Введение в ACCESS

  

Ввод данных типа Дата/время 

  

Значения в него вводятся в формате ммм гг. Таким  обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете  из этого поля. Access отобразит значение в виде Арг 96. На самом деле в таблице  сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его, поместив курсор это  поле.  С другой стороны можно  ввести в поле Арг 96, и в таблице  будет сохранено значение Арг 96. 

Для поля типа Дата/время  также можно определить условие  на значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие  говорит о том, что введенная  дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой. 

Форматы влияют на отображение  данных, а не на объем занимаемой ими памяти. 

  

Ввод текстовых  данных с проверкой данных 

  

Для текстового поля может быть задано свойство Условие  на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями (например,  F,M,C). Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Данное сообщение  определяется значением свойства «сообщение об ошибке» для данного поля. 

  

Ввод числовых данных с проверкой условия на значение  | 

  

Для числовых полей  заданы правила проверки допустимости данных. Для поля Resultat в свойстве Условие на значение  задано ограничение  значения оценки (>=2 и <=5  ). При  нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для  данного поля.  

  

Ввод данных типа OLE 

  

Поле объекта OLE под  названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие  объекты.  

Растровые изображения.  

Звуковые файлы. 

Графики и (диаграммы).  

Word или Excel.  

Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле  типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно был о видеть, слышать или использовать. При  размещении OLE-объекта в таблице  вы увидите текст с описанием  объекта (например, в поле типа OLE можно  увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объект можно двумя способами. 

Вставить  из буфера.  

Вставить из диалогового  окна, появляющегося после выполнения команды Вставка->Объект (Insert->Object) 

  

  

  

Ввод данных типа MEMO 

  

Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет  вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая <Shift+F2>, можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое  позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста 

  

Перемещение по записям  в таблице 

  

Как правило, после  ввода данных часто возникает  необходимость внести некоторые  изменения На это могут быть следующие  причины 

Получена новая  информация 

Обнаружены ошибки 

Нужно добавить новые  записи 

Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В  окне базы данных откройте таблицу  в режиме таблицы,  дважды щелкнув  на строке с ее именем в списке таблиц. 

Если вы находитесь в режиме Конструктор (Table Design), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы  для внесения изменений в данные. 

  

Перемещение по записям 

  

Чтобы перейти к  любой записи, можно просто поместить  на нее курсор или щелкнуть на ней  мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту 

Для перемещения  по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками  на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию  за один щелчок Поэтому для более  быстрого перемещения (через несколько  записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно  также щелкнув мышью в области  между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться  на много позиций вперед. 

Команда Правка->Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько  вариантов быстрого перемещения  по таблице.  

Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части  окна в режиме таблицы, также можно  использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно  перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу <Enter> Для  перемещения в поле номера записи нажмите клавишу <F5>. 

При перемещении  по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех  пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи. 

  

Поиск заданного  значения 

  

Хотя, зная номер  записи, можно перейти к ней  и найти конкретное поле, в большинстве  случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это  можно сделать тремя способами: 

Выбрать команду  Правка->Найти (Edrt->Find) 

Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен  бинокль). 

Воспользоваться комбинацией  клавиш <Ctrl+F> 

При использовании  любого из этих методов появится диалоговое окно.  Для выполнения поиска только по определенному полю поместите  в него курсор (причем сделайте это  до открытия диалогового окна). Установите в диалоговом окне флажок Только в  текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в  указанном поле. 

  

В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры  поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком  оно представлено в поле, или с  использованием приведенных ниже специальных  символов: 

* -- Соответствует  любому количеству символов  

? -- Соответствует  одному символу  

# -- Соответствует  одной цифре 

Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого  введите АВ*  

А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые  заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и  содержит только два символа между  ними, нужно ввести АВ??001. Если же нужно  найти все фамилии, заканчивающиеся  на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите  *ко. 

В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора: 

С любой частью поля (Any Part of Field)  

Поля целиком (Whole Field) 

С начала поля (Start of Field) 

Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана  опция   С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. Шпетный и т.д В  результате поиска с установкой С  начала поля (Start of О будут найдены  значения Петров, Петровский.  

 В раскрывающемся  списке Просмотр (Search) вы можете  выбрать одну или несколько  опций из набора Все, Вверх,  Вниз (Up, Down, All)  

При выборе кнопки опции  Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись  только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут  ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются  При поиске по значению Пет будут  найдены пет, Петр и Петров. При  установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв  

Очевидно, что для  данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали  поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в  поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для  этого установите флажок опции С  учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92 

Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить  поиск. 

Поиск начнется после  щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти  далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего  значения щелкните на кнопке Найти. Для  поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно 

  

  

  

  

Изменение значений в режиме таблицы 

  

Чтобы изменить значение, перейдите к нему и внесите  необходимые исправления. Для редактирования значения может быть несколько причин. 

Добавление нового значения. 

Замена существующего  значения 

Изменение существующего  значения 

Если поле пусто, просто введите в него новое значение При вводе в поле любых новых  значений придерживайтесь тех же правил, что и при вводе новых  записей 

  

Замена существующего  значения 

  

Выбрать поле можно  с помощью клавиатуры или мыши При использовании клавиатуры содержимое поля выделяется (Оно отображается в инверсном виде) При нажатии  любой клавиши содержимое поля удаляется  и заменяется символом, соответствующим  нажатой клавише Нажав клавишу <Delete>, вы удалите значения поля без  замены. Нажатие клавиши пробела  стирает значение и заменяет его  пробелом 

С помощью мыши содержимое поля можно выделить следующими способами: 

Щелкнуть на левой  границе поля (там, где указатель  принимает вид большого знака "плюс") 

Дважды щелкнуть на поле (этот способ не годится в  том случае, если в тексте содержится пробел) 

Щелкнуть и перетащить указатель мыши через содержимое поля слева направо 

Выделить любую  часть содержимого поля и нажать клавишу <F2> 

Для замены существующего  значения стандартной величиной  из свойства Значение по умолчанию (Default Value) выделите это значение и нажмите  комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+ пробел>. 

Для замены существующего  значения величиной из того же поля предыдущей записи нажмите комбинацию клавиш <Сtrl+"(кавычки)> 

Убедитесь, что вы не нажали <С1г1+-(минус)>, поскольку  в этом случае текущая запись будет  удалена 

  

Изменение существующего  значения 

  

Чтобы исправить  существующее значение, вместо того чтобы  заменять его целиком, щелкните перед  любым символом этого значения. Поместив указатель мыши перед конкретным символом, вы активизируете режим  вставки, и при вводе нового значения существующие значения сдвинутся вправо. После нажатия клавиши <Insert> включается режим замены и вводимые символы  заменяются по одному. С помощью  клавиш управления курсором можно переходить от одного (а к другому, не вызывая  их изменения. Для удаления символа, находящегося слева от курсора, нажмите  клавишу <Backspace>, а для удаления символа, расположенного справа, —  клавишу <Delete>. 

 

Способы редактирования 

 

Перемещение внутри поля 

Нажатиями клавиш  -> и <- 

Вставка значения в  поле 

Выбрать позицию  вставки и ввести значение