Унифицированная система документации (понятие, состав на примере УСОРД)

Эта система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также  о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами, в ее состав  входят также  учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.).

Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

- документы, выданные  гражданам соответствующими государственными  органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

- документы, выдаваемые  предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.;

- документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявления, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

- служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет  ответвления, которые  представляют собой во многом самостоятельные  специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней  как подсистемы кадровой документации:

- документация по  получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжки, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению  учебных степеней и ученый  званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);

- документация по прохождению  военной службы;

- документация по повышению  квалификации рабочих и служащих  и т.д.

Кроме рассмотренных, существуют еще несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объему и разнообразного  по видовому составу количества документов, предназначенных удовлетворять соответствующие потребности общества.

 

Глава 4. УНИФИЦИРОВАННАЯ  СИСТЕМА  ДОКУМЕНТАЦИИ и ГОСТы

 

В главе дается  краткая  историческая справка  создания УСД,  перечислены виды унифицированных систем и ГОСТы.

 

4.1. Унифицированная система документации.

В последней  трети XX в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

В начале 1980-х гг. в  СССР фактически впервые в отечественной  и  зарубежной практике была создана  система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СМССР было разработано 16 УСД. 

Системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности, называются унифицированными системами документации (УСД). Они включают в себя совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств из ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.⁵

Разработка УСД осуществляется соответствующими министерствами 
и ведомствами. По мере необходимости в них могут вноситься необходимые изменения и дополнения.

Можно выделить четыре ступени  унификации документов.

К  первой ступени  отнесем  унификацию форматов бумаг  (от латинского «forma» – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.

Ко  второй ступени  унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского «forma» – внешний вид, наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа

Как третью ступень выделим унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе.

К четвертой ступени унификации документов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.⁶

В зависимости от уровня утверждения они разделяются  на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов  субъектов РФ;

- формы документов  объединений, предприятий, организаций.

Создание таких систем продиктовано острой необходимостью упорядочения делопроизводства, сокращения и оптимизации информационных потоков, снижения затрат на подготовку и обработку документов, сокращения объема документов, их поиск и использование.

В настоящее время разработаны и действуют восемь УСД:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

-     УС банковской документации;

- УС финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных организаций и учреждений;

-     УС отчётно-статистической документации;

- УС учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий;

-     УС документации по труду;

-     УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

-     УС внешнеторговой  документации.

Регламентация вопросов документационного обеспечения управления (ДОУ) на государственном уровне ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладает Конституция Российской Федерации, во исполнение 
её принимаются законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил 
и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации 
и документации (Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

 

4.2. ГОСТы.

В настоящее время существуют следующие Государственные стандарты по документированию управленческой деятельности⁷:

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины 
и определения», утверждённый постановлением Госстандарта РФ 
от 27.02.1998 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, утверждённые этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документах 
и литературы по ДОУ и архивному делу.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утверждённый постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введённый в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, включённые в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД – класс 200000) и используемый в деятельности организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой системы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 
от 12.03.07 № 28-ст. Важная особенность этого нового национального стандарта – его универсальность с точки зрения традиционного 
и электронного делопроизводства.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать следующие выводы: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления.

Среди перечисленных  систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

 

 

 

 

 

 

 

 Глава 5. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации (УСОРД)

 

В главе отображены группы ОРД, а также  большое внимание уделено Унифицированной системе  организационно-распорядительной документации, которая является системой применяемой в любой организации, предприятии и учреждении.

 

5.1. Основные группы организационно-распорядительных документов.

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций 
и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления 
и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительные документы фиксируют решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и объединений/

 

5.2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), введённая в действие ГОСТом Р 6.30-97 в редакции постановления Госстандарта Российской Федерации от 21.01.2000 № 9-ст 
с 1 апреля 2000 г., устанавливает обязательные требования для всех видов 
и разновидностей официальных документов требования, касающиеся:

- состава реквизитов документов;

- оформления реквизитов документов (Приложение 2);

- бланков и оформления документов;

- изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации.

Следование этим требованиям обеспечивает единство правил и практики документирования на всех уровнях управления, способствует достижению информационной совместимости автоматизированных баз данных в системе делопроизводства, так как эти требования распространяются как на традиционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так 
и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники.

Она включает в себя пять основных групп документов:

-   организационная–правовая документация (положения, уставы, инструкции, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);

-   распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);

-   информационно-справочная документация (письма, телеграммы, докладные записки, сводки, запросы, справки и т.д.);