Применение информационных подхода к выбору программы для автоматизация деятельности турфирмы ПроСервис

DIRECTUM. Разработчик – «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

DocsVision. Разработчик – «DocsVision», компания выделилась из «DigitalDesign». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала.

LanDocs. Разработчик – «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость.

Эффект Офис. Разработчик – «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ». Система электронного документооборота позволяет обеспечить систематизацию, безопасное хранение и эффективный поиск документов. Функциональность, надежность, гибкость с относительно невысокой стоимостью эксплуатации сделало систему одной из самых популярных российских разработок в сфере электронного документооборота.

Далее к данным из открытых источников о перечисленных системах СЭД на рынке России будет применен информационный подход с целью выбора программы для автоматизации офиса турфирмы с учетом изложенных выше критериев отбора.

Применение информационного подхода к выбору программы для автоматизации деятельности турфирмы

 

Объектом выбора являются программы для автоматизации делопроизводства турфирмы:

БОСС-Референт;

ДЕЛО;

ЕВФРАТ-Документооборот;

DIRECTUM;

DocsVision;

ЭффектОфис;

LanDocs.

Формулирование цели

Целью выбора программы для автоматизации деятельности делопроизводства турфирмы является:

Простота использования;

Финансовая доступность;

Сокращение затрат рабочего времени на составление отчетов;

Требования к техническому оснащению.

Анализи отбор значимых факторов

Начнем знакомиться с сайтами производителей и описаниями программных продуктов. Выберем те программы, с которыми имеет смысл познакомиться поближе, а из них выберем самую оптимальную.

Значимые факторы при отборе программ:

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей (полный функционал)

Фактор очень важный, т. к. без его оценки, затраты будут непредсказуемы и могут сильно ударить по бюджету турфирмы. Поэтому стоит проанализировать стоимость продуктов и определить ценовые планки.

Использование ЭЦП

Безусловно, одно из главных условий сохранения целостности и правомочности электронных документов.

Автоматическое сохранение всех редакций документа

Это условие позволяет проследить все изменения в документе, которые могут быть и важными, и нет, а также персонифицировать и датировать эти изменения.

Системные уведомления

Функции относятся к удобству интерфейса, работы с системой.

Ведение секретного делопроизводства

Сохранение коммерческой и служебной тайны, конфиденциальности информации.

Интеграция с другим ПО

Тоже важный фактор, позволяющий использовать установленное до внедрения СЭД ПО, а также навыки персонала при работе с этим ПО.

Технические требования клиентского ПК

Если при внедрении любой ИС как правило необходимо устанавливать новые серверные станции, то ПК пользователей обычно подходят для клиентов, иногда после небольшой модернизации.

Поиск и отбор информации о вариантах 

 

 

Таблица 1. Формализованное представление информации

Наименован-ие программы	Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, полный функционал системы, $	Использован-ие ЭЦП	Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа	Систем-ные уведомления	Ведение секретного делопроизводства	Возможности интеграции с другим ПО	Технические требования клиентского ПК
БОСС-Референт	42 000,00	есть	нет	есть	нет	Microsoft Office, FineReader, OCR, CuneiForm, FaxChange, 1С.	Pentium III 650, RAM 192 Mb, HDD 1,5Gb
DIRECTUM	38 855,00	есть	есть	есть	нет	Microsoft Office, FineReader, Бизнес-Люкс, 1С, SAP R/3, NS 2000, MS Project	Pentium 4 Xeon 2000, RAM 2Gb, HDD: 2–3 диска.
LanDocs	33 735,00	есть	есть	есть	есть	Microsoft Office, 1С, FineReader.	Pentium II 500, RAM 512 Mb, HDD 50Gb
ЕВФРАТ	27 400,00	есть	нет	есть	есть	MicrosoftOffice	Pentium III 500, RAM 512 Mb, HDD 15Gb
DocsVision	9 200,00	есть	есть	есть	нет	Microsoft Office, 1С, FineReader.	Pentium III 1Гц, RAM 512 Mb, HDD 300Gb
ДЕЛО	10 245,16	есть	есть	есть	есть	MicrosoftOffice, FineReader, подсистемы: «АРХИВНОЕ ДЕЛО», «ЭЦП и шифрование», «Дело WEB», «Поточное сканирование», «Мастер паролей»	Pentium IV, RAM 512Mb, HDD 1Gb.
EffectOffice	6 295,36	опционально	есть	есть	есть	Microsoft Office, FineReader,   «ЭффектГрафика», «ЭффектБлокнот»	Pentium II, RAM 64Mb, HDD 1Gb

 

Далее производится оцифровка значений качественных факторов. Для этого используются данные экспертных исследований. Выражаются значения этих факторов в числовом виде.

Шкала оцифровки для каждого фактора:

Оцифровка факторов «использование ЭЦП, автоматическое сохранение всех редакций документа, уведомления системные и ведение секретного делопроизводства» оцениваются по шкале от 1 до 3 – наличие функции есть высшая оценка

Фактор «стоимость» оценивается по шкале от 1 до 4, чем ниже стоимость, тем выше оценка.

Фактор «возможности интеграции с другим ПО» оценивается по отличиям в программном обеспечении в шкале от 1 до 7 (от плохих показателей к наиболее подходящим).

Фактор «технические требования клиентских ПК» оценивается по техническим параметрам компьютера, чем ниже требования, тем выше оценка (от 1 до 5).

Таблица 2. Оцифровка факторов

Варианты	Стоимость	Использован-ие ЭЦП	Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа	Систем-ные уведомления	Ведение секретного делопроизводства	Возможности интеграции с другим ПО	Технические требования клиентского ПК
БОСС-Референт	4	3	1	3	1	5	2
DIRECTUM	4	3	3	3	1	7	1
LanDocs	3	3	3	3	3	4	4
ЕВФРАТ	3	3	1	3	3	1	3
DocsVision	2	3	3	3	1	4	3
ДЕЛО	2	3	3	3	3	6	2
EffectOffice	1	2	3	3	3	4	5

 

Таким образом, стоимость и технические требования оцениваются по принципу «чем меньше, тем лучше», остальные факторы – «чем больше, тем лучше»

Определение коэффициентов значимости факторов.

По десятибалльной шкале:

Стоимость – 10 баллов. Стоимость программы для автоматизации деятельности любого предприятия является важнейшим фактором.

Ведение секретного делопр-ва – 9 баллов. Данный фактор важен для обеспечения конфиденциальности информации.

Использование ЭЦП – 4 балла. На сегодня фактор носит почти обязательный характер.

Технические требования клиентского ПК – 5 баллов. Позволяет понять подходит ли существующее программное обеспечение на предприятии для установки данной программы.

Интеграция с другим ПО – 6 баллов. Данный показатель указывает на использование персоналом привычных навыков.

Автоматическое сохранение всех редакций документа – 3 балла. Иногда проследить маршрут документа внутри фирмы бывает чрезвычайно важно.

Системные уведомления – 2 балла. Данный фактор не является существенным для выбора системы.

Таблица 3. Нормализация коэффициентов значимости

Стоимость	10	0,243902439
Использование ЭЦП	4	0,097560975
Автосохранение версий документов	3	0,073170731
Системные уведомления	2	0,048780487
Секретное делопроизводство	9	0,219512195
Интеграция с др. ПО	6	0,146341463
Тех. требования ПК клиента	7	0,170731707
Сумма	41	1,000000000

 

Таблица 4. Вычисление взвешенной оценки

Нормализация значения коэффициентов значимости
Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $	Использование ЭЦП	Автоматическое сохранение всех редакций документа	Системные уведомления	Ведение секретного делопроизводства	Возможности интеграции с другим ПО	Технические требования клиентского ПК	Взвешенная оценка
0,243902439	0,09756	0,073171	0,04878	0,2195	0,1463	0,1707
0,210526316	0,15	0,05882353	0,1428571	0,06667	0,16129	0,1	0,132565609
0,210526316	0,15	0,17647059	0,1428571	0,06667	0,22581	0,05	0,142078729
0,157894737	0,15	0,17647059	0,1428571	0,2	0,12903	0,2	0,16995773
0,157894737	0,15	0,05882353	0,1428571	0,2	0,03226	0,15	0,138650747
0,105263158	0,15	0,17647059	0,1428571	0,06667	0,12903	0,15	0,119315882
0,105263158	0,15	0,17647059	0,1428571	0,2	0,19355	0,1	0,149488974
0,052631579	0,1	0,17647059	0,1428571	0,2	0,12903	0,25	0,147942326

 

По взвешенной оценке можно выделить безусловного лидера для автоматизации деятельности предприятия туристской отрасли. Программа LanDocs набрала большую оценку благодаря сочетанию функциональных особенностей. Также можно выделить Дело по этому же критерию и ЭффектОфис из-за низкой стоимости. Наименьшую оценку набрала программа DocsVision в связи со своими функциональными особенностями.

 

Заключение

Туристская отрасль – информационно насыщенная деятельность, поэтому является сферой растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. К информационным системам управления относятся системы электронного документооборота. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. При выборе указанных систем учитывают следующие показатели:

Функционал СЭД

Простота работы в СЭД

Невысокие затраты на обслуживание

Доступная стоимость

Существует несколько методов для выбора подходящего продукта. Одним из них является метод «информационного подхода к анализу процессов и явлений в сервисной и туристских сферах»

При его применении (приложение 1) была вычислена взвешенная оценка и получены следующие результаты:

Лучшие показатели имеют программы LanDocs и Дело.

Худший показатель у DocsVision.

Сравнивая показатели различных систем СЭД в приведенной таблице, имеем:

По стоимости лицензий для одновременной работы 50-ти пользователей наименьшие затраты у продуктов Эффект Офис, Дело и DocsVision. Системы LanDocs и Евфрат имеют средние показатели. Самые дорогие Босс Референт и Directum.

Все сравниваемые программы позволяют использовать электронно-цифровую подпись, только у Эффект Офис эта функция опциональна. Также все системы, кроме Евфрата, поддерживают автосохранение всех версий документа.

Босс Референт, DocsVision и Directum не поддерживают ведение секретного документооборота.