Системы электронного документооборота

Клиентами большинства СЭД  могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

1.6 Общая  классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации  СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем  более, что, начиная с 2001 г., всё большую популярность стала набирать концепция «управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management — ECM)», а не управление электронным документооборотом (в соответствии с «Forrester TechRankings»). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым, то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой «категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)».

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства разработчиков отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым, минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества разработчиков. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно  разделить на несколько основных категорий:

• общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла;
• функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ;
• интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы с внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Следует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как  концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при  этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так  как обладают соответствующими для  них функциями):

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск  
  2–D документов в оригинальных форматах (изображений,  
  CAD–файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний, преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.
• корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

1.7 Примеры реализации систем электронного документооборота

В качестве примера реальной системы электронного документооборота можно привести систему автоматизации  делопроизводства и ведения архива электронных документов в Аппарате Совета Министров Республики Беларусь.

Общее описание

Система разработана на базе СЭД LanDocs.

Модуль программного обеспечения  LanDocs: Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит  из следующих составных частей:

1. документирования – процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;
2. организации работы с документами – процедур организации документооборота, т.е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи в дело.

Система позволяет автоматизировать различные процедуры делопроизводства, как организации работы с документами, так и документирования. Гибкость и адаптивность системы к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами как:

• гибкая регистрационная карточка;
• настройкой справочников системы на специфику делопроизводственных процессов организации;
• развитые средства разграничения доступа к функциональным правам и правам на документы.

Область применения системы  LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой и внешними системами.

Основные  функции системы

Система позволяет выполнять  следующие основные функции:

• регистрации документов;
• ввода текстов документов (файлов) и поддержки функций работы с файлами;
• обмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;
• контроля исполнения документов и заданий;
• работы в режиме замещения исполнителя;
• отслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;
• навигации и поиска документов;
• архивирования документов, восстановления документов из архива;
• отчетности по документообороту;
• сканирования бумажных документов, работы с изображениями документов;
• интеграции с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграции с внешними Windows-приложениями;
• рассылки заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применения электронной подписи;
• выполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;
• работы через Интернет;
• ведения справочников.

Документ  в системе

СЭД – система, ориентированная  на работу с документами. Документ в  ней представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы  и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и  т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

Документ LanDocs – это совокупность трех основных составляющих:

• регистрационной карточки;
• текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке);
• сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу).

При вводе документа в  систему не просто вносится информация о документе и вводится текст  документа, а создается новый  информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный документ.

Регистрационная карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяется администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом представляют собой совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений  по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информационных объектов документа. При активированной системе безопасности в сведения включается информация о примененных  электронных цифровых подписях.

«Представление» документа  в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

Практические задания.

25.1. Оформить  приказ.

ОАО «РАНГ»

ПРИКАЗ 
24.04.2001г          №14-к 
г.Витебск 
 
О премировании 
 
ПРЕМИРОВАТЬ:

1. ведущего специалиста отдела  маркетинга, Козлова Петра Николаевича,  в размере 50000 рублей за своевременную  и качественную подготовку перспективного  плана работы 2001-2003 г.г. 
Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Мажуры С.В.

2. старшего специалиста отдела  реализации готовой продукции,  Панютича Ивана Андреевича, в размере 100000 рублей за перевыполнение плана реализации продукции.

Основание: докладная записка начальника отдела реализации готовой продукции  В.В.Федорова. Директор