Разработка концепции проекта. Планирование затрат и методы разработки бюджета проекта

Российская Федерация Министерство сельского хозяйства ФГБОУ ВПО «Орловский государственный аграрный университет» Инженерно-строительный институт   Кафедра «Экспертизы и управления недвижимостью»         КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА   По дисциплине «Основа управления проектами»   на тему:   «Разработка концепции  проекта. Планирование затрат и методы разработки бюджета проекта»                           Выполнил: студентка группы                                                                                                                          УН-301 (сокр.)                                                                                 Кретова Н.Е.                                                                                         Зачетка №101091                                                                                                        Проверил преподаватель:                                                                                       О.Б.Кузнецова               Орел 2013г.

Содержание

Введение………………………………………………………………...3

1.Основные понятия  управления проектами………………………….4

2. Разработка концепции  проекта……………………………………...4

3. Планирование затрат………………………………………………...7

4. Разработка бюджета  проекта………………………………………..8

5.Расчет и оптимизация  бюджета проекта……………………………9

Заключение……………………………………………………………..10

Список литературы……………………………………………………..11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Работа любой организации может  включать в себя два вида деятельности: это обычные работы (процессы) и  проекты. Оба этих вида, могут взаимодействовать между собой, пересекаться и даже частично совпадать по причине того, что они имеют некоторые общие черты. Например, они выполняются людьми, ограничены в ресурсах, могут быть спланированы, выполнены, проверены.

 Процессы и проекты  имеют значительные отличия. И, возможно, самое главное отличие между ними в том, что процессы идут постоянно и могут повторяться, тогда как проекты - это нечто уникальное и временное, т.е. в проекте обязательно должен быть определен признак начала проекта и окончания.

 Проект – это  комплекс взаимозависимых мероприятий,  направленных на достижение поставленных  целей на протяжении ограниченного  промежутка времени в условиях  ограниченных финансовых и других  ресурсов; это некоторый комплекс  работ, у которых есть цель, заданный конечный результат, начало и конец (длительность), установленный уровень качества (качество) и стоимость. Некоторые примеры проектов:

- диверсификация деятельности  организации;

- выведение фирмы из  кризиса;

- реструктуризация предприятия;

-  создание новой бизнес-единицы организации;

- модернизация основного  производственного оборудования;

- создание нового отдела  на предприятии;

- создание нового  предприятия;                                                            

-  возведение здания;

- маркетинговые проекты (проведение маркетинговых исследований, проведение акции);

- финансовые проекты  (эмиссия ценных бумаг).

1.Основные  понятия управления проектами

Проект – это комплекс взаимозависимых мероприятий, направленных на достижение поставленных целей на протяжении ограниченного промежутка времени в условиях ограниченных финансовых и других ресурсов; это некоторый комплекс работ, у которых есть цель, заданный конечный результат, начало и конец (длительность), установленный уровень качества (качество) и стоимость.

 Особенности проекта:

- четкие цели;

- внутренние и внешние  взаимосвязи работ, задач, операций  и ресурсов, требующие четкой  координации в процессе реализации  проекта;

- определенные даты  начала и окончания проекта  и ограниченность в ресурсах;

- определенная степень  уникальности проекта и условий  его осуществления.

 Любой проект представляет  собой систему с точки зрения  взаимосвязи его элементов и  процесс с точки зрения достижения  целей проекта как процесса  перехода из начального состояния в конечное. Проект как процесс перехода из исходного состояния в конечное имеет ряд ограничений и механизм реализации.

2. Разработка  концепции проекта

Инициация (фаза концепции) - это процесс формального признания  необходимости выполнения проекта.

 На этом этапе производится обоснование необходимости реализации проекта, разрабатывается обобщенная концепция проекта, включающая предварительное описание содержания проекта.

 Основная цель процессов  планирования состоит в построении  модели разработки и реализации проекта. Сущность планирования состоит в задании целей проекта (дерево целей) и путей их достижении на основе формирования комплекса работ, которые должны быть выполнены с помощью методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласованием действий участников проекта.

 На этапе планирования  определяются все необходимые  параметры реализации проекта:  продолжительность по каждому  из контролируемых элементов  проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья и материалов, комплектующих и технологического оборудования.

 Процессы и процедуры  планирования проекта должны  обеспечивать реализуемость проекта  в заданные сроки с минимальной  стоимостью с надлежащим качеством.

 Разработка концепции  проекта и выполнение работ  прединвестиционной фазы проекта.

 Разработка концепции  проекта имеет принципиальное  значение для всех сторон, участвующих  в проекте и для его успешного  выполнения.

 На этапе разработки  концепции проекта должны быть решены следующие задачи:

1) Сформулирован замысел  проекта – это краткое описание, содержащее четкую формулировку  сути проекта.

2)  Миссия и цели  проекта.

3) Структура продукта  проекта

4)  Предварительное  технико-экономическое обоснование  проекта.

 Миссия проекта  – это философия проекта вообще, которая отражает основополагающую  роль проекта. 

 Цели представляют  собой конкретизацию миссии проекта  в форме, доступной для управления  процессом их реализации.

 Свойства целей:

- четкая ориентированность на определенный интервал времени;

- конкретность и измеримость;

- непротиворечивость  и согласованность с другими  целями и ресурсами;

- адресность и контролируемость.

 Формулировка целей  должна отвечать следующим признакам:

- начинаться с глагола  в неопределенной форме в повелительном наклонении, характеризующего выполнение действия;

- конкретизирует требуемый  конечный результат;

- конкретизирует заданный  срок достижения цели;

- конкретизирует максимальную  величину допустимых затрат;

- оговаривает только «когда и что» должно быть сделано, не вдаваясь в детали «почему»;

- понятна исполнителям;

- реальна и достижима;

- согласованна со  всеми заинтересованными лицами;

- зафиксирована письменно.

 В качестве инструмента для  определения состава целей используется теория графов. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели.

 При формировании дерева  целей используются следующие  правила:

- общая цель, находящаяся на вершине графа должна содержать содержание конкретного результата;

- при развертывании общей цели  в иерархическую структуру исходят  из того, что реализации подцелей  каждого последующего уровня  является необходимым и достаточным  условием достижения цели предыдущего уровня;

-  при формулировке целей  разных уровней описывают желаемые  результаты, а не способы их  получения;

- фундамент дерева целей составляют  задачи, представляющие собой формулировку  работ, выполненных определенным  способом и в заранее установленные сроки.

3. Планирование затрат

Внутри управления затратами по проекту важную роль играет планирование проектных затрат. Для проектов любого рода неизбежным является серьезное  планирование затрат и их оценка, соблюдение которых может рассматриваться для менеджмента проектов как залог успеха515. При этом следует исходить из того, что производится надежная и профессиональная подготовка проекта с эффективным планированием затрат. Соотнесенные с проектом данные из стадии концепции и определения переносятся, как основав планирование и оценку затрат.

 Надежное планирование затрат  и применение действующих стандартов  планирования даже в экстремальном  случае приводит к надежности  самого процесса затрат. Понятие  надежности здесь, разумеется, является  относительным, поскольку даже при детерминантных проектах, например технических, строительных проектах и т. п., размах колебаний затрат до ± 15% повсюду еще считается терпимым, даже если для инвестора и произведенного финансирования вследствие этого могут возникнуть серьезные проблемы515. Тем самым, при планировании проектных затрат предъявляются серьезные требования к компетентности и опыту специалистов для того, чтобы были найдены реалистичные величины затрат.

Опираясь на новые методы менеджмента  затрат, их расчет по проекту также может браться за основу для активного менеджмента прибыли.

Это тем более необходимо потому, что отсутствие доверия к затратам у множества проектов в прошлом  постоянно давало повод для шумихи и критики. В данной связи можно  привести три типичных примера, почему оценки, связанные с планированием затрат, могут привести к плохим результатам: 

- Преувеличенный оптимизм при  оценке затрат. 

- Изменения спецификаций в процессе  разработок и производства. 

             -  Недостаточное обозначение зон риска.

4. Разработка  бюджета проекта

Основным плановым документом, определяющим плановые стоимостные показатели проекта, является бюджет проекта. Помимо вопросов, сколько и на что будет израсходовано  в проекте денег, менеджера проекта  очень интересует вопрос, когда они должны быть и могут быть истрачены. Ответ на этот вопрос дает разработка бюджета проекта.

Бюджет проекта — еще один документ, разработка которого как  нельзя лучше иллюстрирует принцип  последовательной разработки.

Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта. В зависимости от этапа проекта и назначения выделяют несколько видов бюджетов. Они могут иметь различную степень точности. Однако по мере уточнения бюджета в ходе проекта погрешность должна уменьшаться.

Бюджетирование — это процесс, структуризации расходов проекта согласно плану счетов стоимостного учета  конкретного проекта. Структурирование бюджета может быть выполнено:

- по видам работ;

- статьям затрат;

- отчетным периодам;

- рискам;

- иной структуре.

Бюджетирование —  планирование стоимости. Его результат  — бюджет или план затрат, т. е. ответ  на вопросы: когда, сколько и на что  будут расходоваться денежные средства.

Алгоритм разработки бюджета проекта приведен в таблице 6. Разработать бюджет проекта, не имея календарного плана, практически невозможно. Обычно разработка календарного плана и бюджета идут параллельно.

5.Расчет и  оптимизация бюджета проекта

Принципиальными отличиями  бюджета от сметы является наличие в бюджете доходной части и распределение затрат по времени. Бюджет — это график будущих расходов и доходов.

В случае, когда проект не предусматривает постинвестиционной фазы, т. е. фазы получения прибыли, доходная часть бюджета не разрабатывается.