Подготовка аудиторского заключения по элементу 4.5.5 «Внутренний аудит»

МР 0212.10-2001 «Системы управления окружающей средой. Планирование и проведение внутреннего аудита систем управления окружающей средой». В данных методических рекомендациях детально описаны все этапы проведения процедуры внутреннего аудита СУОС на предприятии, в том числе подготовительный этап, проведение предварительного совещания, сбор информации, проведение заключительного совещания, подготовка отчета по внутреннему аудиту системы управления окружающей средой для анализа высшим руководством [8].

В методических рекомендациях  изложены права и обязанности  руководства организации и членов аудиторской группы, требования, предъявляемые к составу аудиторской группы.

МР 0212.15-2001 «Системы управления окружающей средой. Проведение экологического аудита при экологической  сертификации систем управления окружающей средой». Методические рекомендации устанавливают процедуру проведения экологического аудита СУОС в рамках процедуры экологической сертификации СУОС[9].

3  ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТАЦИИ, ВЕДУЩЕЙСЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «МОЗЫРСКИЙ НПЗ» ПО ЭЛЕМЕНТУ 4.5.5 ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

 

На предприятии по элементу 4.5.5 Внутренний аудит ведется следующая  документация:

1. Руководство по СУОС.

Настоящее руководство является основным документом, подтверждающим наличие СУОС на предприятии ОАО  «Мозырский НПЗ», созданную для успешной реализации экологической политики и достижения ее целей. Основные требования, предъявляемые к процедуре проведения внутреннего аудита, представлены в пункте 4.5.5 раздела 4.5 Проверка, согласно которому внутренний аудит является одним из основных инструментов для оценки экологической эффективности СУОС.

2. ДКП СУОС-05-00148671-03 Внутренний аудит.

Документированная процедура  утверждает порядок проведения внутреннего аудита СУОС. Процесс проведения аудита представляет собой оценку реальной деятельности предприятия и проверку СУОС на соответствие утвержденной экологической политике и целевым и плановым экологическим показателям. Внутренний аудит проводиться по инициативе руководства предприятия и инженерами отдела охраны окружающей среды по цехам ежегодно. Цели аудита включают в себя:

1. определения степени соответствия СУОС;
2. оценку возможности СУОС обеспечивать соответствие НПА, ТНПА и другим требованиям;
3. оценку результативности СУОС для достижения установленных целей;
4. идентификацию областей потенциального совершенствования СУОС;
5. оценку эффективности проведенных корректирующих или предупреждающих мероприятий [10].

3. Программы проведения внутренних аудитов.

Деятельность по проведению аудитов должна планироваться с  учетом статуса и важности объектов, подлежащих аудиту, а также результатов  предыдущих аудитов. В соответствии с этим, внутренние аудиты бывают плановые и внеплановые [11]. Годовые программы разрабатываются для проведения плановых аудитов. Программа проведения внутренних аудитов определяет последовательность проверки всех или отдельных элементов СУОС в каждом подразделении. Данная программа согласовывается с начальником отдела охраны окружающей среды и утверждается главным инженером предприятия, после чего отдельно для каждого подразделения разрабатывается своя программа. В этой программе определяются сроки проведения проверки соответствия элементов СУОС законодательным и другим требованиям, аудиторы, которые ответственны за проведение аудита и перечень вопросов, подлежащих проверке.

4. План аудита структурного подразделения.

Для обеспечения проверки конкретных процедур или комплексно на основании программы разрабатывается  план аудита для каждого подразделения. В отличие от программ в плане  определяются цели, область и критерии аудита; устанавливается точная дата и время проведения аудита, предварительного и заключительного совещания.

5. Контрольный лист проверки и оценки элемента СУОС.

Результаты анализа функционирования элементов СУОС оформляются в контрольных листах. Полученная информация  дополняется или уточняется при проверке функционирования элементов  СУОС на рабочих местах. Контрольные листы составляются по всем или отдельным элементам СУОС для отдельных подразделений. В них на каждый элемент составляются контрольные вопросы и определяется наименование документа СУОС, в котором прописана процедура. Непосредственно на рабочих местах определяется фактическое применение процедуры, записывается в соответственной графе контрольного листа и выдается заключение по каждому элементу и в случае наличия несоответствия дается ссылка на протокол несоответствия.

6. Протокол несоответствий.

Свидетельством проведения аудита является протокол несоответствия, в котором дается классификация выявленного несоответствия. Протокол несоответствия оформляется на каждое выявленное нарушение, даже в том случае, когда оно не входит в перечень контрольных вопросов, а также в случае его устранения в процессе проверки. Аудиторы и представители структурных подразделений устанавливают причину появления несоответствия с занесением записи в графу протокола несоответствия «Установленное несоответствие». По каждому случаю выявления несоответствий, оформленному протоколом, проверяемое подразделение разрабатывает корректирующие мероприятия с указанием срока их выполнения. Мероприятия подписываются руководителем структурного подразделения, визируются аудитором, проводившим проверку, и утверждаются ведущим аудитором. Все эти записи делаются в соответствующих графах протокола. Результаты повторной проверки выполнения корректирующих мероприятий оформляются в виде отметки о выполнении в протоколе несоответствия для данного подразделения.

7. Отчет о внутреннем аудите.

После завершения всех работ  по проверке элемента, аудитор оформляет отчет о внутреннем аудите с указанием проверяемого подразделения и выявленных несоответствий, сроков выполнения мероприятий по их устранению. Отчеты по всем подразделениям объединяют в один общий отчет по внутреннему аудиту предприятия, в котором аудитор дает заключение о соответствии проверенных элементов СУОС требованиям СТБ ИСО 14001 или документа СУОС. К отчету прилагаются все протоколы несоответствий, оформленные при проверке; копии программ и планов аудита, контрольных листов.

8. Журнал регистрации отчетов по внутренним аудитам и мониторингу СУОС.

В журнал вносятся сведения о проведенных аудитах (плановых и внеплановых): проверяемом элементе; проверяемом подразделении, процессе; изучаемой нормативной документации; специалистах, проводимых внутренний аудит; номере протокола установленных  несоответствий.

9. Личные карточки сотрудников предприятия.

В данном документе записываются результаты экологической подготовки, переподготовки, обучения и повышения квалификации.

10. Программы обучения внутренних аудиторов.

В программах отображаются методы, периодичность и темы проведения обучения по СУОС, интеграции систем менеджмента  и внутреннему аудиту СУОС.

 

4 АНКЕТА-ОПРОСНИК ПО ЭЛЕМЕНТУ 4.5.5 ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

 

Перечень вопросов	Описание процедур в документах СУОС	Применение документированных  процедур (обнаружено фактически)	Ф.И.О. и должность  интервьюируемого	Примечание
На основании какого документа проводиться процедура внутреннего аудита?	ДКП СУОС-05-00148671-03
Кто проводит внутренний аудит  на предприятии?	ДКП СУОС-05-00148671-03
С какой периодичностью внутренние аудиторы предприятия проходят обучение по СУОС и экологическому аудиту?	ДКП СУОС-04-00147671-01
Каким документом определяется периодичность проведения внутренних аудитов на предприятии?	ДКП СУОС-05-00148671-03
Сколько внутренних аудитов  было проведено в прошедшем году?l
На основании какого документа проводиться проверка конкретных процедур при проведении внутреннего аудита в подразделениях?	ДКП СУОС-04-00148671-03
По каким элементам  СУОС проводиться внутренний аудит?	ДКП СУОС-05-00148671-03
Какие подразделения входят в программу по внутреннему аудиту на текущий год?
Что является рабочим документом при проведении внутреннего аудита в подразделениях?
Какой документ составляется при выявлении несоответствий и какова его форма?
Как и кем устанавливается  причина выявленного несоответствия?
Кто разрабатывает корректирующие мероприятия?	ДКП СУОС-05-00148671-03
Кто проводит проверку разработанных корректирующих мероприятий по устранению выявленных несоответствий?
Что является свидетельством выполнения корректирующих мероприятий?
В каком документе содержаться  сведения о проведенных на предприятии  внутренних аудитах?
В каком документе дается заключение о соответствии СУОС требованиям  стандарта СТБ ИСО 14001 и другим требованиям, установленным организацией?
Как часто представляется информация о результатах внутреннего  аудита высшему руководству предприятия?

 

 

Руководитель группы аудита   Осташенок А.Н.     ___________     __________ 

                                                         Ф.И.О                     подпись                     дата   

 

 

Аудиторы                                     Ермоленко А.Н.  ___________   __________ 

                                                         Ф.И.О                     подпись                     дата  

5.  ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЯ

ПРОТОКОЛ  НЕСООТВЕТСТВИЙ № 1  к отчету № 1 от 21.04.2009

 

Аудируемое подразделение Отел охраны окружающей среды	Дата проведения внутреннего аудита 21.04.2009			Элемент (ы) 4.5.5 Внутренний аудит
Аудитор:     Ермоленко А.Н.			Аудируемый: Барановский О.П.
Требование нормативного документа системы управления окружающей средой			СТБ ИСО 14001 п.4.5.5 ДКП СУОС-05-00148671-03
Установленное несоответствие:
Отсутствуют отметки в  Протоколе несоответствий о выполнении корректирующих
действий.
Категория несоответствия:			Несущественное
Руководитель  по аудиту                                          ______________                 Осташенок А.Н.         подпись 21.04.2009 дата			Руководитель  подразделения       _______________           Барановский О.П.         подпись 21.04.2009 Дата
Срок устранения:		25.04.2009
Корректирующие  действия:		Занести сведения о выполнении корректирующих
действий в соответствующую  графу протоколов несоответствий.
Руководитель  подразделения                                                                                                                   _____________________                      Барановский О.П.                                                                          подпись 21.04.09 Дата
Отметка о выполнении:		Корректирующие действия в отделе охраны окружающей
среды выполнены: информация о выполнении корректирующих действий внесена в
соответствующую документацию
Аудитор                                                                                     ______________________                        Ермоленко А.Н.                                                                                                 подпись         25.04.2009                                                                        l дата

 

6. АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО ПРОВЕРКЕ ЭЛЕМЕНТА 4.5.5 ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

УТВЕРЖДАЮ:

(отв. лицо за СУОС  на предприятии)

Прокопович  Т.А.

«22» апреля 2009г.l

Отчет по внутреннему аудиту СУОС № 1
Дата проведения аудита: 21.04.2009
Цель аудита: проверка элемента СУОС 4.5.5 Внутренний аудит
Проверяемое подразделение: lОтдел охраны окружающей среды
Проверяемые элементы СУОС: 4.5.5 Внутренний аудит
Перечень документов по СУОС и ООС, по которому проводится внутренний аудит: ДКП СУОС-05-00148671-03 Внутренний аудит, Программы проведения внутренних аудитов, План аудита структурного подразделения, Контрольные листы проверки и оценки элемента СУОС, Протокол несоответствий, Отчет о внутреннем аудите, Журнал регистрации отчетов по внутреннему аудиту и мониторингу СУОС, личные карточки сотрудников предприятия, Программы обучения внутренних аудиторов. l
Аудиторская группа: руководитель группы аудита – Осташенок А.Н. члены комиссии – Ермоленко А.Н.l, Королева О.Г.
Сотрудники проверяемого подразделения, сопровождающие и работающие с членами комиссии по проверке СУОС (должность): Барановский О.П., начальник  отдела охраны окружающей среды Приходько Р.В., инженер по охране окружающей среды
Выводы: В проверяемом отделе были созданы все условия для проведения аудита, в ходе которого бы установлено несущественное несоответствие элемента 4.5.5 Внутренний аудит: отсутствует отметка в протоколах несоответствий о выполнении корректирующих действий.
Предложения:  Предлагается в течение 4 дней выполнить корректирующие действия для устранения выявленного несоответствия.
Руководитель аудиторской  группы	Осташенок А.Н.				22.04.2009l
	Ф.И.О.		подпись		дата
Аудиторы	Ермоленко А.Н.				22.04.2009l
	Ф.И.О.		подпись
	Королева О.Г.				22.04.2009
	Ф.И.О.		подпись		дата
Сотрудники подразделения, принимающие участие в период аудита	Барановский О.П.				22.04.2009l
	Ф.И.О.		подпись		дата
	Приходько Р.В.				22.04.2009l
	Ф.И.О.		подпись		дата