Введение в ACCESS

определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами  и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В  обоих случаях у Вас останется  возможность в любое 

время изменить и  расширить созданную базу данных. 

    Если Вы  создаете новую базу данных (только  в этом случае), появится диалоговое  окно "Файл  новой базы данных", в котором Вы должны указать  имя и местоположение файла  для создаваемой 

базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb. Для того, чтобы получить копию  базы данных, необходимо скопировать  файл, в котором она содержится, так как 

команда Сохранить  как (Save As) в меню Файл (File) заменена на Сохранить как/экспорт (Save As/export). Эта  команда позволяет сохранить  вне базы данных ее отдельные объекты. 

  

   При выходе  из Microsoft Access изменения данных сохраняются  автоматически. Однако при изменении  структуры любого объекта базы  данных в Microsoft Access выводится приглашение  подтвердить сохранения этих  изменений перед завершением  работы. 

  

   1.4. Работа  с таблицами. 

  

   Таблица хранит  сведения по конкретному вопросу,  например, таблица "Товары" содержит  сведения только о товарах,  а таблица "Поставщики" - только  о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались  и не происходило ошибок при  их выдаче, необходимо распределить  данные разного рода по разным  таблицам. Данные в таблице организованы  в столбцы ("поля") и в строки ("записи"). 

   Существует  два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор  или Режим таблицы, кликнув  на специальной кнопке на панели  инструментов.  

   В режиме  конструктора таблицы можно создать  целую таблицу, добавляя новые  поля или удаляя и настраивая  существующие поля таблицы.  

   Чтобы добавить  поле, в верхней части окна  таблицы следует ввести имя  поля и определить его тип.  Чтобы переименовать поле, измените  его имя в столбце "Имя  поля". 

   Тип данных  определяет, какого вида данные  допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле  денежного типа. Выбор соответствующего  типа данных обеспечивает ввод  данных в правильной форме  для сортировки, вычислений и  других операций. Чтобы определить  или изменить тип данных, выберите  столбец "Тип данных",  нажмите  в поле символ раскрывающегося  списка и выберите тип данных  из списка.  

   Каждое поле  имеет свойства, изменяя которые,  можно управлять сохранением,  обработкой и отображением данных  поля. Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель  групп разрядов и символ валюты  (1 234 гр.). Для задания свойства  поля выберите его в верхней  части окна конструктора таблиц  и в нижней части окна введите  значение этого свойства или  выберите его из списка. Набор  доступных свойств определяется  типом данных поля. 

   Уникальная  метка, называемая ключом, используется  для определения каждой записи  таблицы. Подобно тому, как номерной  знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые  поля в таблицах используются  для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите  строку с описанием нужного  поля и нажмите кнопку Ключ  на панели инструментов.  

   В режиме  таблицы добавляются, редактируются  или просматриваются табличные  данные. Также можно проверить  орфографию и напечатать табличные  данные, отфильтровать и отсортировать  записи, изменить внешний вид  таблицы или изменить структуру  таблицы, добавив или удалив  столбцы. 

   Для добавления  записей используется кнопка  Новая запись  на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в  конце таблицы появляется незаполненная  строка. 

   Для удаления  записей необходимо выбрать любое  поле записи и нажать кнопку  Удалить запись  на панели инструментов. 

   Строки в  таблице можно отсортировать  согласно содержимому одного  или нескольких столбцов. Для  этого выберите поле, по которому  будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка  по возрастанию или Сортировка  по убыванию  на панели инструментов. 

   Фильтрация  позволяет просмотреть в форме  только определенные записи. Выберите  данные, по которым следует провести  отбор, и нажмите кнопку Фильтр  по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное  условие для фильтрации, выберите  в меню Записи команду Фильтр  и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или  расширенного фильтра, нажмите  кнопку Применить фильтр на  панели инструментов.  

  

   1.5. Типы данных. 

  

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить  в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый 

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле МЕМО 

               Длинный текст или комбинация  текста и чисел. 

  

 

Числовой 

Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время 

Даты и время, относящиеся  к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный 

Денежные значения и числовые данные, используемые в  математических расчетах.

Счетчик 

Уникальные последовательно  возрастающие (на 1) или случайные  числа, автоматически вводящиеся при  добавлении каждой новой записи в 

                  таблицу.

Логический 

Логические значения, а также поля, которые могут  содержать одно из двух возможных  значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE 

Объект (например, электронная  таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в  двоичном формате), связанный или  внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка 

Строка, состоящая  из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок 

Создает поле, в котором  предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего  набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра  в списке в ячейке запускает мастера  подстановок, который определяет тип  поля. 

  

Лекция 2 

Ввод и редактирование данных 

Ввод данных 

  

В режиме таблицы  отображаются все введенные данные. Если же создана только структура  таблицы, значит,  данных таблице  еще нет. В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного  вправо) обычно установлен в первой строке таблицы. 

Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите  курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи (на маркере  которой изображен карандаш) автоматически  появляется следующая строка (на маркере  которой изображена звездочка для  обозначения новой-записи). Маркер новой  записи всегда отмечает последнюю строку таблицы. 

При вводе новой  записи курсор обычно размещается в  первом поле таблицы. 

В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм. 

Маркер текущей  записи.  

Маркер редактируемой  записи. 

Маркер блокированной  записи (при работе в  

   многопользовательском  режиме). 

Маркер новой записи. 

  

Сохранение записи 

  

Добавленная или  измененная запись автоматически сохраняется  при переходе к другой записи или  при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.  

Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в  поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие  на значение (Validation Rule) 

Кнопка Отмена (Undo Current Field/Record), расположенная напанели  инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный  режим отмены И, изменив следующую  запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей. 

Сохранить текущую  запись на диске можно с помощью  команды Записи->Сохранить запись (Records->Save Records) или комбинации клавиш <Shift+Enter>. 

 

Проверка корректности введенных данных 

  

Автоматическая проверка типа данных 

  

Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно  заполнять свойства Условие на значение. Перечислим эти типы данных. 

Числовой (Number)  

Денежный (Currency)  

Дата/время (Date/Time) 

Логический (Yes/No) 

Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность  ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого  поля появится диалоговое окно с сообщением «Введенное значение не подходит для  свойств поля "Тип данных" или  Размер поля"» Сообщение об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при  попытке ввести чрезмерно большое  число для определенного размера  поля данных типа Числовой (Number)  

Поля типа Дата/время (Date/Time) проверяют корректность значений даты и времени. Если вы попытаетесь  ввести время 44:44:44 или просто букву  в поле типа Дата/время (Date/Time), появится диалоговое окно с сообщением об ошибке 

Логический (Yes/No) можно  ввести только одно из следующих заданных значений: Да (Yes), Истина (True) Вкл(On) или  любое отличное от нуля число для  логического Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет. В свойстве Формат поля (Format) можно  определить свои собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения 

  

Методы ввода данных 

Ввод данных в  поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых  типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них  правила проверки допустимости в  свойстве Условие на значение (Validation Rule). Далее мы рассмотрим различные  способы ввода данных. | 

  

Стандартный ввод текстовых  данных 

  

Три поля, введенных  в таблицу “МоиСтуденты”, были полями типа Текстовый (Text). В полях Fam Name Name1 для ввода данных использована маска  ввода. Если вы вводится значение строчными  буквами, оно отобразится:  первая буква – прописная, остальные - строчные. Текст можно проверить на наличие  особых значений и отобразить в заданном формате. 

Иногда в поле типа Текстовый (Text) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для  добавления новой строки нажмите  комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Эта возможность  полезна для форматирования строк  адресного поля, а также поля Memo.