Унифицированная система документации (понятие, состав на примере УСОРД)

 

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

ФИЛИАЛ РГГУ В Г. КАЛИНИНГРАДЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Федосова Галина Анатольевна

«Унифицированная система документации

(понятие,  состав на примере УСОРД)»

 

специальность (032001 «Документоведение  и документационное обеспечение  управления»)

 

Курсовая работа по дисциплине

«Документоведение» 

студента 2-го курса заочной  формы обучения

 

 

 

 

 

 

 

 

Научный руководитель Ст. преподаватель Манкевич Д.В. ____________________________

Калининград  2012

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение   4

Глава 1. Понятие систем документации. Историческое развитие

систем документации .8

Глава 2. Системы унификации и стандартизации документов  11

2.1.Основные цели и принципы унификации 11

2.2.Основные цели стандартизации и её определение  12

Глава 3.  Виды систем документации ….............................................................15

     3.1. Организационно-распорядительная система  16 3.2.Система плановой документации  17

3.3. Система информационно-справочная и информационно-аналитическая документации  17 3.4. Система отчетной документации   17 3.5. Кадровая информационно-документационная система  18

Глава 4. Унифицированная система документации 21

4.1.Классы УСД 21

4.2. ГОСТы  24

Глава 5. Унифицированная система организационно-распорядительной 

документации    ................………………………………………………………. 26                            

          5.1. Основные группы организационно-распорядительных 
             документов  ………………………………………………………… 26

          5.2. Унифицированная система организационно-распорядительной

 документации…………………………………………………………… . 26

Глава 6. Электронный документооборот   33 6.1. Задачи и принципы  33 6.2. Новый национальный стандарт по документообороту   35 6.3. Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007   35

Заключение   39

Список использованных источников, литературы

и периодических изданий   41

Приложение 1   44

Перечень основных законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами 
и архивного дела

Приложение 2   48

Реквизиты организационно-распорядительных документов

Приложение 3 50

         Схемы расположения реквизитов документов 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема работы является актуальной в настоящее время, так  как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые  являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

Управленческий труд основывается на научной организации труда, она предполагает такую рациональную постановку работы, при которой 
с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Управленческий труд совершенствуется путем внедрения механизации 
и автоматизации, которые предъявляют к обрабатываемым документам жесткие требования: к формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и порядку работы с ними.

В настоящее время регламентация документирования, организации технологии документационного обеспечения управления ведётся в нескольких направлениях: законодательное урегулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами, очень важно определить к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

Цель данной работы – рассмотреть различные системы документации 
и их классификации, унифицированную систему документации и изучить один 
из основных видов управленческой документации учреждений, организаций 
и предприятий - служебные организационно-распорядительные документы; представить информацию о ГОСТах Российской Федерации по документообороту и документационному обеспечению управления, а также рассмотреть систему электронного документооборота.

Задачи:

1. Дать понятие системы документации.
2. Рассмотреть цели и принципы унификации  и стандартизации документов.
3. Отобразить виды систем документации.

Источниковедческая база курсовой работы:

- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 1997. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования  к оформлению реквизитов документов; требования  к бланкам и оформлению документов; требования к  изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998. Стандарт устанавливает  термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

- ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст. Национальный  стандарт  российской  федерации. Система  стандартов  по информации, библиотечному и издательскому делу.

- Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.

Еще одним важным источником являются учебные пособия. Отдельно хочется сказать об учебниках и справочном пособии заведующей кафедрой документоведения РГГУ, кандидата исторических наук, профессора, главного редактора журнала «Делопроизводство» по 2011 год включительно, Кузнецовой Т.В.: Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2001.; Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. Кузнецова Т.В., преподаватель документоведения с большим стажем, в своих изданиях дает полноценную и объективную информацию по вопросам, затронутым в теме  работы. При описании видов систем документации был полезен учебник Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2012.

Также в процессе написания работы была использована периодика, а именно журналы «Делопроизводство» - №1 2009 г. и № 2 2008 г.

В первой части работы дается понятие системы документации, а также ее историческое развитие. 

Задача второй главы — дать понятие систем документации и унификации документов. Перечислить цели  стандартизации. Проанализировать  требования к работе с документами и информацией, содержащиеся в стандартах.

В третьей части данной работы приведены несколько видов систем документации. Дана краткая характеристика по некоторым из них.

В четвертой главе дается понятие унифицированных систем документации (УСД),  дана краткая информация о причине необходимости их создания, а также перечислены виды УСД и несколько ГОСтов по документированию управленческой  деятельности.

Пятая глава целиком  и полностью посвящена  Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В ней  отображены требования УСОРД ко всем видам управленческой документации, перечислены основные группы документов и дана  развернутая информация по каждой из групп.

В шестой части представлена информация об электронном документообороте, его задачах и принципах, а также о новом национальном государственном стандарте   Р ИСО 15489-1-2007.

Курсовая работа состоит из  оглавления, введения,   шести глав, заключения, списка использованных источников, литературы и периодических изданий, в конце  даются приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1.  пОНЯТИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.  ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

 Каждый документ, будучи  сам по себе сложной информационной  системой, независимо от характера  содержащейся в нем информации – массовой, специальной или личной – является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.

Такая системная классификация  документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаком, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно он легла в основу построения  и функционирования систем документации в Российской федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяется охарактеризовать каждую по отдельности.

Поэтому  рассмотрим их на примере специальной документации – обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развития общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации»  стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признаками происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»¹.

Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации,  регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие  зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.²

Появление систем документации в России было связано с рождением и  становление централизованного  государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В числе первых выделилась система общество делопроизводства. Она стала складываться уже в XVI в. Одновременно с процессом становления центральных органов управления – приказов и местных учреждения российского государства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций  управления.   Затем сложилась система дипломатической документации. Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации. В XVI-XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., - материалы первой всероссийской переписи населения. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине  XIX в. начала складываться система коммерческой документации – контракты, соглашения, акции, облигации и т.п.