Перспективы автоматизации офисной деятельности

- обработка и анализ  информации (создание простых и  сложных запросов) - прогнозирование  и моделирование бизнес-процессов  и поддержка принятия решений;

- представление информации - формирование документов и отчетов, представляющиеся органам управления. В современном мире есть различное множество программных продуктов, обеспечивающих информационные технологии автоматизации офиса. К ним относятся:

Текстовые процессоры - предназначены для создания и обработки текстовых документов. Подготовленные текстовые документы могут быть распечатаны, а также переданы по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении делопроизводителя оказывается эффективный вид письменной коммуникации.

Табличные процессоры - позволяют выполнить многочисленные операции над данными, которые представлены в табличной форме. Пользователь имеет возможность вводить табличные данные, обрабатывать их, проводить необходимые вычисления и т.д.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется несколько раз посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Её использование облегчает принятие решений, к тому же ,оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены  для тех же целей, что и аудиоконференций , но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

5) Организационное обеспечение

Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационных систем. Например, в него входит электронный календарь. Он в свою очередь , предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Специалист службы ДОУ, секретарь, или иное ответственное лицо ,устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

6) Правовое обеспечение

Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят: законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

 

Например, в базовом Федеральном  законе от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" определена необходимость лицензирования деятельности, связанной с формированием  и использованием информационных ресурсов с ограниченным доступом, а также  необходимость сертификации информационных систем, предназначенных для работы с информационными ресурсами  ограниченного доступа.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем  виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителями  этих задач. Автоматизация офиса  относится к полностью структурированным  задачам (имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Программное обеспечение для автоматизации работы офиса

В настоящее время уже  сложно представить  современный  офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий  позволяет значительно  повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.  

 Долгое  время автоматизация учреждений в осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем,  стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

 В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению новых методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, и позволяют автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать , отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

 Краткий перечень программных средств, участвующих в автоматизации  работы офиса:

    Операционные системы

    -Microsoft Windows XP Professional;

    -MS Windows 2000 Professional;

    -Microsoft Windows NT Workstation 4.0;

    -Microsoft Windows  7

    -Sun Solaris 9 и др.

    Серверное программное обеспечение

    -Microsoft Windows 2000 Server;

    -Microsoft Windows NT Server 4.0;

    -Windows Server 2003 Enterprise Edition;

    -NetWare 6;

    -Sun Solaris 9;

    -SCO OpenServer 5 и др.

    Прикладное  программное обеспечение по категориям

    - Антивирусы;

    - Безопасность;

    - Графические/Издательские пакеты;

    - Интернет;

    - Мультимедиа;

    - Научное программное обеспечение;

    - Обучающие программы;

    - Отправка и прием факсов;

    - Офисное программное обеспечение;

    - Резервное копирование;

    - САПР;

    - Сетевое программное обеспечение;

    - Средства авторизации;

    - Средства разработки;

    - СУБД;

    - Утилиты;

    - Электронная почта. 

Таким образом, вышеперечисленное  показывает ,что информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией

 

   4.1. Интегрированные пакеты для офисов

    Самым распространенным офисным пакетом в мире является Microsoft Office. Пакет Microsoft Office Standard Edition  включает программы: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.

    Microsoft Word  - это многофункциональная система обработки текстов,которая обладает полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов любой степени сложности. Эта система значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать разного рода стили. Как правило, в организациях создается множество дублирующих документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. В свою очередь, он позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, а это позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

    Таким образом,  с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, который содержит стандaртные элементы.

      Microsoft Outlook –это мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией ,а также создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.Множество людей мира оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

    Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации.

Всего каких-то 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, которые содержат перемещаемые таблицы или ,например, обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

    Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п. Часто Excel называют рабочей книгой. Книга эта состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая или текстовая информация. Она служит хорошим  организационным средством. Например, в ней можно собрать все  документы , относящиеся к определенному проекту, или все документы, ведущиеся исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, при помощи которых можно за короткое время оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления  данных в виде разнообразных  графиков, диаграмм и карт.

 

5. Практическая часть: особенности автоматизации филиала Пенсионного Фонда в г. Волжск РМЭ

В рассматриваемом мной филиале  используется Программа «1С: Электронный  документооборот».

Программа «1С: Электронный  документооборот» предназначается  для автоматизации процесса организации  потоков документов, их обработки  и хранения. Программа позволяет:

1) разрабатывать шаблоны  документов и устанавливать правила  их заполнения пользователями;

2) формализовать жизненный  цикл документов;

3) устанавливать маршрутные  схемы прохождения документов;

4) контролировать работу  исполнителей и выполнение ими  временных графиков;

5) обеспечивать конфиденциальное  хранение и обработку документов  на рабочем месте;

6) автоматизировать большую  часть рутинных операций при  составлении документов;

7) отправлять и принимать  документы;

8) вести хранилище документов  и обрабатывать их.

Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет  формировать простые и сложные  запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство  операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.

Программой «1C: Электронная  почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с  документами в базу данных филиала.

Справочник организации  позволяет вести иерархическую  структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и  др.

Внешний отладчик позволяет  моделировать прохождение документа  по маршруту.Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, от которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.