3)корректировки хозяйственных,
технологических, организационных и других
процессов деятельности организации в
соответствии со сделанными выводами
контроля.
Первый этап — выработка стандартов, демонстрирует
органическую связь функций планирования
и контроля. Данные стандарты согласуются
с методологией управленческого учета
предприятия, а именно:
-внешними стандартами
и нормами;
-внутренними (корпоративными)
стандартами;
-стандартами на функциональность
бизнес-процессов предприятия.
Второй этап процесса контроля состоит
в сопоставлении реально достигнутых
результатов с установленными стандартами.
На этом этапе менеджер должен определить,
насколько достигнутые результаты соответствуют
его ожиданиям, а также насколько допустимы
или относительно безопасны обнаруженные
отклонения от стандартов. На этой стадии
дается оценка как реальности выработанных
стандартов, так и масштабов отклонений,
которые служат основой для принятия соответствующих
управленческих решений. Это наиболее
заметный этап всей системы контроля.
На третьем, заключительном этапе контроля
менеджер должен провести корректировку
в хозяйственной, технологической, организационной,
финансовой и других видах деятельности
организации и в зависимости от полученной
информации пересмотреть стандарт либо
в сторону повышения или занижения, либо
— стабилизации контролируемого показателя.
Во всех случаях сотрудники организации
должны знать, что их ошибки или достижения
в тех областях, где руководство установило
стандарты и осуществляет контроль, со
всей очевидностью послужат основанием
для распределения вознаграждений или
наказаний.[4,с.227]
Контроль – комплексная
функция, включающая функции учета, оценки
и анализа. К основным задачам контроля
относятся:
- сбор и
систематизация информации о
фактическом состоянии деятельности
и ее результатах (функция –
учет);
- оценка состояния
и значимости полученных результатов
деятельности, выявление отклонений от
стандартов – плановых заданий, нормативов
(функция – оценка);
- анализ причин
отклонений и дестабилизирующих факторов,
влияющих на результаты деятельности
(функция – анализ);
- прогнозирование
последствий сложившейся ситуации и обоснование
необходимости принятия корректирующих
воздействий.[11]
Предметом контроля может быть не только
исполнительская деятельность, но и работа
менеджера. Контрольная информация используется
в процессе регулирования. Таким образом,
говорят о целесообразности объединения
планирования и контроля в единую систему
управления (Controlling): планирование, контроль,
отчетность, менеджмент.
Контроль осуществляется лицами, прямо
или косвенно зависящими от процесса.
Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими
от процесса.[3]
Прежде всего контроль должен
быть всеохватывающим, т.е. держать в поле
зрения основные сферы деятельности организации,
внешнюю ситуацию и внутренние процессы,
протекающие в ней. Речь не идет о том,
что он должен быть тотальным, с охватом
всех событий. В то же время контроль должен
обеспечить достаточно полную и объективную
картину ситуации. Это можно обеспечить,
если система контроля имеет стратегическую
направленность, охватывающую основные
приоритетные сферы функционирования
и развития организации. Второстепенные
сферы деятельности организации тщательно
и постоянно проверять не целесообразно,
а
некоторые и совсем не имеет
смысла, так как отвлекается много сил
и средств.
Контроль делается не ради выявления
проблем, а для успешного решения и достижения
конкретных результатов, выявления отклонений
от научно обоснованных стандартов. Если
контроль не дает «пищу» для размышления,
то он запланирован напрасно. Главная
цель контроля — не исправление, а предотвращение
ошибок, что обходится гораздо дешевле.
Поэтому контроль представляет собой
неотъемлемую часть стратегического планирования.
Эффективный контроль увязывается
не только с процессом планирования, но
и со всеми изменениями, происходящими
в структуре и системе управления, т.е.
контроль должен быть гибким.
Система контроля должна быть
экономичной, чтобы выгоды, приносимые
контролем, превышали затраты на его проведение.
В этой связи необходимо широко использовать
эффективные средства контроля.
Эффективный контроль требует
индивидуализированности, нацеленной
на конкретные процессы, результаты, людей
с учетом их личных качеств, должностного
положения. Ориентированность
на человеческий фактор требует
от контроля не только объективности,
но и доброжелательности, создающей нормальный
морально-психологический климат. Чрезмерный
контроль над людьми, тем более из недоверия,
следует избегать. Иногда нужно, как говорят,
«отпустить поводья», максимально расширить
полномочия людей в процессе выполнения
своих обязанностей и проверять лишь самое
важное — результаты.
С другой стороны, продолжительное
отсутствие контроля также является неблагоприятным
признаком, свидетельствующим о безразличном
отношении руководства к людям, делам
организации или подразделения, что неминуемо
вызывает обратную реакцию.
Возложение на конкретное лицо
или группы лиц функций контроля требует
от них не только формального положения
в служебной иерархии, но и личных качеств,
склонностей, отношения к ним коллег и
подчиненных[4,с.229].
1.2. Виды контроля:
их классификация и особенности
Система контроля в организации
должна предусматривать осуществление
различных видов контрольной деятельности.
В практике используют три вида
управленческого контроля: предварительный,
текущий и заключительный.
Предварительный контроль (контроль
по правилу рецептурных книг) по своему
содержанию относится к организационному
контролю, в задачу которого входит проверка
готовности организации,ее персонала,
производственного аппарата, системы
управления кработе.
Управленческая система проверяется
на соответствие существующей структуре
организации, на качество принятых решений,
подготовленных документов, степень ознакомления
с ними исполнителей и усвоения ими стоящих
задач. Контроль за персоналом призван
определить готовность его к решению предусмотренных
задач, понимание людьми целей своей деятельности,
знание прав и обязанностей, норм выработки,
условий поощрения. Предварительный контроль
затрагивает состояние материальных и
финансовых ресурсов организации или
соответствующего подразделения, их наличия,
соответствие потребностям по структуре
и количеству, гарантированность поставок
и пр.[4,с.230].
Контроль напоминает айсберг,
большая часть которого, как известно,
скрыта под водой. Некоторые наиболее
важные виды контроля данной организации
могут быть замаскированы среди других
функций управления. Этот вид контроля
называют предварительным потому, что
осуществляется до фактического начала
работ.
Основными средствами осуществления
предварительного контроля являются реализация
определенных правил, процедур и линий
поведения. Поскольку правила и линии
поведения вырабатываются для обеспечения
выполнения планов, то их строгое соблюдение
– это способ убедиться, что работа развивается
в заданном направлении. Аналогично, если
писать четкие должностные инструкции,
эффективно доводить формулировки целей
до подчиненных, набирать в административный
аппарат управления квалифицированных
людей, все это будет увеличивать вероятность
того, что организационная структура будет
работать так, как задумано. В организациях
предварительный контроль используется
в трех ключевых областях – по отношению
к человеческим, материальным и финансовым
ресурсам.
Предварительный контроль в
области человеческих ресурсов достигается
в организациях за счет тщательного анализа
тех деловых и профессиональных знаний
и навыков, которые необходимы для выполнения
тех или иных должностных обязанностей
и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных
людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые
работники окажутся в состоянии выполнить
порученные им обязанности, необходимо
установить минимально допустимый уровень
образования или стаж работы в данной
области и проверить документы и рекомендации,
представляемые нанимаемым. Существенно
повысить вероятность привлечения и закрепления
в составе организации компетентных работников
можно также путем установления справедливых
размеров выплат и компенсаций, проведения
психологических тестов, а также при помощи
многочисленных собеседований с работником
в период перед его наймом. Во многих организациях
предварительный контроль человеческих
ресурсов продолжается и после их найма
в ходе курса обучения. Обучение позволяет
установить, что же дополнительно нужно
добавить и руководящему составу, и рядовым
исполнителям к уже имеющимся у них знаниям
и навыкам, прежде чем приступать к фактическому
исполнению своих обязанностей. Курс предварительного
обучения повышает вероятность того, что
нанятые работники будут трудиться эффективно.
Очевидно, что сделать высококачественную
продукцию из плохого сырья невозможно.
Поэтому промышленные фирмы устанавливают
обязательный предварительный контроль
используемых ими материальных ресурсов.
Контроль осуществляется путем выработки
стандартов минимально допустимых уровней
качества и проведения физических проверок
соответствия поступающих материалов
этим требованиям. Один из способов предварительного
контроля в этой области состоит в выборе
такого поставщика, который убедительно
доказал свои возможности поставлять
материалы, соответствующие техническим
условиям. К методам предварительного
контроля материальных ресурсов относится
также обеспечение их запасов в организации
на уровне, достаточном для того, чтобы
избежать дефицита.
Важнейшим средством предварительного
контроля финансовых ресурсов является
бюджет, который позволяет также осуществить
функцию планирования. Бюджет является
механизмом предварительного контроля
в том смысле, что он дает уверенность:
когда организации потребуются наличные
средства, эти средства у нее будут. Бюджеты
устанавливают также предельные значения
затрат и не позволяют тем самым какому-либо
отделу или организации в целом исчерпать
свои наличные средства до конца[10,с.394].
Текущий контроль воплощается
в формах стратегической и оперативной. Стратегический
выявляет эффективность использования
ресурсов организации с точки зрения достижения
ее конечных целей как по количественным,
так и по качественным показателям. Он
сводится к сбору, обработке и оценке информации
о производительности труда, внедрении
и использовании достижений НТР, новых
методах работы и др.
Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную
и хозяйственную деятельность, в частности
соблюдение технологического процесса
и графика работы, загрузку оборудования,
наличие запасов, незавершенного производства
и готовой продукции, уровень затрат, расходование
денежных средств и т.д.[6].
Как это собственно следует
из его названия, текущийконтроль осуществляется
непосредственно в ходе проведения работ.
Чаще всего его объектом являются подчиненные
сотрудники, а сам он традиционно является
прерогативой их непосредственного начальника.
Регулярная проверка работы подчиненных,
обсуждение возникающих проблем и предложений
по усовершенствованию работы позволит
исключить отклонения от намеченных планов
и инструкций. Если же позволить этим отклонениям
развиться, они могут перерасти в серьезные
трудности для всей организации.
Текущий контроль не проводится
буквально одновременно с выполнением
самой работы. Скорее он базируется на
измерении фактических результатов, полученных
после проведения работы, направленной
на достижение желаемых целей. Для того
чтобы осуществлять текущий контроль,
таким образом, аппарату управления необходима
обратная связь.
Обратная связь, в том смысле,
в каком этот термин будет использоваться
здесь, это данные о полученных результатах.
Простейшим примером обратной связи является
сообщение начальника подчиненным о том,
что их работа неудовлетворительна, если
он видит, что они делают ошибки. Системы
обратной связи позволяют руководству
выявить множество непредвиденных проблем
и скорректировать свою линию поведения
так, чтобы избежать отклонения организации
от наиболее эффективного пути к поставленным
перед нею задачам.
Контроль при помощи систем
обратной связи не является изобретением
теории управления организациями. Такие
системы — одно из наиболее широко распространенных
явлений природы. Все живые организмы
для того чтобы выжить, используют системы
контроля на базе обратной связи. Поддержание
внутренней температуры тела на уровне
36,6°С достигается при помощи автоматической
исключительно сложной системы контроля
с обратной связью.