Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинский государственный университет»

(ФГБОУ  ВПО «ЧелГУ»)

 

Институт информационных технологий

 

Кафедра информационные технологии

 

Рецензент Преподаватель К.Э.Т __________ Б.А. Наумов “___”___________ 2014 г.

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ Зав. кафедрой ИТ __________Г.А. Трубецкая “___”___________ 2014 г.

М.П.

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на соискание академической степени бакалавра информационных технологий по направлению 080500.62 «Бизнес-информатика»

 

Оценка эффективности внедрения системы  
электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

 

 

Нормоконтроль _____________ Г.А. Трубецкая “___”___________ 2014 г.

Научный руководитель к.и.н, доцент кафедры ИТ _____________Г.А. Трубецкая Автор работы студент группы БИС-301 Д.В. Стрижова _____________

 

 

Челябинск-2014

Аннотация

Объем 52 страницы, 29 рисунков, 3 схемы, 10 источников.

Объектом исследования является деятельность компании ЗАО «НТЦ СТЭК», один из ведущих разработчиков программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета по Челябинской области.

Целью ВКР является оценка внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК».

Задача дипломной работы – провести анализ исполнения делопроизводства на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК» и оценить его эффективность.

Для осуществления поставленной задачи были приняты следующие решения:

• исследовать деятельность компании;
• изучить документооборот на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»;
• установить программное обеспечение для автоматизации документооборота и протестировать его;
• рассчитать эффективность внедрения системы электронного документооборота «СТЭК-Документооборот».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинский государственный университет»

(ФГБОУ  ВПО «ЧелГУ»)

 

Институт информационных технологий

 

Кафедра информационные технологии

 

УТВЕРЖДАЮ

Зав. Кафедрой ИТ

________Г.А. Трубецкая

19.05.2014г.

ЗАДАНИЕ

на выполнение выпускной квалификационной работы бакалавра

студенту группы БИС-301 Стрижовой Дарье Владимировне,

обучающемуся по направлению 080500.62 «Бизнес информатика»

 

1. Тема работы (утверждена приказом ректора от                       №                  )

Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК».

2. Срок сдачи студентом законченной работы: 02.07.2014.
3. Исходные данные к работе
1. Предприятие ЗАО «НТЦ СТЭК».
2. Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК».
4. Перечень подлежащих разработке вопросов
1. Сравнить системы автоматизации делопроизводства.
2. Установить, проверить и оценить программный продукт «СТЭК-Документооборот»
5. Дата выдачи задания: 19.05.2014.

 

Научный руководитель

Доцент кафедры «информационные технологии»           Г.А. Трубецкая

 

Задание принял к исполнению                                   Д.В. Стрижова

 

Студент: 

ФИО, группа

Руководитель: 

Ученая степень, ФИО

Тема: 

 

Календарный план 
выполнения выпускной квалификационной работы (ВКР) бакалавра

№ п/п	Этап	Срок  сдачи	Отчетность	Дата  выполнения	Подпись  научного  рук-ля
	Утверждение темы ВКР.	19.05.2014- 23.05.2014	Тема утверждена.	19.05.2014
	Утверждение структуры ВКР.		Утверждена.	05.06.2014
	Введение, содержание, заключение, список литературы		Работа с текстом.	09.06.2014
	Анализ и сравнение систем электронного документооборота		Глава 1 (п. 1.1, 1.2, 1.3)	11.06.2014
	Характеристика предприятия  ЗАО «НТЦ СТЭК»		Глава 2 (п. 2.1, 2.2, 2.3, 2.4)	13.06.2014
	Автоматизация документооборота		Глава 3 (п. 3.1, 3.2, 3.3, 3.4)	15.06.2014
	Компоновка текста		Полный текст ВКР.	16.06.2014
	Подготовка презентации и доклада		Презентация доклада в PowerPoint2007.	19.06.2014
	Проверка текста научным руководителем		Подпись ВКР научным руководителем.
	Нормоконтроль	18.06.2014-25.06.2014	Подпись ответственного за нормоконтроль
	Предварительная защита на кафедре	01.07.2014
	Защита	02.07.2014

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………….6

1. Автоматизация документационного обеспечения управления

1.1 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота…….…………………………………………………………..8

1.2 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства………………………………………………………………..13

1.3 Выбор системы электронного документооборота………………….18

2. Характеристика и организационная структура ЗАО «НТЦ СТЭК»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия ЗАО «НТЦ СТЭК»…………………………………………………………………………….21

2.2 Организационно-штатная структура ЗАО «НТЦ СТЭК»…………..23

2.3 Анализ бизнес процессов на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭ»……...25

2.4 Основные проблемы управления бизнес-процессами. Решение этих проблем…………………………………………………………………………...28

3. Эффективность автоматизации  документооборота.

3.1 Краткое описание системы электронного документооборота «СТЭК-Документооборот»……………………………………………………...30

3.2 Внедрение системы электронного  документооборота «СТЭК-Документооборот»………………………………………………………………32

3.3 Влияние системы «СТЭК-Документооборот» на бизнес-процессы предприятия ЗАО «НТЦ СТЭК»………………………………………………..48

3.4 Анализ рисков при внедрении системы электронного документооборота……………………………………………………………….50

Заключение………………………………………………………………..53

Список используемой литературы……………………………………….57

 

 

Введение

Делопроизводство – это создание документов, отражающих работу любого предприятия, учреждения, и организация работы с документами.

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.

Целью данной дипломной работы является исследование, описание и анализ предполагаемых результатов внедрения системы электронного документооборота на реально существующем предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК» с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

• изучение существующей системы документооборота ООО «Сенатор»;

• обоснование необходимости внедрения специализированной информационной системы по автоматизации системы документооборота на предприятии;

• рассмотрение рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

•описание основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

• описание процесса внедрения информационной системы, обоснование эффективности ее внедрения.

Объектом исследования являются специализированные информационные системы электронного документооборота. Предметом исследования – вопрос автоматизации документооборота на предприятии, внедрение программы «СТЭК-Документооборот».

 

 

 

 

 

Глава 1. Автоматизация документационного обеспечения управления

1.1 Функции систем автоматизации  делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь – это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Система позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Обработка и хранение документов. К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (текст, аудио или видеоматериал).

Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений.

Система позволяет формировать списки рассылки. Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.