Анализ деятельности торгового предприятия на примере ОАО «Магазин «Продукты»

 

3.4 Анализ информационных потоков

 

Проблемы своевременного обеспечения оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия.

 Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации.

 В процессе анализа информационных потоков предприятия изучаются процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:

• документ (на чем физически содержится информация);

• проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

• исполнителя (человека, который эту информацию передает);

• периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно). Такой предварительный анализ информационного обеспечения дает достаточно полное представление о распределении потоков информации в системе управления, взаимосвязях структурных подразделений.

 

 

 

 

 

  1 2            6  7                       8                           9

 4

4 14

 10    11

     3 

12

 5     

13 

 

 

15 16 

 

 

 

 

Рис. 1 Схема информационных потоков на ОАО «Магазин продукты»

 

Анализ информационных потоков на ОАО «Продукты» представим в виде таблицы, где будут прослежены зависимости видов информации, его характера, периодичность, а также указаны используемые информационные технологии и технические средства.

 

№ потока	Вид информации		Характер информации	периодичность	ИТ, Технические средства	Предложения по совершенствованию
	В зависимости от восприятия	В зависимости от носителя
1	Визуальная слуховая, речевая, звуковая, машинная	Бумажная электронная	Приказы Распоряжения	Ежедневно	Глобальная и локальная сеть, компьютертелефон	Использование глобальной сети по назначению, использование электронной подписи при отсутствии начальника на месте
2,3,4,5	Визуальная слуховая, звуковая, машинная	Бумажнаяэлектрон-ная	Приказы Письма Распоря-жения, Отчеты факсими-ле	Ежедневно	Word Excel Локальная сеть Ксерокс, Компьютер Принтер Факс телефон	Использовать глобальную сеть
6,7,8,9	машинная визуальная слуховая, звуковая,	Бумажнаяэлектрон-ная	Приказы Распоря-жения	Ежедневно По мере необходимости	Глобальная и локальная сеть Компьютер телефон	Настроить связь с директором напрямую
10	Визуальная слуховая, звуковая,	Бумажная	Приказы служебные записки	Ежедневно	Word Excel, 1С, Ксерокс, Компьютер Принтер телефон	Использовать локальную сеть
11	Визуальная звуковая	бумажная	Приказы, Отчеты, личные дела, служебные записки	По мере необходимости	Word Excel, 1С, Базы данных Ксерокс, компьютер	Использовать локальные сети
12,13	визуальная	бумажная	Отчеты, приказы РКО	ежедневно	Word Excel, Касса Компьютер Принтер	Использование локальной сети, телефон
14	Визуальная звуковая	бумажная	приказы ПКО	еженедельно	Word компьютер Ксерокс, принтер	Для автоматизации использовать локальную сеть
15,1	Визуальная Звуковая слуховая	Бумажная машинная	Товарные отчеты Накладные, счета-фактуры, служебные записки, Факсими-ле	ежедневно	Word, 1С, Excel Ксерокс, Компьютер Принтер Факс телефон	Использование локальной и глобальной сети для быстрой обработки информации

 

Исходя из таблицы, для совершенствования системы управления информацией и эффективного функционирования всего предприятия, необходимо в полной мере использовать имеющиеся у организации информационные технологии, а именно глобальную и локальную сеть.

 

3.5 Экономическая эффективность от внедрения АСОИ

 

Как мероприятие по организации производства, внедрение АСОИ требует определенных финансовых затрат. Поэтому каждый раз перед внедрением рассчитывается экономическая эффективность АСОИ, которая определяется как разница между приростом прибыли от внедрения АСОИ, затрат на ее создание.

Годовой прирост прибыли рассчитывается по формуле:

 

D П год = (В2 - В1)/ В1 * П1 + DС а, где

 

В1, В2 - годовой объем реализуемой продукции до и после

 внедрения АСОИ, (тыс.руб.);

DС а - снижение себестоимости реализуемой продукции в связи с

 функционированием АСОИ, (тыс.руб.);

П1 - прибыль от реализации продукции до внедрения АСОИ,  (тыс.руб.).

Так D П год =(154463,06-144358)/144358*6574+ 5570,55 = 6030,73 тыс. руб.

Годовой экономический эффект определяется по формуле:

 

 Эгод = (В2 - В1)/ В1*П1 + DС а - Ен*К = D П год- Ен *К, где

 

Ен - нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений (Ен - это минимальная норма эффективности капитальных вложений, ниже которой они не целесообразны. Значение Ен принимается равным 0,2)

К - затраты на покупку оборудования, внедрение и функционирование АСОИ, (тыс.руб.).

 Эгод =6030,73 – 0,2*8615,33 = 4307,664 тыс. руб.

Годовой экономический эффект показывает степень экономической эффективности АСОИ ( с учетом затрат на ее создание).

Эффективность затрат определяется по формуле:

 

 Ер = Эгод / К > Ен, где

 

Ер- расчетный коэффициент эффективности затрат;

Расчетный коэффициент эффективности сопоставляется с нормативным значением. Если расчетный коэффициент больше нормативного, то АСОИ считается эффективной.

Так Ер = 4307,664/8615,33 = 0,5. Он больше нормативного (Ен=0,2), следовательно, внедрение АСОИ эффективно.

Срок окупаемости определяется:

 

Т = К / Э год, где

 

 Т - срок окупаемости.

Срок окупаемости затрат на АСОИ характеризует период времени, в течение которого общие затраты возмещаются за счет экономии от снижения себестоимости продукции. На предприятие ОАО «Магазин Продукты» затраты на внедрение АСОИ окупятся за 2 года.

 

3.6 Организационно-экономическая сущность задачи

 

Залог эффективной деятельности торгового предприятия – минимизация и отсутствие запасов товаров выше нормы. Поэтому проанализируем автоматизацию систем управления на примере решения задачи «Расчет остатков товаров на предприятии».

 Решение этой задачи является одним из основных действий при функционировании подсистемы “Управление поставками и запасами”. Данная подсистема позволяет оценить привлекательность каждого изделия по его доли в обороте и прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию.

 В результате суммирования плановых потоков поставки, продажи товаров и имеющихся остатков, а также с учетом воздействия некоторых других факторов определяется баланс наличия товаров на складе и прилавках магазинов. В зависимости от результата принимаются решения о пересмотре норм потребления товаров, что повлияет на увеличение или уменьшение количества заказов на приобретение товаров у поставщиков.

Задача предусматривает прохождение 4 этапов:

1. Товаровед  собирает с продавцов заявки на закупку товаров у поставщиков определенной номенклатуры в определенном объеме. Исходя из этой информации, товароведами магазинов формируются нормы потребления товаров за день.

2. После закупки  заявленного количества продукции  необходимой номенклатуры подсчитывается  фактический объём поставленного  товара.

3. Затем происходит  непосредственно продажа товаров.

4. Рассчитываются остатки товаров после продажи и сравнивают их с нормами запасов товаров на предприятии.

 Результаты решения задачи используют: товароведы и директора магазинов, бухгалтерия. Задача решается ежедневно, происходит корректировка на информацию, поступившую за прошедшие сутки. Баланс рассчитывается на месяц вперед. Для расчета используется данные Сводных норм потребления и запасов товаров в магазинах, фактического количества закупленного и проданного товара, данные бухучета (накладные, счета-фактуры).

 

3.7 Информационная база задачи

 

Входная оперативная (переменная) информация

Для решения задачи «Расчет остатков товаров на предприятии» в качестве исходной оперативной информации используется заявка на приобретение определенного количества товара у определенного поставщика.

 

 

Таблица 20 Массив «Заявка на поставку товара»

Наименование документа	Ответственное лицо	Используемые реквизиты	Значность реквизита	Условное обозначение
Заявка на поставку товара	Товаровед	Код поставщика Код товара Единица измерения Количество необходимых товаров	9 (6) 9(6) Х (4)   9(9)	К Т Е   Р

 

Кроме того, к входной оперативной информации относится информация о фактическом поступлении товаров (Рфакт.) на продажу заявленного количества продукции jого наименования.

 

Таблица 21 Массив «Фактическая поставка товаров»

Наименование используемых документов	Ответственное лицо	Используемые реквизиты	Значность реквизита	Условное обозначение
- Товарно-транспортная накладная - Счет-фактура	Товаровед	Код поставщика Код товара Единица измерения Количество поставленных товаров	9 (4)   9(6) Х (4) 9(9)	К   Т Е Н

 

Также входной информацией является информация о продажи товаров (Рпрод), на основании которой рассчитываются остатки товаров после продажи (∆Рi) и сравнивают их с нормами запасов товаров на предприятии.

 

Таблица 22 Массив «Продажа товаров»

Наименование используемых документов	Ответственное лицо	Используемые реквизиты	Значность реквизита	Условное обозначение
Электронные данные подсистемы	Товаровед	Код товара Единица измерения Количество проданных товаров	9(6)   Х (4)   9(9)	Т   Е   Д

 

Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация представлена массивом «Сводные нормы потребления товаров» и «Нормы запасов товаров на предприятии».

 

Таблица 23 Массив «Сводные нормы потребления товаров»

Наименование реквизита	Обозначение реквизита	Значность реквизита
Код товара Единицы измерения Норма поступления товаров	Т Е М	9(6) Х(4) 9(9)

 

Таблица 24 Массив «Нормы запасов товаров на предприятии»

Наименование реквизита	Обозначение реквизита	Значность реквизита
Код товара Единицы измерения Норма запаса товаров	Т Е З	9(6) Х(4) 9(6)

 

Выходная информация

В результате решения задачи рассчитываются фактические остатки товаров на предприятии и сравниваются с нормами. Результат оформляется в виде машинограммы «Отчет об остатках товаров на предприятии ОАО «Магазин Продукты» (Таблица 25).

 

Таблица 25 Отчет об остатках товаров на предприятии ОАО «Магазин Продукты»

Код товара	Наименование товара	Всего товаров			Норма запаса товаров на предприятии
		поступило от поставщиков	продано	остаток

 

Данный документ помогает выявить плохо продаваемую продукцию.

 

3.8 Алгоритм решения задачи

 

Для расчета остатков товаров на предприятии используются:

- массив  «Заявка на поставку товара»;

- массив  «Фактическая поставка товаров»;

 - массив «Сводные нормы потребления товаров»;

- массив  «Продажа товаров»;

 - массив «Нормы запасов товаров на предприятии».

Потребность в товарах в сводной номенклатуре формируется на основе массива «Заявка потребителя» и отражается в массиве «Сводные нормы потребления товаров».

После закупки заявленного количества продукции необходимой номенклатуры подсчитывается фактический объём поступившего товара (Рфакт.).

Затем происходит непосредственно продажа товаров (Рпрод).

 

 

 

где Рi - продажа товара iого наименования всей номенклатуры продукции;

 n - количество наименований изделий.

Остатки товаров после продажи iого наименования определяется:

 

 

 

5. Производится  сравнение фактических остатков  с нормами запасов (З) товаров  и делаются соответствующие выводы:

 если ∆Рi = З, то фактические остатки товаров отвечают нормам;

 ∆Рi > З, то наблюдается излишек товаров ;

 ∆Рi < З, то наблюдается недостаток товаров.

 Излишек говорит о том, что данный товар не отвечает спросу покупателей и необходимо пересмотреть нормы его потребления. Недостаток тоже свидетельствует о пересмотре норм, но только в сторону увеличения норм потребления данного вида товара.

 

3.9 Заключение по разделу

 

Программное обеспечение, применяемое на предприятии удовлетворяет как потребностям сотрудников организации, так и требованиям осуществляемой деятельности.

Предприятие достаточно оснащено вычислительной техникой. В компании используются новейшие версии компьютеров, такие как Pentium IV, которые идеально подходят для решения всех автоматизированных задач на предприятии.