Управление закупочной деятельностью на основе логистики (на примере ОАО «АВТОВАЗ»)

 

Таким образом, логистика обеспечивает формирование процесса товародвижения, его эффективное функционирование путем установления необходимых  хозяйственных связей между отдельными стадиями и участниками логистического процесса и управление движением  материальных потоков.

1.2 Особенности организации и управления закупочной деятельностью предприятия

Эффективное построение закупочной деятельности является одним из основных условий успешной работы предприятия. В изменяющихся рыночных условиях необходим не только качественно новый уровень технологии и материалов, но и качественно новый уровень управления производством и поставками. Гибкое, ориентированное на потребителя производство требует внедрения не менее гибких механизмов оценки деятельности и стимулирования, замыкающих контур управления производством [20].

Закупочная  логистика — это управление материальными  потоками в процессе обеспечения  предприятия материальными ресурсами.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного  потребления [23].

Закупочная  логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает  процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов  предприятия (рисунок 2).

Рисунок 2 – Логистическая система закупочной деятельности предприятия

 

Итоговые  результаты логистической системы  закупочной деятельности предприятия  во многом зависят от четкого взаимодействия и синхронной работы  ее элементов. Всякое нарушение в согласованности  поставок по номенклатуре, срокам, качеству комплектующих приводит к увеличению затрат и снижению эффективности  производственной системы. Общая схема процессов закупочной логистики представлена на рисунке 3 [26].

 

Рисунок 3 – Общая схема процессов закупочной логистики

 

Стандартное определение общих целей функции  закупок таково, что предприятие  должно получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене.

В соответствии с этим можно выделить:

1. Необходимость  обеспечения непрерывного потока  сырья, поставок комплектующих  и предоставления услуг, необходимых  для работы компании. Дефицит  сырья и комплектующих может  привести к остановке производства  и соответственно к большим  накладным расходам - росту эксплуатационных  затрат в связи с постоянными  расходами и неспособностью удовлетворять  требования клиентов к срокам  доставки продукции. 

2. Сведение  инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму. Одним  из путей обеспечения непрерывного  потока материальных ресурсов  и готовой продукции является  создание и хранение крупных  запасов этих ресурсов и продукции.  Запасы предполагают использование  капитала, который нельзя еще  куда-либо инвестировать. Ежегодно  стоимость текущего запаса может  составлять 20-50 % общей стоимости  активов. 

3. Поддержание  и повышение качества. Производство  продукции или предоставление  услуг должно отвечать принятым  требованиям, что ведет к росту  производственных расходов до  значительного уровня.

4. Поиск компетентных  и надежных поставщиков. Успех  функции закупок зависит от  способности находить поставщиков  и развивать отношения с ними, анализировать их возможности,  выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно  совершенствуя совместную деятельность.

5. Приобретение  по возможности многофункциональных  товаров. Если в процессе закупки  можно приобрести одно изделие,  которое выполнит функцию, ранее  выполняемую двумя-тремя изделиями,  компания получит преимущество  за счет:

• первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия;
• более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания;
• более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации;
• повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение  принципа "цена-качество" в процессе  закупки. Деятельность по закупке  предполагает использование большого  объема оборотных средств, поэтому  необходимы товары и услуги  с наименьшей общей стоимостью  с сохранением должного уровня  качества, количества, условий доставки  и сервиса. 

7. Повышение  конкурентоспособности. Компания  будет конкурентоспособной, если  сможет контролировать все расходы,  связанные с закупками, и временные  параметры с тем, чтобы избежать  неприбыльной деятельности, либо  деятельности, требующей дополнительного  времени, и т. д. Для этого  необходима оптимизация размеров затрат, внедрение достижений технического прогресса и т. п.

8. Достижение  гармоничных отношений, эффективного  сотрудничества с другими функциональными  подразделениями компании. Закупочная  деятельность не может быть  эффективной без сотрудничества  с другими отделами и сотрудниками  компании: отделом технического  контроля (ОТК), производственным отделом,  бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки  и т. д. 

9. Снижение  административных расходов. Если  деятельность по закупкам нерациональна,  административные расходы отдела  закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной деятельности зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности [40].

Достижение  этих целей в области управления закупками требует выполнения различных стандартных операций, для чего следует рассмотреть наиболее характерные задачи, способствующие рационализации системы закупок.

Основные  вопросы, на которые следует ответить в процессе обеспечения предприятия  предметами труда, традиционны и  определяются логикой снабжения:

• что закупить;
• сколько закупить;
• у кого закупить;
• на каких условиях закупить.

К традиционному  перечню логистика добавляет  свои вопросы:

• как системно увязать закупки с производством и сбытом;
• как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками [44].

Обозначенный  круг вопросов закупочной логистики  определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и  характер выполняемых работ. Типовой набор организации и управления закупочной деятельностью представлен в таблице 3.

 

Таблица 3 - Типовые задачи закупочной логистики

Наименование	Краткая характеристика
Решение «делать или покупать»	Решение вопроса, что выгоднее – производить  определенные материальные ресурсы  самому предприятию или покупать у других. В этом случае для принятия окончательного решения оцениваются  соответствующие затраты и достижимый уровень качества.
Определение типов закупок	В настоящее  время существует три основных типа организации закупок материальных ресурсов в зависимости от продолжительности  и сложности: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых  меняется или поставщик, или параметры  закупаемых материальных ресурсов), новые  закупки.
Анализ  поведения рынка	Поставщик может функционировать в различной  рыночной среде и типе рынка: монопольном, олигопольном, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают предприятию определить число возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.
Идентификация поставщиков	Определение всех возможных поставщиков необходимой  номенклатуры материальных ресурсов, которые могут удовлетворить  требованиям предприятия - заказчика.
Предварительная оценка источников	Предварительная оценка возможных источников закупаемых ресурсов заключается в сравнении  предлагаемого поставщиками качества материальных ресурсов с требованиями предприятия – заказчика.
Оценка  оставшихся поставщиков и окончательный  выбор поставщика	После сокращения числа возможных источников на этапе предварительного отбора оставшиеся поставщики оцениваются с точки зрения наилучшего удовлетворения потребностей предприятия – заказчика материальными ресурсами конкретного вида. Для окончательного выбора поставщика производится, как правило, многокритериальная оценка, включающая такие показатели как уровень цен, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и т.д.
Доставка  материальных ресурсов и сопутствующий  сервис	Включает  оформление договорных отношений, передачу прав собственности на материальные ресурсы, процедуру формирования заказов, транспортировку, и т.д.
Контроль  и оценка выполнения закупок	Входной контроль качества материальных ресурсов (данная процедура в отношении  надежных поставщиков, особенно при  технологии «точно в срок», может  не применяться). Эффективность управления закупками оценивается по результатам  непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов и сервиса.

 

Таким образом основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются:

• определение предмета (структуры) закупок;
• выбор оптимального поставщика;
• определение объема закупок;
• условия закупок.

В соответствии с концепцией логистики  в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия  по реализации системного подхода к  управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения [47].

Организационная структура службы закупок на предприятии  бывает  централизованная и децентрализованная.

На рисунке 4 представлена децентрализованная организационная структура с распределением выше перечисленных задач между различными функциональными подразделениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Децентрализованная форма организации управления закупками

 

Как видно, задачи «что закупать» и «сколько закупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи «у кого закупать» и «на каких условиях закупать» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена [7].

Преимущества  такого подхода:

• пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
• возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

• решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
• недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
• ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.

Централизованные  закупки предполагают сосредоточение всех функций снабжения предприятия  в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению (рисунок 5).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5 – Централизованная форма организации управления закупками

 

Преимущества  централизованной организационной  структуры закупок:

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов;
• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени [7].

Такая структура  создает широкие возможности  логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

На функции  отдела закупок в организационной  структуре компании оказывают влияние  такие факторы, как:

• доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
• сущность приобретаемой продукции или услуг;
• ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
• наличие возможностей для выполнения данной функции;
• задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей [4].

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

1. Определение  потребности в материальных ресурсах.

2. Определение  нужных характеристик и количества  товаров и услуг.

3. Анализ и  определение возможных источников  снабжения.

4. Определение  цены и условий закупок.

5. Подготовка  и размещение заказа на закупку.

6. Контроль  выполнения заказа и/или экспедирование.

7. Получение  и проверка товаров.

8. Обработка  счета и оплата.

9. Учет поступлений  материальных ресурсов.

Любая закупка  начинается с определения общей  потребности предприятия и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить ТМЦ со склада либо путем перемещения  избытка товара из другого подразделения, либо покупая новые товары [9].

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок  ведется список (каталог) постоянно  закупаемых ТМЦ, что способствует ведению  правильного бухгалтерского учета  и процедуре хранения их на складе. При этом все закупки обычно классифицируются  по типу, по назначению, по виду транспортировки  и т.д.