Организация управления службами в закупочной логистике

Таблица 1 – Декомпозиция ситемы закупрк

 

№	Наименование подсистемы	Функциональное содержание
1	Определение потребностей	Определения потребности предприятия в материально-технических ресурсах. Планирование получения сырья или материалов со склада, перемещение их избытков из другого подразделения или закупка недостающих ресурсов. Оптимизация потребностей предприятия - резерв роста его прибыли.
2	Формирование заказов (заключение контрактов) на закупку	Портфель заказов формируется  отделом логистики исходя из обоснованных потребностей подразделений предприятия. Определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий), а затем ведут поиск возможных поставщиков. Их выбирают по базам данных, каталогам, прайс-листам, путем проведения конкурсных торгов, расчетов предположительных транспортных и складских затрат. После этого осуществляются размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные сроки, в определенных объемах.
3	Контроль хода исполнения заказов	После заключения контракта с поставщиком, отдел логистики контролирует ход его исполнения. Процесс контроля - стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. При возникновении проблем с поставками может потребоваться корректировка заказа: изменение объемов; уточнение спецификации и др.
4	Получение и проверка товара	Получаемые от поставщиков товары проходят процедуру входного контроля. Если они соответствуют спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества, то их передают на склад или непосредственно подразделениям предприятия. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками.

 

 

 

Заказ на закупку до принятия его поставщиком к исполнению еще не является контрактом. Необходимый элемент гарантии - это форма-подтверждение, направленная поставщиком в отдел логистики (закупок) предприятия. После того как заказ на закупку принят поставщиком к исполнению, заказчик обязан проконтролировать ход его выполнения. Выходами этой процедуры являются документальное оформление поставки или установление факта нарушения ее условий.

Представленная формализация процесса закупок носит достаточно обобщенный характер и в ряде конкретных практических случаев нуждается в декомпозиции и уточнении. Отраженные процедуры и операции процесса управления закупками могут быть использованы при моделировании бизнес-процессов и проектировании информационных систем в компаниях любого типа (производственных, непроизводственных, государственных). К безусловным преимуществам данной модели следует отнести предложенную степень детализации одного из ключевых логистических процессов - процесса управления закупками, позволившую довести его операции и процедуры до конкретных видов документов и исполнителей.

 Закупочная деятельность в рамках электронной торговли - это заключение торговых (коммерческих) сделок посредством "электронного обмена данными (ЭДИ) ", что означает электронную передачу с одного компьютера на другой информации с использованием согласованного стандарта структуризации информации.

Корпоративная информационная система по российскому законодательству - это информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы. Участники корпоративной системы электронной торговли заключают особое соглашение "Об электронном обмене данными (документообороте)", "Об использовании электронных документов" и т. п.

Электронный документооборот, как правило, включает совершение участниками следующих действий:

- формирование электронного документа;

- отправка и получение электронного документа;

- подтверждение получения электронного документа;

- проверка электронного документа;

- отзыв электронного документа;

- учет и хранение электронных документов.

Формирование электронного документа осуществляется в следующем порядке:

- формирование электронного сообщения в формате, установленном для данного электронного документа;

- подписание сформированного электронного сообщения электронной цифровой подписью, имеющей соответствующий сертификат.

В отношениях между отправителем и получателем электронный документ считается исходящим от отправителя, если электронный документ отправлен: самим отправителем, или лицом, уполномоченным действовать от имени отправителя в отношении данного электронного документа, или информационной системой, используемой отправителем и действующей автоматически.

Электронный документ не считается исходящим от отправителя, если: получатель знал или должен был знать (в том числе в результате выполнения проверки) о том, что электронный документ не исходит от отправителя, или получатель знал или должен был знать (в том числе в результате выполнения проверки) о том, что получен искаженный электронный документ.

Проверка электронного документа включает: проверку электронного документа на соответствие установленному для него формату и проверку подлинности всех электронных цифровых подписей электронного документа, а также проверку сертификатов ключей ЭЦП. При положительном результате проверки электронный документ принимается к исполнению. В противном случае электронный документ считается недействительным, о чем получатель должен уведомить отправителя с указанием основания недействительности документа.

Учет электронных документов осуществляется путем ведения электронных журналов учета или традиционных бумажных журналов учета. Программные средства ведения электронных журналов учета являются составной частью программного обеспечения, используемого для организации электронного документооборота. Все электронные документы, учтенные в информационной системе, должны храниться в течение сроков, предусмотренных договорной документацией. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих электронных или бумажных журналов учета, открытых ключей ЭЦП и сертификатов ключей подписи, а также программного обеспечения, необходимого для проверки ЭЦП хранимых электронных документов.

 

Глава 2. Логистический менеджмент в управлении закупками на примере ООО «ZARA+», г. Екатеринбург

2.1. Характеристика  предприятия ООО «ZARA+», г. Екатеринбург

 

Общество с ограниченной ответственностью «ZARA+» основано в 2005 году, создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.98г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»¹ для осуществления хозяйственной, производственной и иной коммерческой деятельности, удовлетворения общественных потребностей в продукции, товарах, работах и услугах, и получения прибыли. Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

Магазин розничной торговли «ZARA+» занимается продажей одежды. Магазин расположен в городе Екатеринбурге, густонаселенном районе по улице 8-го Марта, обладает шаговой доступностью, находится в здании ТЦ Гринвич, по размеру торговой площади магазин мелкий, что означает, что его площадь не превышает – 400м, подсобные складские помещения – 100 кв.м В данный момент магазин находится в собственности у Ивановой М.В.

Юридический и фактический адрес: Екатеринбург, ул. 8-го Марта, 46, ТРЦ Гринвич

Директор Иванова М.В.

Численность работников магазина в управлении директора составляет 3 человека.

Рисунок 2 – Организационная структура предприятия

Организационная структура управления организацией построена по принципу линейно-функциональной системы. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов).

Процесс принятия решения может быть рассмотрен с точки зрения участия в нем менеджмента различных уровней управления. Современные исследователи, как отечественные, так и иностранные, выделяют три иерархических уровня менеджеров: низшее, среднее и высшее.

          Менеджеры высшего уровня принимают решения, связанные с определением стратегии развития предприятия, определением приоритетов задач и целей, стоящих перед предприятием. К менеджерам высшего уровня в ООО «ZARA+» относится директор предприятия. Менеджеры среднего уровня отвечают за подготовку информации, подвергают ее фильтрации для менеджеров высшего звена. Собственно, на менеджеров среднего уровня ложится ответственность за начальный этап алгоритма принятия решения. На предприятии ООО «ZARA+» средний уровень структуры менеджмента занимает бухгалтер. Они также разрабатывают решения, но их решения предопределены решениями высшего уровня менеджмента. Менеджеры низшего уровня отвечают за непосредственное использование ресурсов, выделенных им, руководят исполнителями производственных заданий, обеспечивают сбор и анализ информации в процессе реализации решений, контролируют процесс реализации.² К низшему звену в ООО «ZARA+» относятся продавец и кассир магазина. На них ложится и важная функция учета.

Анализируя персонал ООО «ZARA+» можно сказать, что высшее звено – руководитель предприятия имеет высшее экономическое образование. Среднее звено предприятия – бухгалтер также с высшим образованием. Младший персонал имеет средне специальное образование.

Что касается социальных благ, то их перечень определяется на общем собрании коллектива предприятия и зависит от доходов и финансового состояния предприятия. Минимальный перечень социальных благ, одинаковых для всех сотрудников, записывается в коллективном договоре и включает в себя:

- Оплаченные банкеты сотрудников в праздничные дни;

- Оплату командировочных и представительских расходов по нормам, действующим на предприятии;

- Подарки к дням рождения и юбилейным датам;

- Оплату расходов в случае свадьбы сотрудника, рождения ребенка;

Весь персонал, а также администрация магазина руководствуются положениями, указанными в должностных инструкциях для каждой категории персонала.

Руководитель организации, использует преимущественно демократический стиль, стремиться как можно больше вопросов решать коллегиально, систематически информировать подчиненных о положении дел в коллективе. В подготовке к реализации управленческих решений принимают участие все члены коллектива. Здесь учитывается мнения коллектива, советы, присутствует творческая обстановка в коллективе.

2.2. Анализ экономических показателей торгового предприятия

 

 

Анализ состава, структуры  и динамики имущества ООО «Zara +» будем осуществлять согласно данных формы № 1 «Бухгалтерского баланса» за 2009 – 2011 г.г. Анализ будем осуществлять с использованием методов горизонтального и вертикального анализа.

Таблица 2 – Анализ состава, структуры и динамики имущества  ООО «Zara +» за 2009 – 2011 г.г.

Показатели	Остатки по балансу, т.р.							Структура активов, %
	2009 год	2010 год	Изменение (+,-)	Темп снижения (прироста), %	2011 год	Изменение (+,-)	Темп снижения (прироста), %	2009год	2010 год	2011 год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Активы
1.Внеоборотные активы  – всего  В том числе:	11	4	-7	36,36	1	- 3	-	1,12	0,22	0
1.2.Основные средства	11	4	-7	36,36	1	- 3	-	,12	0,22	0
2.Оборотные активы – всего В том числе:	972	1 815	+843	186,73	1 985	+171	109,42	98,88	99,78	100,0
2.1.Запасы	717	1 454	+737	202,79	1 634	+180	112,38	72,94	79,93	82,28
2.2.Расходы будущих  периодов	2	-	- 2	-	-	-	-	0,20	-	-
2.3.НДС по приобретенным  ценностям	24	-	-24	-	-	-	-	2,44	-	-
2.4. Дебиторская задолженность(со  сроком погашения в течение  12 месяцев)	152	232	+80	152,63	107	-125	46,12	15,46	12,75	5,39
2.5. Денежные средства	79	57	-22	72,15	168	+111	294,74	8,04	3,13	8,46
2.6. Прочие оборотные активы	-	72	+72	-	77	+5	106,94	-	3,96	3,88
Итого активов	983	1 819	+836	185,05	1 986	+167	109,18	100	100	100