Моделирование бизнес процесса на примере ООО «СемьСот»

Как уже  говорилось выше, единственным недостатком  на данный момент является оперативность  ответов на претензии. Юрист тратит достаточно большое количество времени  на поиск нужного шаблона и  на дальнейший ввод данных клиента  и товара, которые нужно сверять  с данными из базы 1С.

Автоматизация данного процесса позволяла бы в  кратчайшие сроки отвечать на все  текущие претензии. Оперативность  в данном вопросе играет не малую  роль, так как деятельность по гарантийному обслуживанию регулирует законом о  защите прав потребителей, где оговорены  конкретные сроки по каждой претензии.

Помимо продаж и гарантийного обслуживания товара на предприятии важно вести  учет имеющегося имущества, а также  вести бухгалтерский учет для  контроля прибыли и убытков.

Поэтому важным этапом подготовки к  успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов  и финансовых обязательств организации.

Сплошная инвентаризация позволяет  проверить соблюдение правил и условий  хранения товаров, денежных и основных средств, ведения складского хозяйства, фактическое соответствие остатков товарно-материальных ценностей данным бухгалтерского учета.

5. Бизнес-процесс «Инвентаризация»

Инвентаризация  является обязательным бизнес-процессом  для торгового предприятия. Для  получения более точного результата ее проведение целесообразно назначать  при наименьших товарных остатках в  магазинах и на складах.

Инвентаризации  подлежат все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств. Порядок (количество инвентаризаций в  отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых  при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризацию  проводят специалисты контрольно-ревизионного отдела. Начальник отдела формирует  комиссию для проведения инвентаризации. При помощи бухгалтерии формируются  отчеты по наличию товарно-материальных ценностей.

Комиссия  в присутствии материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  товарно-материальных ценностей путем  обязательного их пересчета, осмотра  каждого предмета. На выявленные при  инвентаризации негодные или испорченные  материалы и готовые изделия  составляются соответствующие акты. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

По окончании  инвентаризации специалисты контрольно-ревизионного отдела формируют отчеты и план решений  по результатам описи. Если выявлены единицы не по тем адресам, где  они должны находиться, то формируются  наряды на перемещение. Если выявлены недостачи, то формируются соответствующие  акты.

Диаграмма деятельности для бизнес-процесса «Инвентаризация» отображена на рисунке А.5.

Анализируя  данный бизнес-процесс, сложно сказать, требует ли он на данный момент дополнительной автоматизации. Так как полностью  пройти бизнес-процесс инвентаризации не представлялось возможным, то не хватает информации для определенных выводов.

На данный момент можно лишь говорить о совершенствовании  с организационной точки зрения.

Следующий бизнес-процесс – это «Обучение  персонала». Обучение персонала является важным моментом в любой организации, иначе, в скором времени, руководители могут заметить бесполезность работы своих сотрудников. На самом деле, именно с подбора персонала начинают все компании. Правильно подобранные  кадры приносят прибыль компании.

6. Бизнес-процесс «Обучение персонала»

Ежегодно  руководители структурных подразделений  сдают заявку на обучение руководителю. Руководитель анализирует представленные заявки и делает вывод о необходимости  обучения персонала по предложенным руководителями тематикам. На основании  утвержденных заявок руководители определяют критерии отбора кадров для предстоящего обучения. Отдел кадров, на основании  предоставленных критериев, отбирает персонал, нуждающийся в повышении  своей квалификации. Руководителем  компании отправляется заявка в учебный  отдел на обучение.

Руководитель  учебного отдела согласует с менеджерами  программу обучения, дату и продолжительность  данного процесса.

Продолжительность и содержание обучения для одной  группы определяется программой обучения по конкретной тематике. По окончании каждого вида обучения выдается документ ‒ сертификат о прохождении внутреннего обучения с подписью руководителя службы управления персоналом. Выдача данного сертификата повышает престижность внутреннего обучения и его привлекательность для сотрудников.

Также после  проведения обучения, менеджеры учебного отдела составляют отчет по проделанной  работе и полученным результатам. После  подписания отчета руководителем отдела, документ предается в отдел кадров для дальнейшей обработки. Специалисты  службы персонала оформляют отчет и заносят данные в кадровый учет.

Диаграмма деятельности для данного бизнес-процесса отображена на рисунке А.6.

Делая анализ бизнес-процесса обучения персонала, можно  сказать лишь то, что обучение в  компании ООО «СемьСот» является сугубо внутренним процессом, без привлечения сторонних организаций.

С одной  стороны внутреннее обучение – это  экономия денежных средств организации, с другой стороны, важно, чтобы работающие в учебном отделе менеджеры по обучению были компетентны в сферах и направлениях необходимого обучения и могли действительно повышать уровень знаний и квалификацию работников организации.

Является  ли данный аспект недостатком –  каждый руководитель решает сам, анализируя результаты обучения и дальнейшую работу своих работников.

В работе описаны далеко не все  бизнес-процессы ООО «СемьСот», а лишь самые основные, а также которые можно наглядно описать при помощи инструментального Case-средства Rational Rose.

Описывая основные бизнес-процессы, проходящие через несколько функциональных подразделений, можно обнаружить множество  организационных и информационных разрывов между ними, что дает множество  направлений для совершенствования  деятельности организации.

Практически в любом бизнес-процессе всегда находятся  какие-либо недостатки. Вопрос лишь в  том, стоит ли менять устоявшиеся  корпоративные отношения, если сам  бизнес-процесс не влияет на ключевые факторы успеха деятельности компании, а недостаток едва ли легко устраним.

В результате моделирования, путем построения диаграмм активности и анализа основных бизнес-процессов, в данной работе были выявлены некоторые  недостатки и возможные аспекты  автоматизации, которая бы позволила  повысить эффективность и сократить  затраты, особенно временные. В качестве автоматизируемого процесса мной был  выбран бизнес-процесс «Распределение товаров по торговым точкам», который является наиболее затратным на сегодняшний день в компании, как по трудовым, так и по временным показателям.

Как говорилось выше, в компании ООО «СемьСот» для осуществления деятельности используется информационная система 1С:Предприятие. Поэтому автоматизация бизнес-процесса «Распределение товаров по торговым точкам» предполагает доработку существующей конфигурации «Управление торговлей» в информационной системе 1С: Предприятие. Осуществленные доработки позволят сократить трудовые и временные затраты логиста, а также позволит более эффективно осуществлять распределение товаров.

Автоматизация предполагает добавление двух новых  документов, которые помогут намного  быстрее осуществить распределение  товара. Предложенный вариант автоматизации  данного процесса более подробно рассмотрим в следующем разделе  бакалаврской работы.