Логистический процесс закупок в фокусном звене цепи поставок медикаментов и стоматологических материалов в УЗ «Витебская областная стом

Как известно, непосредственным группировочным признаком в ABC-анализе является не сам анализируемый показатель, а его структура, т.е. доли к итогу по каждой позиции. Через доли к итогу определяется приоритетность позиций и производится ABC-классификация. В начале нужно рассчитать суммарное значение дохода по всем лекарственным средствам и материалам – это будет итоговая сумма. Затем доход по каждой позиции делится на общий итог. Рассчитанные доли в общем объеме использованных средств за 2013 год приведены на рис.2.3.

Рисунок 2.3. Скриншот экрана с долями каждого лекарственного средства (материала) в  общем объеме использования лекарственных средств и

лекарственных препаратов за 2013 год

 

Таким образом, сумма долей будет 100%. Так как список позиций был отсортирован по убыванию, то и доли тоже будут уменьшаться сверху вниз – это очевидно.

Для присвоения групп нужно определиться с их границами. Допустим, в группу А попадут позиции, дающие 80% дохода (включительно), в группу В – следующие 15%, в гр. С – последние 5% (суммарно с предыдущими группами – 100%). То есть нам нужны суммарные значения долей. Добавляем еще один столбец с так называемыми накопленными долями (рис.2.4).

 

Рисунок 2.4. Скриншот экрана с накопленными долями каждого лекарственного средства (материала) в  общем объеме использования лекарственных средств и лекарственных препаратов за 2013 год

 

Накопленная доля для первого лекарственного средства (материала) будет идентична ранее рассчитанной индивидуальной доле. Последующие накопленные доли рассчитываются суммированием соответствующей индивидуальной доли с накопленной для предыдущей позиции. И так далее до последнего товара. Накопленная доля последнего лекарственного средства (материала), естественно, равна 100.

Теперь присваиваем каждой позиции название группы.  Данные разбиты на группы. Теперь данные нужно сохранить в таком виде, чтобы ими было удобно пользоваться при проведении различных расчетов. Для этого напротив каждой позиции нужно проставить свой признак: А, В или С. Таким образом  мы получили АВС-группы (рис. 2.5).

Рисунок 2.5. Скриншот экрана с проставленными признаками

 

При проведении  ABC-анализа для УЗ «ВОСП»  было отобрано 169 и 155 торговых наименований лечебных средств, медикаментов и материалов, используемых в стоматологической практике за 2013 и 2012 год соответственно. По каждому наименованию проанализированы показатели годового объема реализации, количества реализованных упаковок, уровень и сумма торговых наложений. Расчетным путем определен удельный вес каждого торгового наименования в суммарном годовом товарообороте. Анализируемый ассортимент ЛП был распределен на группы A, B, C. Результаты  абс-анализа за 2013 и 2012 годы представлены в таблицах 2.6-2.7.

 

Таблица 2.6 – Результаты проведения АБС-анализа УЗ №ВОСП» за 2013 год по основным группам ассортимента

Группа	Объем использования, руб	Доля	Количество препаратов группы	Доля
Группа А	66 062 747	51%	17	10%
Группа В	38 755 812	30%	29	17%
Группа С	25 382 082	19%	123	73%
Итого	130 200 640	100%	169	100%

Примечание  – Источник: собственная разработка на основе данных учреждения

Таблица 2.7 – Результаты проведения АБС-анализа УЗ №ВОСП» за 2012 год по основным группам ассортимента

Группа	Объем использования, руб	Доля	Количество препаратов группы	Доля
Группа А	59 062 712	45%	12	8%
Группа В	28 755 812	22%	23	15%
Группа С	15 382 082	12%	120	77%
Итого	130 200 640	100%	155	100%

Примечание  – Источник: собственная разработка на основе данных учреждения

 

Ситуация по анализу потребления лекарственных средств за два анализируемых года в ценовом выражении следующая: доля потребления лекарственных средств и материалов группы А возросла на 6 %, группы В на 8%, по группе С – на 7 %. То что ситуация существенно не изменилась за год свидетельствует о стабильном потреблении стоматологических услуг с использованием основного перечня препаратов и материалов.

По результатам 2013 года в количественном выражении число  препаратов в группе А увеличилось  составив 17, вместо 12 в 2012 году, что привело к росту потребления данной группы на 2 п.п.  В группе В данное увеличение составило 5 единиц (прирост  2п.п. в группе С – 3 препарата (при снижении доли на 4 п.п).

Показатель затратности (использования) служит ориентиром для выбора оптимального способа закупки того или иного лекарственного средства, который в первую очередь зависит от квартальной стоимости формируемого заказа на одну номенклатурную позицию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ  В ФОКУСНОМ ЗВЕНЕ ЦЕПИ ПОСТАВОК  МЕДИКАМЕНТОВ И СТОМАТОЛОГИЧЕСКИХ  МАТЕРИАЛОВ УЗ «ВОСП»

 

 

Для эффективной организации закупочной деятельности УЗ «ВОСП» необходимы современная организация, использование новейших технологий и автоматизация склада, наличие квалифицированных кадров, более детальный анализ поставщиков, рекомендация по проведению VEN и XYZ анализа.

1. В процессе анализа было выявлено, что имеющихся склад для хранения медикаментов, принадлежит к первому уровню складов, который не соответствует современным требованиям по техническим характеристикам. Строительство нового склада требует больших инвестиций, поэтому можно предложить точечные меры по улучшению работы складом, например, систему автоматизации. Для  автоматизации склада, необходимо выбрать складскую программу. Для чего можно предложить разработку компании «1С».

Возможности программы «1С: Торговля и склад 7.7»:

• вести раздельный управленческий и финансовый учет;
• вести учет от имени нескольких юридических лиц;
• вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
• оформлять закупку и продажу лекарственных средств и материалов;
• производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
• вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
• формировать необходимые первичные документы;
• оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;
• выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
• вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
• вести учет переданных в использование лекарственных средств, их возврат и оплату;
• задать для каждого лекарственного средства (материала) необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;
• работать со взаимосвязанными документами;
• выполнять автоматический расчет цен списания материалов;
• быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;
• вести учет лекарственных средств и материалов в различной валюте;
• получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении лекарственных средств, материалов и денег
• автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

2. Одним из наиболее важных ресурсов, определяющих степень эффективности деятельности любого предприятия, являются люди. В настоящее время  ощущается определенный недостаток специалистов, имеющих не только опыт практической работы, но и владеющих фундаментальными теоретическими знаниями в области логистики, не только конкретного предприятия, но и региона в целом. Как было выяснено в процессе анализа в УЗ «ВОСП» закупочной деятельностью занимается главный бухгалтер, который выполняет основные функции по подготовке отчетности и налогам.  Поэтому целесообразно ввести единицу специалиста по логистике, либо уделять внимание обучению собственных работников. Это в конечном итоге позволит сократить затраты  на приобретение, перевозку сырья и готовой продукции. На уровне высшего образования в республике можно получить квалификацию логистик-экономист, логист в следующих учебных заведениях: Белорусский государственный университет, Белорусский государственный экономический университет, Белорусский национальный технический университет, Белорусский государственный университет транспорта, Гродненский государственный университет, им. Я.Купалы, Международный университет «МИТСО».

Специалист-логист УЗ «ВОСП»  должен  подбираться из числа квалифицированных специалистов, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы на аналогичной должности не менее 3-х лет. Подчиняется непосредственно руководителю.

В работе он должен  руководствоваться: нормативными, методическими и другими руководящими материалами в области транспорта, складского хозяйства; стандартами и техническими условиями на хранение товарно-материальных ценностей, организациями закупок, действующим таможенным законодательством, «Должностной инструкцией», «Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения», указаниями директора.

Целью его работы должна быть оптимизация затрат на обеспечение логистической составляющей работы учреждения, основными задачами: 
организация и контроль бесперебойности и продуктивности ежедневной работы учреждения;   оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций;  оценка и анализ производительности операций по логистике;  оценка и анализ затрат рабочего времени на выполнение операций; выработка предложений по оптимизации себестоимости закупаемого сырья, оборудования и отгружаемых товаров; соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета; разработка и внедрение новых систем, направленных на повышение эффективности использования оборотных средств; анализ, планирование, организация, координация и управление (включая организацию контроля за исполнением) логистическими процессами УЗ «ВОСП».

Среди обязанностей логиста УЗ «ВОСП» должны быть:

• проектирование и разработка новых логистических систем а также оптимизация существующих логистических систем;
• разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, определение функций и операций; Контроль применения разработанных методических и нормативных материалов;
• организация работ по разработке форм и методов ведения отчетности.
• формирование бюджета на логистику. Анализ затрат на логистику и логистических издержек;
• оптимизация стоимости и эффективности логистических операций учреждения;
• координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами;
• оптимизация документооборота всех логистических процессов. 

3. Исходя из анализа, было выявлено, что при выборе поставщика УЗ «ВОСП» руководствуется только ценовыми критериями, это не всегда оправдано. Поэтому предлагается собрать проанализировать  поставщиков новых и с которыми работали ранее.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие резервных мощностей;
• организация управления качеством у поставщика;
• психологический климат у поставщика;
• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.