Унифицированная система документации (понятие, состав на примере УСОРД)

После 1917 г. в составе  и содержании систем документации произошли  качественные изменения. Отдельные  старые системы наполнились фактически новым содержанием (система ОРД). Некоторые система документации исчезли (к примеру, коммерческая система).  Вместе с тем появились совершенно новые – система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии³.  

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития российского  государства и общества сформировались десяти функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой  информационного обеспечения управления.

гЛава 2. системЫ  унификации И  стандартизации  документов

 

Глава рассматривает  цели, принципы и понятия унификации и стандартизации.

2.1. Основные цели и принципы унификации.

Основными направлениями совершенствования документации и документооборота являются унификация и стандартизация. Они являются одним из факторов повышения производительности управленческого труда.

Унификация – это процесс «приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию», а также выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения⁴.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документа для конкретной системы документации 
и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

-   единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации 
и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

- комплексность унификации. При её проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

-  информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска 
и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счёт совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

-    стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

- сопряжение с действующими системами классификации 
и кодирования технико-экономической информации;

-  экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

 

2.2.Основные цели и определение стандартизации.

Цели стандартизации:

- сокращение количества применяемых в управлении документов;

типизация их форм;

- установление единообразных требований к документам, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;

- снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку 
и обработку документов;

- достижение информационной совместимости баз данных, создаваемых 
в различных отраслях деятельности.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые  за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартов. Стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований 
к объекту. Требования стандартизации носят обязательный характер в пределах сферы его распространения.

Стандарты в области делопроизводства и документооборота содержат чётко сформулированные требования к работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота. 

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

- требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса 
и введены в систему документооборота, какую информацию эти документы должны содержать, какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);

- требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;

- требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;

- требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;

требования к системам, в задачи которых входит создание 
и сохранение документов;

- инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы (модели) метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы (модели) уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов после истечения срока хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3.  ВИДЫ  СИСТЕМ  ДОКУМЕНТАЦИИ

 

В этой главе перечислены  некоторые виды систем документации и дана краткая характеристика по ним.

В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить  на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени. 

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего,  общих управленческих функций (направлений) деятельности:

- система ОРД;

- система плановой  документации;

- первичная учетная  документация;

- отчётно-статистическая;

- документация кадрового делопроизводства;

- система бухгалтерской  документации;

- система финансовой  и расчетно-денежной документации;

- система статистической  и ведомственной отчетности.

Всего, в настоящее  время, в управленческом  процессе сложилось и функционирует более 40 крупных функциональных систем документации.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской  структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующихся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.

В корпоративной системе  документации может быть объединен  ряд функциональных систем, представляющих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационного-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом.

 

3.1. Организационно-распорядительная система.

Система ОРД. Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

- подсистема  организационной (организационно-правовой) документации;

-       подсистема распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие  статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как: уставы организаций, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, инструкции, регламентирующие отдельные направления в деятельности организации, должностные инструкции.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждения, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

 

3.2. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей  и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов 
и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, 
по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы  могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определённым направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

 

3.3. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации.

Документы этой системы  выполняют подчиненную, обслуживающую  роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся, протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов  входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перече6нь, список.

 

3.4. Система отчётной документации.

Документы, входящие в систему отчётной документации – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью подразделения или организации. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчётной документации представлена такими видами документов как отчёт, справка (отчётного характера). Бухгалтерские отчёты принято называть балансом (годовым, квартальным). Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчётной документации является весьма сложной по составу и включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчётности, системы ведомственной отчётности и внутреннюю отчётность.

 

3.5. Кадровая информационно-документационная система.