Системы электронного документооборота. Сетевое планирование и управление

НОУ ВПО Уральский международный институт туризма

Контрольная работа

По дисциплине «Информационные технологии управления»

Тема: «Системы электронного документооборота. Сетевое планирование и управление »

Выполнила: студентка

заочного отделения 4 курса

401 группы

Мельник Е.А.

Проверила:

Сапегина Т.В.

 

 

 

Екатеринбург, 2014

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота , позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота , другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Целью данной работы является изучение системы электронного документооборота.

Для достижения основной цели данной работы необходимо ре6шить ряд задач:

- дать понятие систем  электронного документооборота,

- изучить плюсы и минусы  электронного документооборота,

- ознакомится с производителями  подобного ПО и их продуктами.

 

 

ГЛАВА 1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система электронного документооборота – это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, система электронного документооборота позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.

Главный эффект автоматизации – это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники  (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.  

Чем крупнее компания, тем больше объем входящих документов. Несвоевременная обработка важного входящего документа  может повлечь за собой потерю клиента или другие последствия. Достаточно оценить возможные затраты на восстановление утерянных данных.  Как правило, системы электронного документооборота  окупаются за счет улучшения системы контроля и управление персоналом, за счет чего увеличивает эффективность работы сотрудников.

Основные преимущества электронного документооборота состоят в том, что в результате его внедрения все структуры компании смогут работать в едином информационном пространстве, позволяющем существенно увеличить скорость обработки всех типов документов. Другой фактор, ставящий автоматизированный документооборот выше обычного – это безопасность и сохранность документов. Так, шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации. Еще одно преимущество заключается в повышении производительности сотрудников, существенном снижении количества ошибок при обработке документов. Использование системы электронного документооборота позволяет достичь значительного экономического эффекта, но количественная оценка усложняется необходимостью учета множества факторов.

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и недостатки. При первичном внедрении неизбежны большие расходы на приобретение и внедрение этого ПО, не удастся избежать и стрессов со стороны сотрудников, привыкших к ручному труду. Резкое возрастание объема документооборота – еще один минус. Впрочем, все эти недостатки – явление временное.

Основные тенденции развития систем документооборота:

– повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов;

– внедрение средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск ин­формации и интеллектуальное автоматическое реферирование тек­стов на основе смысла.

 

ГЛАВА 2. РЫНОК СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД[. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM LotusDomino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и CognitiveTechnologies.

По оценкам TAdviser, российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд рублей, из которых три четверти пришлось на услуги по внедрению и около 6,4 млрд рублей – непосредственно на продажи вендоров от реализации лицензий.

Большинство опрошенных участников рынка подтвердили, что рынок СЭД в России растёт очень высокими темпами: в промежутке с 2011 по 2013 год ежегодный рост рынка оценивается в 20-35%.1

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), GlobusProfessional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (CognitiveTechnologies).

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Итак, исходя из приведенной в таблице информации, можно сделать вывод о плюсах и минусах основных систем электронного документооборота. По количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи:

1. В результате внедрения системы электронного документооборота
2. 2)решаются следующие задачи:

3)работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

4)высшее руководство работает с документами из системы;

5)контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

6)в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

7)создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

- Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

- Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

- Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

- Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

- Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

- Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

- Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

- Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

- Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

- Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

- Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

1.Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

2.Службыфайловыххранилищ (DIRECTUM Storage Services).Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

3.Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

4.Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе MicrosoftSharePoint.

5.Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.