Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Декабря 2013 в 16:46, курсовая работа
Офисные автоматизированные технологии используются не только менеджерами ,но и управленцами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
1. Введение……………………………………………………………..3
2. Этапы развития информационных технологий……………………5
3. Автоматизация офиса как информационная система.…………….8
4. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса..….14
3.1. Интегрированные пакеты для офисов………………………...16
5. Особенности автоматизации на примере филиала Пенсионного Фонда в г. Волжск РМЭ………………………………………………19
6.Заключение…………………………………………………………..21
7.Список использованных источников……………………………...22
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
(ДГТУ)
Факультет Социально-Гуманитарный
Кафедра Документоведение и языковая коммуникация
по дисциплине «Системы электронного документооборота»
по специальности 034700 Документоведение и архивоведение
Тема курсовой работы:
«Перспективы автоматизации офисной деятельности»
Выполнила студентка группы ГД-31
Селютина Елена Сергеевна
Руководитель : доцент кафедры Дудкина И.М.
_________________________
г. Ростов-на-Дону
2013 г.
Содержание:
1. Введение…………………………………………………………
2. Этапы развития информационных технологий……………………5
3. Автоматизация офиса как информационная система.…………….8
4. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса..….14
3.1. Интегрированные пакеты для офисов………………………...16
5. Особенности автоматизации на примере филиала Пенсионного Фонда в г. Волжск РМЭ………………………………………………19
6.Заключение………………………………………………
7.Список использованных источников……………………………...22
Введение
Исторически автоматизация офиса началась на производстве ,после чего, распространилась на офис, имея вначале цель-упрощение рутинной работы секретарей. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, увидевших в ней возможность повысить производительность своего труда. За последние лет так 25, автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою ,определенную ,лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.
Спектр решений, которые предлагаются для автоматизации офисной деятельности , включает в себя : офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям , сам офис и организация труда сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
При создании новой компании абсолютно любого масштаба , перед её организаторами уже возникает проблема выборa средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, которые представлены на рынке. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему ,-коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а всего лишь дополнить её. Совместное использование этих систем позволяет обеспечивать рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Помимо этого автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Офисные автоматизированные технологии используются не только менеджерами ,но и управленцами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
Таким образом, цель автоматизации
офиса - повышение эффективности
управления предприятием и обеспечение
согласованности и
2.Этапы развития информационных технологий
Существует несколько
точек зрения на развитие информационных
технологий с использованием компьютеров,
которые определяются различными признаками
деления.
Общим для всех изложенных ниже подходов
является то, что с появлением персонального
компьютера начался новый этап развития
информационной технологии. Основной
целью становится удовлетворение персональных
информационных потребностей человека
как в профессиональной сфере, так и в
бытовой.
По признаку
- вид задач и процессов обработки информации -
выделяются два этапа:
1-й этап (60 - 70-е гг.) - обработка
данных в вычислительных центрах в режиме
коллективного пользования. Основным
направлением развития информационной
технологии являлась автоматизация операционных
рутинных действий человека.
2-й этап (с 80-х гг.) - создание информационных
технологий, направленных на решение стратегических
задач.
По признаку
- проблемы, стоящие на пути информатизации
общества - выделяются четыре этапа:
1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется
проблемой обработки больших объемов
данных в условиях ограниченных возможностей
аппаратных средств.
2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с
распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема
этого этапа - отставание программного
обеспечения от уровня развития аппаратных
средств.
3-й этап (с начала 80-х гг.) - компьютер становится
инструментом непрофессионального пользователя,
а информационные системы - средством
поддержки принятия его решений. Проблемы
- максимальное удовлетворение потребностей
пользователя и создание соответствующего
интерфейса работы в компьютерной среде.
4-й этап (с начала 90-х гг.) создание современной
технологии межорганизационных связей
и информационных систем. Проблемы того
этапа весьма многочисленны. Наиболее
существенными из них являются:
-выработка соглашений и установление стандартов, протоколов компьютерной связи;
-организация доступа к стратегической информации;
-организация защиты и безопасности информации.
По
признаку - преимущество, которое приносит
компьютерная технология выделяются
три этапа:
1-й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется
довольно эффективной обработкой информации
при выполнении рутинных операций с ориентацией
на централизованное коллективное использование
ресурсов вычислительных центров. Основным
критерием оценки эффективности создаваемых
информационных систем была разница между
затраченными на разработку и сэкономленными
в результате внедрения средствами.
2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением
персональных компьютеров. Изменился
подход к созданию информационных систем
- ориентация смещается в сторону индивидуального
пользователя для поддержки принимаемых
им решений.
3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием
анализа стратегических преимуществ в
бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной
технологии распределенной обработки
информации. Информационные системы имеют
своей целью не просто увеличение эффективности
обработки данных и помощь управленцу.
Соответствующие информационные технологии
должны помочь организации выстоять в
конкурентной борьбе и получить преимущество.
По признаку
- виды инструментария технологии -
выделяются пять этапов:
1-й этап (до второй половины XIX
в.) - "ручная" информационная технология,
инструментарий которой
2-й этап (с конца XIX в.) - "механическая"
технология, инструментарий которой составляли:
пишущая машинка, телефон, оснащенная
более совершенными средствами доставки
почты.
3-й этап (40 - 60-е гг. XX в.) - "электрическая"
технология, инструментарий которой составляли:
большие ЭВМ и соответствующее программное
обеспечение, электрические пишущие машинки,
ксероксы, портативные диктофоны.
4-й этап (с начала 70-х гг.) - "электронная"
технология, основным инструментарием
которой становятся большие ЭВМ и создаваемые
на их базе автоматизированные системы
управления (АСУ) и информационно-поисковые
системы (ИПС), оснащенные широким спектром
базовых и специализированных программных
комплексов.
5-й этап (с середины 80-х гг.) - "компьютерная"
("новая") технология, основным инструментарием
которой является персональный компьютер
с широким спектром стандартных программных
продуктов разного назначения. На этом
этапе происходит процесс персонализации
АСУ, который проявляется в создании систем
поддержки принятия решений определенными
специалистами. Подобные системы имеют
встроенные элементы анализа и интеллекта
для разных уровней управления, реализуются
на персональном компьютере и используют
телекоммуникации.
В связи с переходом на микропроцессорную
базу существенным изменениям подвергаются
и технические средства бытового, культурного
и прочего назначений. Начинают широко
использоваться в различных областях
глобальные и локальные компьютерные
сети.
3.Автоматизация офиса как информационная система
Автоматизация офиса представляет
собой комплексную
Автоматизация офиса, как информационная система, состоит из совокупности следующих обеспечивающих подсистем:
1) Техническое обеспечение офиса
Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, которые предназначены для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
В техническое обеспечение офиса входят один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, это зависит от рода деятельности офиса); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы, картриджи и многое другое.
Компьютер (с англ. computer - «вычислитель») - машина для проведения вычислений. При помощи вычислений компьютер способен обрабатывать информацию по заранее определённому алгоритму. Кроме того,они способны сохранять информацию и осуществлять поиск информации, выводить информацию на различные виды устройств выдачи информации. В настоящее время полагают, что основная функция компьютеров - обработка информации и управление.
Факс - это аппарат, способный читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
Компьютерный принтер (англ. printer - печатник) - устройство печати цифровой информации на материальный , твёрдый носитель, обычно на бумагу. Процесс печати называется вывод на печать, а получившийся документ распечатка или твёрдая копия. Бывают матричные, лазерные, струйные, сублимационные принтеры. А по цвету печати - полноцветные и монохромные.
Сканер – это устройство, предназначенное для ввода в компьютер текстовых или графических данных, которые представлены в печатном виде.
Модем - устройство, применяющееся в системах связи. Частным случаем модема является широко применяемое периферийное устройство для компьютера, которое позволяет ему связываться с другим компьютером, оборудованным модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный модем).
2,3) Математическое и программное обеспечение офиса
Математическое и программное обеспечение – это совокупность математических методов, алгоритмов, моделей и программ, их реализующих, для решения задач информационной системы, а также для нормального функционирования комплекса технических средств.
Математическое обеспечение - средство моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов развито слабо. Можно выделить, такую его составляющую, применяющуюся в офисе, как калькулятор - компьютерная программа, эмулирующая функции калькулятора (электронного вычислительного устройства, выполняющее операции над числами или алгебраическими формулами).
В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация:
- программа анализа и составления расписаний;
- программа презентации;
- графический редактор;
- сетевое программное обеспечение;
- программы перевода.
Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В этот пакет входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основой для ИП является : текстовый редактор, электронная таблица, система управления базой данных (СУБД) , средства телекоммуникаций, графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в различном из офисов.
4) Информационное обеспечение офиса
Информационное обеспечение - это совокупность общей системы классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также способы построения баз данных.
Требования к информационному обеспечению:
-удовлетворение информационных потребностей органов управления;
-правильный отбор первичных сведений и источников информации;
-правильная систематизация и классификация информации;
-непрерывность процесса сбора и переработки информации;
-отсутствие дублированной информации;
-проверка корректности (непротиворечивости);
-многократное использование информации;
- приведение к общему формату;
-фильтрация и актуализация информации;
-уменьшение количества документов.
Действия с информацией в процессе информационного обеспечения:
- ввод и передача данных (глобальные компьютерные сети, локальные сети, бумажные);
- хранение информации (целостность,
предметная ориентация данных, историчность,
многоуровневое хранение), то есть
организация информационных
Информация о работе Перспективы автоматизации офисной деятельности