сотрудниками в части работы с документами закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

В организации работы с документами  и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• порядок регистрации документов;
• правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

2. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности  документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько  форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная  система предполагает регистрацию  документов в местах их создания или  исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики  предприятия может применяться  смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется  централизованная система регистрации.

Необходимо придерживаться простого правила — документ регистрируется в организации только один раз, то есть не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. Исключения составляют организации с большим документооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях.

При регистрации  документы делятся на несколько  групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• контракты коммерческие;
• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации  каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).³

Входящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: