Унифицированная система документации (понятие, состав на примере УСОРД)

Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и введён в действие с 1 июля 2007 г. ГОСТ состоит из 11 разделов:

- область применения;

- нормативные ссылки;

- термины и определения;

- преимущества управления документами;

- нормативная среда;

- политика управления документами и ответственность;

- требования к управлению документами;

- проектирование и внедрение системы управления документами;

- процессы управления документами и контроль;

- мониторинг и аудит;

- обучение.

Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации».

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие этого ГОСТа распространяется на документы (всех форматов 
и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт, в целом, носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). ¹¹

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором, в том числе, сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть чётко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несёт ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях 
и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена 
на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

Стандарт содержит также ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, её соответствие нормативной среде 
и требованиям отчётности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит методические рекомендации по проектированию 
и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере отражён не был. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, 
а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. 
В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчётности.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.     

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации  их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией  документов, координацию работ и  контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения  УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет  головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует  рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого  труда. Унификация документов - это  выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1. Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2. Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3. Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4. Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5. Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6. Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ  И  ЛИТЕРАТУРЫ

 

ИСТОЧНИКИ

 

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 1997.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998.
3. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2003.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.

 

ЛИТЕРАТУРА

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.
3. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 1999 - № 2. – с. 7-9.
4. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. - 2001 - №2. – с. 12.
5. Делопроизводство в системе государственногоуправления (Учебно-практическое пособие). М. РАГС, 2001. - 372 с. 
6. Евсикова Л.Н.. Документационное  обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство и документооборот). Учебно-практическое пособие. © ЗАО «Книжный мир». 2011.
7. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2001. - 271 с.   
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.
9. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н.Кузнецов, - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2012. – 576 с.
10. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: Научная книга, 2002. – 288 с. 
11. Ларьков Н. С. Документоведение: Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.
12. Организация работы с документами: Учебник (под ред. проф. В.А. Кудряева) 2-е изд., перераб. и доп., ИНФРА-М, М., 2002. - 592 с.
13. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство : учебное пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М., 2004. – 288 с.
14. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления / М.Ю. Рогожин. М., 2003. -  384 с.
15. Секретарское  дело: азбука мастерства / под ред. Г.Ю.Касьяновой. – М., 2006. – 252 с.

 

 

 

 

ПЕРИОДИЧЕСКИЕ ИЗДАНИЯ

 

1. Кузнецова Т.В. Основные направления унификации документов на современном этапе.  // Делопроизводство, 2009. № 1.
2. Сокова А.Н. Рекомендации по использованию Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в российском делопроизводстве (в порядке обсуждения) // Делопроизводство, 2008. № 2.

 

 

 

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ  ОСНОВНЫХ  ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ  И  НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ  ДОКУМЕНТОВ, РЕГУЛИРУЮЩИХ  СФЕРУ  ИНФОРМАЦИИ И  ДОКУМЕНТАЦИИ,  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ,  УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ  И  АРХИВНОГО  ДЕЛА

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).
2. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах 
   с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).
3. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле 
   в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).
5. Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
6. Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
8. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» 
   (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).
9. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).
10. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).
11. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 
    «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).
12. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.
13. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233
14. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/ПС.
15. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.
16. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
17. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ 
    от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008)
18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ 
    от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).
19. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России 
    от 08.11.2005 № 536.
20. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).
21. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
22. Правила организации хранения, комплектования, учета и исполь-зования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях 
    и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.
23. Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 
    «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
24. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.
25. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.
26. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины 
    и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
27. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
28. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
29. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
30. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.
31. Организационно-распорядительная документация. Требования 
    к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.
32. Перечень типовых управленческих документов, образующихся 
    в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
33. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов 
    и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.
34. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы 
    по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72
35. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.
36. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.