Раработка и создание базы данных « Библиотечный каталог» в программе MS Excel

Подсистема поддержки  времени выполнения

Эта исполняемая программа, представляемая в некоторых системах в машинных кодах, но более часто в исполняемом внутреннем машинно-независимом коде. В этом случае реальное выполнение каждого оператора производится с привлечением подсистемы поддержки времени выполнения, представляющей собой, по сути дела, интерпретатор этого внутреннего языка.

Утилиты

Наконец, в отдельные утилиты БД библиотечного каталога в СУБД выделяют такие процедуры, которые слишком нерационально выполнять с использованием языка БД, например, загрузка и выгрузка БД, сбор статистики, глобальная проверка целостности БД библиотечного каталога и т.д. Утилиты программируются с использованием интерфейса ядра СУБД, а иногда даже с проникновением внутрь ядра.  
2. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении  предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных – это особый тип  рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой  последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец. 
Как создать базу данных

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД библиотечного каталога, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной  электронной таблице, но с выполнением таких правил:

•  Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.
•  Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.
•  Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.
•  Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка  базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись.

При этом необходимо отформатировать  каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Так в приведенном примере в столбцы «Ср.балл» и «Стипендия» введены формулы:

Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей  и формулами ) и выбрать команду Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними. Текстовые окна у вычисляемых полей отсутствуют.

Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу <Tab> .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:

•  Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!
•  Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши <Shift+Tab> для возврата в нужное поле.
•  Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.
•  Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу < ¬– > или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.
•  При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата
•  При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится).
•  После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.
• После завершения ввода записей следует нажать клавишу <Esc > или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.
• Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

Обработка данных в базе данных.

Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД библиотечного каталога называется сортировкой.   

Для сортировки элементов  в БД необходимо выполнить такие действия:

•  Щелкнуть на любой ячейке БД.
•  Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона.
•  Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки ( поле, по которому должна быть выполнена сортировка ).
•  Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение , щелкнув по переключателю справа .
•  Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем – восходящий или нисходящий порядок.
•  При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» .
•  Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )».
•  Щелкнуть на ОК или нажать Enter.

Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка – Отменить Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД библиотечного каталога в прежнем порядке.

Для сортировки записей  в БД по одному полю проще пользоваться инструментом Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию на панели инструментов. Для этого нужно установить курсор в клетке с именем поля и щелкнуть на соответствующем инструменте. При этом необходимо помнить, что сортируется вся БД и по всем элементам выбранного поля , в том числе и по итоговым строкам.

Форма данных является удобным  средством поиска записей в БД библиотечного каталога, пока критерии поиска просты. Однако гораздо более удобным инструментом этого назначения являются фильтры . Фильтр обрабатывает весь список в электронной таблице и отображает на экране только те данные, которые требуется. Преимущество этого подхода заключается в том, что с такой выборкой можно работать автономно как с новой таблицей, не загружая экран избыточной информацией.

Для активизации нужного  фильтра следует выполнить такие действия:

•  Щелкнуть где-либо в БД библиотечного каталога.
•  Выбрать Данные – Фильтр – Автофильтр , в результате чего Excel добавит раскрывающийся список к каждой ячейке с именем поля в строке заголовков.
•  Щелкнуть на кнопке списка поля, по значению которого нужно выполнить отбор записей , и выбрать один из предложенных вариантов фильтра, щелкнув по нему.

После этого Excel покажет только записи , содержащие в этом поле выбранное значение (все остальные будут временно скрыты). Отфильтрованные записи можно скопировать на другой лист рабочей книги или выдать на печать. Для этого нужно просто:

•  отметить клетки;
•  выбрать команду Копировать из меню Правка (или нажать <Ctrl+C>);
•  переместить табличный курсор в первую ячейку таблицы на новом листе, щелкнув по ярлычку «Лист2» в нижней части экрана;
• нажать Enter.

Для вывода на печать отфильтрованных  записей достаточно после их выделения  щелкнуть на кнопке Печать на инструментальной панели или выбрать команду Печать в меню Файл .

После копирования отфильтрованных записей можно восстановить отображение всех записей БД, щелкнув на кнопке списка, по которому выполнялась фильтрация (кнопка выделена голубым цветом ), и выбрав в раскрывшемся списке пункт «(Все )».

При необходимости сузить круг поиска можно продолжить фильтрацию , выбрав значение из раскрывающегося списка другого поля. Excel предоставляет возможность просмотреть только первые 10 записей с помощью опции Первые 10 команды Автофильтр. Эту опцию целесообразно использовать при работе с числовыми полями для вывода на экран только десяти записей ( например, с наибольшими или наименьшими значениями в данном поле). Более того, с помощью этой опции можно вывести на экран любое количество записей, указанное пользователем в диалоговом окне «Наложение условия по списку», которое появляется в ответ на выбор указанной опции.

Дополнительно к фильтрации БД библиотечного каталога по записям, содержащим определенное значение в поле, можно создавать собственные автофильтры, позволяющие фильтровать БД по записям с более общим критерием, таким как , например, фамилии, начинающиеся с буквы «А», или значения средних баллов в пределах от 4 до 5. Для создания собственного фильтра нужно:

•  щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в названии поля ;
•  выбрать опцию Условие ;
•  в появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр выбрать необходимый оператор сравнения в первой строке или в обеих строках, если условие составное , т.е. представляет собой результат логических операций типа «и» и «или»; в текстовые окна справа ввести значения (текст или число ), относительно которых должно проводиться сравнение значений в записях БД.

Одним из наиболее мощных средств Excel по работе с БД библиотечного каталога являются сводные таблицы , которые полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в БД, на рабочих листах, во внешних файлах. Сводные таблицы позволяют выводить информацию с различной степенью детализации. Для создания сводных таблиц в Excel имеется специальный инструмент Мастер сводных таблиц , в зависимости от версии позволяющий выполнять работу в 3 или в 4 шага.

Для такой БД можно  составить сводную таблицу стипендий  или среднего балла по каждому предмету и по всем экзаменам для каждой группы отдельно. Последовательность действий при создании сводной таблицы должна быть следующей:

•  Выполнить команды Данные ––Сводная таблица .
•  В первом диалоговом окне « Мастер сводных таблиц – шаг 1 из 4 » установить переключатель в положение, определяющее, где находятся данные для сводной таблицы: в нашем случае следует щелкнуть на первом положении переключателя « В списке или базе данных Microsoft Excel ».
•  Нажать кнопку Далее, в результате чего появится второе диалоговое окно «Мастер сводных таблиц- шаг 2 из 4».
•  В поле «Диапазон» указать, в каком диапазоне находятся исходные данные для сводной таблицы и нажать кнопку Далее.
•  В третьем диалоговом окне «Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 4» необходимо указать структуру сводной таблицы, т.е. определить, данные какого поля должны использоваться в качестве заголовков строк и каких – в качестве заголовков столбцов, для чего перетащить их названия , представленные в окне в виде кнопок, в соответствующие области «Строка» ( в нашем случае –«Группа» ) и «Столбец» (в нашем случае – ничего ).
•  В этом же диалоговом окне в область «Данные» перетащить название поля (или полей ), данные которого подлежат обработке ( в нашем случае – «Стипендия» или «Средний балл» или названия всех предметов для определения среднего балла по каждому экзамену).
•  Задать правило, по которому должна осуществляться обработка, щелкнув дважды по кнопке, перемещенной в область «Данные» , и выбрав в появившемся диалоговом окне «Вычисление поля сводной таблицы» нужную операцию ( для примера о стипендии – «Сумма», в других примерах – «Среднее» ), в результате чего в поле «Имя» появятся названия операции и поля, по которому она будет выполняться.
•  В диалоговом окне « Мастер сводных таблиц – шаг 4 из 4 » нужно задать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы: