Управление персоналом

1. Обеспечение  системы управление персоналом.

1.1. Кадровое обеспечение.

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Обследование показало, что  в 80 – х годах в кадровых службах (в основном в отделе кадров и  отделе технического обеспечения) было занято от 0,3 до 0,8% общего числа работающих в отрасли промышленности и строительства. Непосредственно в службах управления кадрами организаций было занято около 1 млн. человек, что примерно составляло 0,7% работающих в этих отраслях. Для  сравнения отметим, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности  работников[1].

Качественная  характеристика кадровиков тех лет представляла весьма удручающую картину. Прежде всего, следует указать на чрезвычайный уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области менеджмента персонала, недостаточным количеством психологов, социологов. Отделы труда и заработной платы, охраны труда и техники безопасности, юридические отделы были укомплектованы специалистами значительно лучше, чем отделы кадров, где преобладали бывшие офицеры, филологи, математики и т.д. Следствие такого низкого профессионального уровня – некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.

Функции отдела кадров на отечественных  предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей  силы, ведению делопроизводства. Это  низвело отдел кадров до второстепенного  структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства  предприятия и заказы руководителей  структурных подразделений в  отношении набора рабочей силы со стороны.

Далее – низкий уровень  образования: лишь каждый четвёртый  имел диплом о высшем образовании  и почти каждый третий – только школьный аттестат. Примерно каждый третий – четвёртый имел среднеспециальное образование. В кадровые службы попадали, как правило, совершенно случайные люди без специального образования, да этому делу нигде и не учили.

Отметим неблагоприятный  возрастной состав: каждый пятый в  промышленности приближался к пенсионному  возрасту или уже был пенсионером.

Ещё один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков –  на уровне канцелярских работников. И  как следствие этого – высокая  текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трёх лет. В подавляющем  большинстве случаев в ответственные  роли кадровых руководителей вступали лица без соответствующего образования  и необходимых способностей.

Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

конкретные условия и  характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий  — рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

сложность и комплексность  решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка  кадровой политики, организация обучения и т.п.);

техническое обеспечение  управленческого труда и др.

В связи с тем, что организации  самостоятельно определяют численность  работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета  численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Расчёт численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: экономико-математическим, методом  сравнений, методом прямого расчёта, по трудоёмкости работ, по нормам обслуживания и др.

Расчёт количественной потребности  в специалистах, в том числе  и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности  в работниках определённых профессий, специальностей, квалификации[2].

Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. По их мнению, управление персоналом может оказаться критическим фактором, определяющими успех или неудачу организации, особенно в ближайшие 10 – 20 лет в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может стать поистине лидером будущего.

1.2. Информационное обеспечение[3].

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые  на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений  и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций даёт возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления — как информационную системой.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества  согласованных, постоянно принимаемых  и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной  цели функционирования организации. Выработка  каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение  системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных  решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять  свои функции, необходимо соблюдать  следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность — получение исходной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса и управляемой системе или совпадать с моментом ею завершения.

Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информационное обеспечение  службы управления персоналом (приложение 1)[4] можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое  распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного  подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

К разработке информационного  обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

1.3. Техническое обеспечение[5].

Основу технического обеспечения  системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение  задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

· носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

· объем входной и выходной информации по указанным носителям;

· объемы вычислительных работ; сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

· формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических  средств: он определяет затраты на и  приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с  использованием технических средств  или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых  к техническим средствам.

Выбор типа, модели, марки  технических средств, которые могут  быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а  также с помощью различных  справочников и каталогов.

В настоящее время в  техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.