Отчет по практике на ФГКУ «Специальное управление ФПС № 16 МЧС России»

Внутренний контроль деятельности Учреждения в установленном порядке осуществляют в пределах своей компетенции соответствующие должностные лица. Для проверки деятельности отдельных служб начальником Учреждения создаются комиссии, которые реализуют установленный им объем полномочий.

Должностные лица Учреждения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за искажение отчетности.

Проверки и контроль финансовой, хозяйственной и других видов деятельности Учреждения производится в порядке, определенном МЧС России, и уполномоченными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Мотивация играет важную роль в деятельности любого учреждения. Мотивация сотрудников ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России» бывает двух видов: материальная и нематериальная.

Нематериальная – грамоты, благодарственные письма за добросовестное исполнение своих обязанностей, за участие в спортивных соревнованиях, присвоение званий; материальная – разного рода премии (в канун профессионального праздника, за победу в соревнованиях).

Сегодня руководитель не в состоянии единолично решать все  возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей, поскольку их слишком много, они разнообразны и специфичны,  а его знания, опыт и имеющийся запас времени ограничены.

       Полномочия – совокупность прав и обязанностей самостоятельно без согласования с другими принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации.

Величина полномочий, сосредоточенных у отдельного работника или коллектива, определяется многими обстоятельствами. Прежде всего, это – сложность, важность и разнообразие решаемых проблем. Так, чем они больше и сложнее, тем значительнее должны быть полномочия тех, кто занят их решением. В условиях же простых постоянно повторяющихся задач больших полномочий работникам предоставлять не требуется.

Так, организационную структуру ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России» составляют 9 структурных подразделений, каждое из которых имеет свою структуру управления, поэтому распределение полномочий просто необходимо для эффективного управления Учреждением.

Каждое структурное подразделение (пожарная часть) ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России» имеет начальника пожарной части, который обеспечивает управление пожарной частью. Начальник пожарной части подчинен и подотчетен начальнику ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России», несет ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на пожарную часть.

Также происходит распределение полномочий между отделами ФГКУ «Специальное учреждение № 16 МЧС России». Каждый отдел имеет свой перечень функций и прав.

 

4. Анализ кадрового обеспечения

 

Проведем анализ кадрового обеспечения на примере структурного подразделения ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России» Специальная пожарная часть № 3 (СПЧ-3).

В СПЧ-3 работают 82 человека, из которых 3 человека – женщины, 79 – мужчины.

Характеристика кадров по уровню образования показала, что:

- имеют второе высшее  – 2 человека;

- имеют высшее образование  – 28 человек;

- имеют средне-специальное  образование – 31 человек;

- имеют среднее образование  – 10 человек;

- имеют начальное профессиональное  образование – 11 человек.

Уровень квалифицированных кадров растет. Некоторые сотрудники находятся в процессе получения высшего образования.

  Характеристика по возрасту кадров представлена в табл. 1.

 

Год       Возраст	До 30 лет	30-40 лет	40-55 лет	Свыше 55 лет
2013	30 чел.	38 чел.	9 чел.	5 человек

 

Таблица 1. – Возраст сотрудников СПЧ-3 в 2013г.

 

Преобладают сотрудники СПЧ-3 в среднем возрасте и в возрасте выше среднего.

Характеристика кадров по стажу работы показана в таблице 2.

 

Год Стаж	Менее 1 года	1-5 лет	5-10 лет	Свыше 10 лет
2013	1 чел.	26 чел.	31 чел.	24 чел.

 

Таблица 2 – Стаж работы кадров за 2013г.

 

Из таблицы характеристики кадров по возрасту видно, что стаж большинства более 5 лет, а значит текучка кадров практически отсутствует.

Благоприятный социально-психологический климат является условием повышения производительности труда, удовлетворенности работников трудом и коллективом. Формирование и совершенствование социально-психологического климата - это постоянная практическая задача руководителей любого ранга. Создание благоприятного климата является делом не только ответственным, но и творческим. Формирование хорошего социально-психологического климата требует, особенно от руководителей и психологов, понимания психологии людей, их эмоционального состояния, настроения, душевных переживаний, волнений, отношений друг с другом.

В СПЧ-3 царит благоприятный социально-психологический климат, так как сотрудники уже не первый год совместно работают в коллективе.

На условия благоприятного социально-психологического климата влияют:

1) работа в хороших условиях труда и достойном материальном вознаграждении;

2) общение и дружеские межличностные  отношения;

3) успех, достижения, признания и  личный авторитет;

4) интересная работа, возможность  профессионального и личностного  развития, реализации своего потенциала.

 

5. Анализ работы отделов и подразделений.

 

Рассмотрим основные функции отделов ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России».

Отделение профилактики пожаров (ОПП).

Функции:

1. проведение пожарно-технических минимумов для работников и служащих;
2. разработка мер для повышения уровня противопожарной защиты цехов основного производства охраняемых объектов;
3. проведение боевых практических занятий для личного состава структурных подразделений;
4. участие в аттестации инженерно-технических работников предприятия.

Отделение службы и подготовки (ОСиП).

Функции:

1. организация и проведение работы по совершенствованию службы и повышению боевой готовности личного состава подразделений;
2. обеспечение правильной эксплуатации и использования пожарной техники, боевой и мобилизационной готовности противопожарной службы;
3. снабжение личного состава форменным обмундированием, предметами инвентарного имущества.

Финансовая часть (ФЧ).

Функции:

1. осуществление финансово-хозяйственной деятельности;
2. ведение бухгалтерского отчета и кассовых операций;
3. составление отчетности;
4. обеспечение контроля за использованием финансовых и материальных ресурсов в подразделениях и др.

Отделение кадровой и воспитательной работы (ОКиВР).

Функции:

1. отбор кандидатов на службу;
2. комплектование подразделений;
3. ведение и оформление личных дел;
4. контроль за проведением аттестаций;
5. присвоение очередных званий;
6. воспитательная и социальная работа, поддержание и традиций пожарной охраны.

Канцелярия.

Функции:

1. учет и контроль служебной документации;
2. ведение делопроизводства.

Юридическая группа (ЮрГ).

Функции:

1. обеспечение соблюдения законодательных, ведомственных и других нормативных актов в деятельности управления и структурных подразделений;
2. осуществление договорной и претензионно-исковой работы;
3. ведение систематизированного учета поступающих законодательных, ведомственных и иных нормативных актов;
4. обеспечение гарантии правовой и социальной защиты личного состава.

Центр обеспечения деятельности Специального управления ФПС № 16 МЧС России (ЦОД СУ ФПС № 16 МЧС России). Сюда входят: Служба пожаротушения (СП), Обеспечение мобилизационной готовности (ОМГ), Центральный пункт пожарной связи (ЦППС), Комендантская служба (КС), Информационно-аналитическая группа (ИАнГ).

Служба пожаротушения (СП).

Функции:

1. осуществление контроля за организацией гарнизонной и караульной службы в подразделениях СУ ФПС № 16 МЧС России;
2. оказание практической помощи в подготовке личного состава подразделений, повышении боеготовности (разработка мероприятий по совершенствованию оперативно-служебной деятельности, проведение соревнований).

Обеспечение мобилизационной готовности (ОМГ).

Функции:

- подготовка личного состава  в условиях возможных аварий  на охраняемых объектах.

Центральный пункт пожарной связи (ЦППС).

Функции:

= обеспечение связи пожарных подразделений с руководством отдела и между отделениями во время ликвидации пожаров.

Комендантская служба (КС).

Функции:

- учет материальных ценностей  и имущества управления.

 Информационно-аналитическая группа (ИАнС).

Функции:

- обслуживание компьютеров и оргтехники.

Отделы ФГКУ «Специальное управление ФПС № 16 МЧС России» взаимосвязаны и находятся в прямом подчинении руководству Учреждения.

Каждый отдел выполняет свои функции, прописанные в Положении для отделов и подразделений. Это позволяет более эффективно управлять Учреждением.

 

6. Анализ значимости сотрудника для организации

 

Мной была пройдена практика в отделе канцелярии ФГКУ «Специальное управление № 16 МЧС России» Специальная пожарная часть № 3. При исполнении должностных обязанностей я руководствовалась должностной инструкцией заведующего канцелярией (приложение 1.)

ФГКУ «Специальное управление ФПС № 16 МЧС России» имеет 9 структурных подразделений, расположенных на достаточно большом расстоянии от главного здания ФГКУ «Специальное управление ФПС № 16 МЧС России» и множество отделов внутри учреждений. Поэтому для эффективных коммуникаций и информирования служащих необходимо применение массовых методов.

1. Организованные доски объявлений в подразделениях, оформление аллеи почета.

Сильные стороны такого метода:

- наиболее дешевый способ доведения конкретной информации до большого количества людей;

- минимальная вероятность того, что передаваемая информация  не будет соответствовать действительности;

- необходимое средство поддержки общения в среде руководства.

Слабые стороны:

- массовые методы не годятся  для достижения понимания, потому  что доске объявлений или письму  нельзя задать вопрос. Теоретически, вопрос можно задать на массовом  собрании; на практике же большинство  людей избегают делать это на собрании, где присутствуют более 20 человек;

- из того, что передаваемая информация  соответствует действительности, не  следует, что она будет воспринята  правильно;

- наиболее важные для понимания  вопросы — те, которые отражаются  на отдельном человеке или рабочей группе. Для этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.

2. Коммуникация посредством электронной  почты.

80% информационных ресурсов  предприятий сосредоточено в  документах. По статистике:

- до 15% бумажных документов  безвозвратно теряется;

- до 30% рабочего времени  тратится на поиски;

- до 90% времени согласования  документов приходится на "пролеживание"

Из чего можно сделать выводы:

1) "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления Учреждением;

2) необходимо целостная технология электронного (автоматизированного производства).

Для более эффективного управления необходимо повсеместно внедрить локальную сеть и объединить главное руководство ФГКУ «Специальное управление ФПС № 16 МЧС России»  с руководствами структурных подразделений посредством сети Интернет. Что позволит проводить он-лайн совещания.