Раработка и создание базы данных « Библиотечный каталог» в программе MS Excel

§ в поле окна «Поместить таблицу в» указать адрес левой верхней ячейки таблицы на текущем листе или оставить поле пустым , чтобы таблица разместилась в начале нового рабочего листа;

§ указать название сводной таблицы в поле «Название таблицы»;

§ установить флажки «Общие итоги по столбцам» и «Общие итоги по строкам», если нужно ;

§ для создания дополнительной копии данных установить флажок «Сохранить данные с макетом таблицы»;

§ установить флажок «Автоматически форматировать таблицу» для использования средств автоформата Excel.

•  Для вывода сводной таблицы на экран после этого щелкнуть на кнопке Готово.

Для детализации данных сводной таблицы необходимо дважды щелкнуть на названии поля и в открывшемся диалоговом окне «Показать детали» указать , по какому полю необходимо выполнить детализацию.

Следующая сводная таблица  дает возможность проанализировать результаты экзаменов по каждому предмету и сравнить успехи групп , детализация здесь не выполнялась, но при необходимости это может быть сделано.

В Excel 2000 Мастер сводных таблиц предлагает выполнение тех же действий по созданию сводных таблиц , но только с помощью трех диалоговых окон. Создание структуры и задание параметров сводной таблицы выполняется после нажатия кнопок Макет и Параметры в диалоговом окне «Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 3».

Excel предоставляет возможность подвести промежуточные и окончательные итоги по полям БД, вставив необходимые строки для подсчитанных сумм . Кроме того, Excel может отображать БД в режиме структуры, что позволяет выводить на экран только промежуточные итоги.

Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий:

•  Выбрать Данные –- Итоги, в результате чего БД будет автоматически выделена и на экране появится диалоговое окно « Промежуточные итоги ».
•  В строке «При каждом изменении в » указать поле, при изменении значения которого следует подводить промежуточный итог, для чего щелкнуть на стрелке справа и выбрать нужное название поля ( например, «Группа» для нашей БД).
•  В строке «Операция» , щелкнув на стрелке справа , выбрать в появившемся перечне возможных операций необходимую ( например, «Среднее» ).
• Для выполнения той же операции с данными в других полях необходимо отметить их названия, щелкнув в списке строки «Добавить итоги по»(например, названия всех предметов и поля Ср.балл ).
•  Убедиться, что параметр «Заменить текущие итоги» установлен и щелкнуть на кнопке ОК.

Элементы управления являются средством управления даннях. Они включают флажки, переключатели,счетчики, раскрывающие списки. При использовании элементов управления применяется принцип взаимодействия элементов и формул. Элемент привязывется к ячейке, а затем создается формула использующая адрес связи для поиска информации, отображение нужной информации или проведения вычисления. Имея большое количество записей возникает необходимость просматривать информацию о каком то товаре или клиенте или о поставщике, для этого используются функции EXCEL из категории ссылки и массивы под названием ИНДЕКС.

Добавив элемент  управления на лист и связав его с ячейкой, можно возвращать числовое значение текущего положения элемента управления. Это значение можно использовать вместе с функцией INDEX для выбора различных элементов списка. В приведенных примерах демонстрируется использование полей с раскрывающимся списком, счетчиков. Список, связь с ячейкой и функция INDEX в этих примерах одинаковые.

Для использования  элементов управления форм в Microsoft Office Excel необходимо включить вкладку Разработчик. Для этого выполните указанные  ниже действия.

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт Параметры Excel.

Откройте вкладку  Основные, установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте  и нажмите кнопку ОК.

 

 

Заключение.

Исторически сложившееся  развитие вычислительных систем обусловило необходимость хранения в электронном (машиночитаемом) виде все большего количества информации. Одновременно с совершенствованием и дальнейшим развитием вычислительных систем росли объемы информации, подлежащей обработке и хранению. Сложности, возникшие при решении на практике задач структурированного хранения и эффективной обработки возрастающих объемов информации, стимулировали исследования в соответствующих областях. Задачи хранения и обработки данных были формализованы. Была создана теоретическая база для решения задач такого класса, результатом реализации на практике которой стали системы, предназначенные для организации обработки, хранения и предоставления доступа к информации. Позже такие системы стали называть системами баз данных.

Одновременно с развитием систем баз данных, происходило интенсивное развитие средств вычислительной техники, используемой для работы с большими объемами информации. Вычислительная мощность и, особенно, объемы запоминающих устройств первых вычислительных систем были недостаточны для хранения и обработки информации в объемах, необходимых на практике.

По мере развития систем баз данных, менялись принципы организации данных в них: первоначально данные представлялись на основе иерархической, а в последствии сетевой модели. В конце 1970-х – начале 1980-х годов начали появляться первые реляционные продукты. В настоящее время системы баз данных на основе реляционной модели занимают лидирующее положение, несмотря на заявления многих исследователей о скором переходе к объектно-ориентированным системам. В настоящее время объектно-ориентированные системы, тем не менее, развиваются, хотя темпы их развития и сдерживаются медленным принятием соответствующих стандартов. Кроме того, многие коммерческие реляционные системы приобретают объектно-ориентированные черты. На основании этого, можно предположить, что в будущем объектно-ориентированные системы будут постепенно вытеснять реляционные.

В настоящее время  ведутся исследования в следующих  направлениях:

1. дедуктивные системы;

2. экспертные системы;

3. расширяемые системы;

4. объектно-ориентированные системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

1. Excel 2003. Эффективный самоучитель. Изд. 2-е, Серогодский В.В., СПб.: Наука и Техника, 2006, 399 стр.
2. Excel 2007 без воды. Все, что нужно для уверенной работы,А. В. Голышева, В. Н. Корнеев, М.:- Наука и техника 2008,192 стр.
3. Microsoft Office 2007 для пользователя. Часть 2,Спиридонов О.В.-М: МИЭМП, 2010, 504стр. 
   Практический курс по электронным таблицам MS Excel, Маликова Л. В., Пылькин А. Н., Жулева С. Ю.-М.: Горячая Линия – Телеком, 2006, 256 стр.
4. Понятный самоучитель Excel 2010, Волков В. -М.:Питер, 2010, 252 стр. 
   Расширенные возможности Microsoft Excel 2003,Спиридонов О.В. -М.: МИЭМП, 2010,458 стр.
5. http://library. tup. km.ua/fond/NOV/new01_2005. htm#ek_pidpr - ресурсы библиотеки.
6. http://www.citforum.ru/database/osbd/contents. shtml - создание баз данных.
7. http://orda2000.narod.ru/books/study/excel/excel.htm работа в Microsoft Excel