Введение
Развитие человеческой
цивилизации сопровождается поражающим
воображение увеличением объема создаваемой,
обрабатываемой и хранимой информации.
Следует отметить,
что потоки корпоративной информации
чрезвычайно разнообразны по источникам
и формам ее представления. Однако их можно
условно классифицировать по форме хранения:
на электронные и бумажные документы.
Эффективность управления
предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного
решения задач оперативного и качественного
формирования электронных документов,
контроля их исполнения, а также продуманной
организации их хранения, поиска и использования.
Потребность в эффективном управлении
электронными документами и привела к
созданию систем электронного
документооборота (CЭД).
Под управлением электронным
документооборотом в общем случае принято
понимать организацию движения документов
между подразделениями предприятия или
организации, группами пользователей
или отдельными пользователями. При этом, под движением
документов подразумевается не их физическое
перемещение, а передача прав на их применение
с уведомлением конкретных пользователей
и контролем за их исполнением.
- Основные понятия о
системах электронного документооборота
По мнению отраслевых
аналитиков, электронный документооборот
включает: создание документов, их обработку,
передачу, хранение, вывод информации,
циркулирующей в организации или предприятии,
на основе использования компьютерных
сетей. Под управлением электронным
документооборотом в общем случае принято
понимать организацию движения документов
между подразделениями предприятия или
организации, группами пользователей
или отдельными пользователями. При этом, под движением
документов подразумевается не их физическое
перемещение, а передача прав на их применение
с уведомлением конкретных пользователей
и контролем за их исполнением.
- Назначение СЭД
Главное назначение СЭД —
это организация хранения электронных
документов, а также работы с ними (в
частности, их поиска как по атрибутам,
так и по содержимому).
В СЭД должны автоматически отслеживаться
изменения в документах, сроки исполнения
документов, движение документов, а также
контролироваться все их версии и подверсии.
Комплексная СЭД должна охватывать весь
цикл делопроизводства предприятия или
организации — от постановки задачи на
создание документа до его списания в
архив, обеспечивать централизованное
хранение документов в любых форматах,
в том числе, сложных композиционных документов.
СЭД должны объединять разрозненные потоки
документов территориально удаленных
предприятий в единую систему. Они должны
обеспечивать гибкое управление документами
как с помощью жесткого определения маршрутов
движения, так и путем свободной маршрутизации
документов.
В СЭД должно быть реализовано жесткое
разграничение доступа пользователей
к различным документам в зависимости
от их компетенции, занимаемой должности
и назначенных им полномочий. Кроме того,
СЭД должна настраиваться на существующую
организационно-штатную структуру и систему
делопроизводства предприятия, а также
интегрироваться с существующими корпоративными
системами.
Основными пользователями СЭД являются
крупные государственные организации,
предприятия, банки, крупные промышленные
предприятия и все прочие структуры, чья
деятельность сопровождается большим
объёмом создаваемых, обрабатываемых
и хранимых документов.
- Основные свойства
СЭД
Открытость
Все СЭД построены
по модульному принципу, а их API-интерфейсы
являются открытыми. Это позволяет добавлять
к СЭД новые функции или совершенствовать
уже имеющиеся.
Высокая
степень интеграции с прикладным ПО
Ключевой возможностью
СЭД является высокая степень их интеграции
с различными программными приложениями
за счет использования технологий OLE Automation,
DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно
при работе с документами вообще нет необходимости
пользоваться утилитами СЭД. Пользователи
имеют дело только с обычными прикладными
программами: в момент инсталляции клиентской
части СЭД прикладные программы дополняются
новыми функциями и элементами меню.
Особенности хранения
документов
СЭД работают, преимущественно, на базе
распределенных архитектур и используют
разнообразные комбинации технологий
сбора, индексирования, хранения, поиска
и просмотра электронных документов. В
большинстве СЭД реализована иерархическая
система хранения документов (по принципу
"шкаф/полка/папка"). Каждый документ
помещается в папку, которая, в свою очередь,
находится на полке и т. д. Количество уровней
вложения при хранении документов не ограничено.
Один и тот же документ может входить в
состав нескольких папок и полок за счет
применения механизма ссылок (исходный
документ в этом случае остается неизменным
и хранится на месте, определенном администратором
СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более
мощные возможности хранения за счет организации
связей между документами (эти связи можно
устанавливать и редактировать в графическом
виде).
Любому документу в СЭД присущ
определенный набор атрибутов (например,
его название, автор документа, время его
создания и др.). Набор атрибутов может
меняться от одного типа документа к другому
(в пределах одного типа документов он
сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты
документа хранятся в реляционной базе
данных. Для каждого типа документов с
помощью визуальных средств создается
шаблон карточки, где в понятном графическом
виде представлены наименования атрибутов
документа. При введении документа в СЭД
берется необходимый шаблон и заполняется
карточка (заносятся значения атрибутов).
После заполнения карточка оказывается
связанной с самим документом.
В большинстве случаев, серверная
часть СЭД состоит из следующих логических
компонентов (которые могут располагаться
как на одном, так и на нескольких серверах):
Хранилища атрибутов документов
(карточек);
Сервисов полнотекстовой индексации.
Под хранилищем документов
обычно понимается хранилище содержимого
документов. Хранилище атрибутов и хранилище
документов часто объединяют под общим
названием "архив документов". Для хранения атрибутов в большинстве
СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server
и Informix, обеспечивающие поиск документов
по атрибутам.
Особенности
маршрутизации документов
Модули СЭД, отвечающие
за документооборот, принято называть
модулями маршрутизации документов. В
общем случае используются понятия "свободной"
и "жесткой" маршрутизации документов.
При "свободной" маршрутизации любой
участвующий в документообороте пользователь
может по своему усмотрению изменить существующий
маршрут прохождения документов (или задать
новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации
маршруты прохождения документов строго
регламентированы, и пользователи не вправе
их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации
могут обрабатываться логические операции,
когда маршрут изменяется при выполнении
каких-либо заранее заданных условий (например,
отправке документа руководству при превышении
конкретным пользователем своих должностных
полномочий). В большинстве СЭД модуль
маршрутизации входит в комплект поставки,
в некоторых СЭД его необходимо приобретать
отдельно. Полнофункциональные модули
маршрутизации разрабатывают и поставляют
третьи фирмы.
Разграничение
доступа
В СЭД реализованы надежные
средства разграничения полномочий и
контроля за доступом к документам. В большинстве
случаев с их помощью определяются следующие
виды доступа (набор задаваемых полномочий
зависит от конкретной СЭД):
Полный контроль над документом;
Право редактировать, но не
уничтожать документ;
Право создавать новые версии
документа, но не редактировать его;
Право аннотировать документ,
но не редактировать его и не создавать
новые версии;
Право читать документ, но не
редактировать его;
Право доступа к карточке, но
не к содержимому документа;
Полное отсутствие прав доступа
к документу (во время работы с СЭД каждое
действие пользователя протоколируется,
и, таким образом, вся история его работы
с документами может быть легко проконтролирована).
- Основные тенденции
развития мирового рынка СЭД
На рынке СЭД продолжаются
слияния и поглощения, причем в немалой
степени — вышедшими в новую для себя
сферу деятельности всемирно известными
ИТ-фирмами (Oracle, Microsoft, SAP, Baan и др.). Стал
заметен процесс поглощения крупными
ИТ-фирмами разработчиков СЭД и встраивания
их технологий в собственные решения.
Многие вендоры дифференцируют
свои предложения, разрабатывают или совершенствуют
собственные компоненты документооборота.
Интеграция СЭД с
распространенными корпоративными приложениями.
Интеграция корпоративных данных и приложений
является одной из наибольших проблем,
стоящих сегодня перед предприятиями,
и острота этой проблемы сохранится и
в будущем. По мнению аналитиков IDC (отчет
"Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise
Information Management"), в эпоху электронного
бизнеса преуспеют только такие предприятия,
которые наиболее продуманно сформулируют
стратегию управления своей корпоративной
информацией (Enterprise Information Management — EIM).
Целью EIM-стратегии для любого предприятия
является обеспечение легкого и быстрого
доступа ко всем корпоративным знаниям
и данным и возможности управления корпоративной
информацией из любого места (она должна
быть актуальной и доступной в любых контекстах).
Таким предприятиям потребуется глубокая
интеграция всех своих корпоративных
приложений, обменивающихся между собой
информацией.
В связи с этим, особую актуальность принимает
возможность интеграции СЭД с другими
корпоративными приложениями (как собственными,
так и других разработчиков).
Несмотря на наблюдаемый сейчас
определённый экономический спад, аналитики
IDC считают, что предприятия продолжат
участвовать в интеграционных проектах
по следующим причинам:
Интеграция корпоративных приложений
позволяет лучше использовать сложные
гетерогенные системы;
Сохранилась необходимость
совместной работы унаследованных систем
с новыми приложениями;
Продолжающийся на мировом
ИТ-рынке процесс слияний и поглощений
заставляет предприятия интегрировать
приложения в своих гетерогенных корпоративных
информационных системах.
Следует сказать, что отрасль
активно решает вопросы унификации разработки
СЭД и их интеграции с распространенными
операционными системами, приложениями,
различными интерфейсными средами (в частности,
этим занимается консорциум Workflow Management Coalition,
усиленно работающий над созданием соответствующих
стандартов). В настоящее время десятки
ИТ-компаний предлагают свои решения для
интеграции корпоративных приложений,
основанные на различных (и иногда несовместимых)
технологиях. Такое разнообразие предложений
часто затрудняет для корпоративных пользователей
выбор правильной стратегии интеграции
и поставщиков интеграционных решений.
Устойчивый спрос на OMS-системы
Так как большинство пользователей
ERP-систем не хочет иметь проблем с формированием
и выводом различных отчетов и документов,
то спрос на OMS-системы в среднесрочной
перспективе останется сильным. По прогнозу
Gartner Group, в ближайшие годы средние ежегодные
темпы роста рыночного сегмента систем
управления генерацией отчетов и систем
управления выводом составят 30%. Определенный
импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее
распространение электронного бизнеса,
весьма требовательного к наличию в информационных
системах предприятий возможностей распределенной
генерации выходных документов.
Изменение предпочтений потребителей
Возросшая функциональность СЭД сейчас
во многих случаях просто не востребована
потребителями. Достаточно большое число
СЭД просто перенасыщено функциональностью,
которая часто не нужна на обычном предприятии.
В связи с этим обстоятельством (как уже
было отмечено выше), недорогая базовая функциональность
управления документами (реализованная, например, в ряде программных
продуктов компаний Microsoft, Lotus, Oracle и др.) становится
все более привлекательной для потребителей.