Введение в ACCESS

Введение в ACCESS 
 

Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно  решать с помощью этой СУБД. В  частности:  

Access — система  управления базами данных (СУБД). 

Использование Access для  хранения и поиска данных, представления  информации в удобном виде и автоматизации  выполнения повторяющихся задач. 

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода  данных, обрабатки данных и генерации  сложных отчетов. 

 Применение Access 97 для размещения форм Access в виде  документов HTML на Web-страницах и обмена  данными с узлами Internet/Intranet. 

 Поддержка в  Access механизма Запроса по образцу  (Query by Example — QBE), обеспечивающая выборку,  сортировку и поиск данных. 

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access.  

Пользователи электронных  таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми  понятиями, используемыми в Access. 

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным  продуктом, важно понять его возможности  и типы задач, для решения которых  он предназначен. Microsoft Access 97 (далее  — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя. 

Access — это, прежде  всего, система управления базами  данных (СУБД). Как и другие продукты  этой категории, она предназначена  для хранения и поиска данных, представления информации в удобном  виде и автоматизации часто  повторяющихся операций (таких, как  ведение счетов, учет, планирование  и т.п.). С помощью Access можно  разрабатывать простые и удобные  формы ввода данных, а также  осуществлять обработку данных  и выдачу сложных отчетов. 

Access— мощное приложение Windows; впервые производительность  СУБД органично сочетается с  теми удобствами, которые имеются  в распоряжении пользователей  Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта—  детища компании Microsoft, они прекрасно  взаимодействуют между собой.  Система Access работает под управлением  Windows 95 или Windows NT, так что при  работе с ней пользователю  доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и  вставлять данные из любого  приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы  в Access и вставить его в конструктор  форм. 

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и  внедрение объектов) в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно  превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью  новых расширений для Internet можно  создавать формы, которые будут  напрямую взаимодействовать с данными  из World Wide Web, и транслировать их в  представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator. 

При всем этом Access —  не просто СУБД. Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно  упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать  с данными, хранящимися на большой  ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные  в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать  и объединить с данными из электронных  таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые  между собой Access и Word, Excel и PowerPoint. 

Система Access — это  набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В  ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему  можно рассматривать и как  среду разработки приложений. Используя  макросы или модули для автоматизации  решения задач, можно создавать  ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут  включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно  создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA. 

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам  таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.  

Что предлагает Access 

1.Настоящая реляционная  модель баз данных 

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи  и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает  несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости  от того, как он осуществляется, а  каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно  облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в  том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка  и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях  не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку  пустых значений. 

Реляционная обработка  данных в Access за счет гибкой архитектуры  системы способна удовлетворить  любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или  клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет  подключаться к базам данных множества  различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших  ЭВМ фирмы IBM. 

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией  их целостности. Кроме того, предусмотрена  защита на уровне пользователя, что  позволяет контролировать доступ к  данным отдельных пользователей  и целых групп. 

Контекстно-зависимая  справка и Office Assistant 

Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для  новичков, так и для опытных  пользователей. В Access предусмотрена  контекстно-зависимая справка, для  получения которой достаточно нажать <F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в  текущий момент. При этом можно  легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу  предыдущих обращений и закладкам. 

В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant (ассистента) и Screen Tips (всплывающие  подсказки). Всплывающие подсказки  содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмотрена целая  галерея из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно любого во своему вкусу). Если ассистент вам  надоест, можете его отключить. 

Простые в использовании  мастера и конструкторы 

Мастер (Wizard) может  превратить часы работы в считанные  минуты. Мастера задают наводящие  вопросы относительно содержания, стиля  и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около  ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается  даже настройка мастеров для решения  разных задач. 

Импортирование, экспортирование  и связывание внешних файлов 

Access позволяет импортировать  и экспортировать файлы многих  известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые  форматы ASCII (в том числе с  фиксированной длиной строки  или заданным ограничителем), а  также данные в формате HTML. В результате импортирования  создается таблица Access; в результате  экспортирования таблицы Access создается  файл в заданном формате. 

Связывание (ранее  именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние  данные без создания таблицы Access. Можно  устанавливать подобную связь с  данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с  последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server. 

Формы и отчеты WYSIWYG 

Окна конструкторов  форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или  отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной  элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая  форма. 

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых  данных, переключатели, флажки, линии  и прямоугольники, а также оформлять  их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые  рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления  данных остаются полностью подконтрольными  пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах  может быть предусмотрено много  уровней группировки данных и  подведения итогов. 

Формы и отчеты можно  просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с  высоты птичьего полета" путем изменения  масштаба. В режиме конструирования  отчет можно просматривать с  фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла. 

Конструктор отчетов  — очень мощное средство, допускающее  использование до десяти уровней  группировки и сортировки. Благодаря  ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые  можно лишь за два прохода. Допускается  создание многих типов отчетов, которые  включают почтовые наклейки и списки рассылки почты. 

Многотабличные запросы  и отношения 

Одна из самых  мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения  позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного  связывания таблицы выступают уже  как одно целое, и теперь можно  строить запросы применительно  к любым данным в них. Можно  выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые  выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в  виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной  установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить  определенный отчет). 

Запросы применяют  и в других случаях. Можно создавать  запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных  и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей  и добавления одной таблицы к  другой. 

Графики и диаграммы 

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни  типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так  и трехмерные. Их можно произвольно  сопровождать текстом, оформлять разными  цветами и узорами. Значения могут  отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать  изображения диаграмм так, чтобы  они воспроизводились под любым  удобным углом зрения. Все это  обеспечивает программа Access Graph. 

Возможности DDE и OLE 

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и  внедрение объектов) в формы и  отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами  могут быть звук, рисунки, диаграммы  и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать  связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей  базой данных, пользователь может  создавать динамические формы и  отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows. 

Доступ к Internet 

В Access теперь предусмотрены  все возможности, обеспечивающие связь  приложении с Internet/intranet. Одним щелчком  кнопкой мыши можно сохранить  таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести  коды HTML из объекта на Web-страницу, делая  их доступными для использования  всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки  позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access. 

Многие считают, что  размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с  успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос  их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно  создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц!