Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

    Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК), опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно - справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

    Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и одобрена.

    На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, по согласованию с ведомственным архивом, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

    Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на ведомственный архив (лицо, ответственное за архив).

 

 Передача дел в ведомственный архив 

 

    В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (см. подраздел 3.3). Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или по номенклатурам дел.

    Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации (см. п. 12.3.1).

В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником  архива предварительно проверяется  правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой  дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении  отсутствия дел составляется справка (см. п. 4.2.7).

    Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела.

    При приеме особо ценных дел  проверяется количество листов  в делах. 

    Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

    Вместе с делами в ведомственный  архив канцелярией (секретариатом)  передаются регистрационно - контрольные  картотеки на документы. Заголовок  каждой картотеки включается в опись.  

Классификация документа  ведомственного архива 

     Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

    Практическое осуществление классификации  документов по фондам и коллекциям  называется фондированием. Фондирование  состоит из определения (уточнения)  фондовой принадлежности документов  и хронологических границ документов  фондов, формирования фондов. Ведомственный  архив проводит фондирование  документов по согласованию и  под непосредственным методическим  руководством государственного  архива, в который передаются  хранящиеся в нем документы  <*>.

   

    <*> Вопросы организации работы  с документами личного происхождения  в ведомственном архиве, в том  числе их классификация, отражены  в разделе 11 настоящих Правил.

 

     Комплекс документов, образующийся  в деятельности учреждения, организации  или предприятия <*>, независимо  от того, являются ли они юридическими  лицами или нет, составляет  их документальный фонд.

    <*> В дальнейшем для краткости  говорится только об организации. 

 

    Часть документального фонда  организации, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально  - культурное или историческое  значение, составляет архивный фонд  и подлежит государственному  хранению.

    Организация, образующая в процессе  своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

     Видами архивного (документального)  фонда являются: фонд организации  и коллекция. 

    Архивным (документальным) фондом организации  называется фонд, состоящий из  документов, образовавшихся в деятельности  одной организации. 

    Коллекцией называется совокупность  отдельных документов различного  происхождения, объединенных по  одному или нескольким признакам  (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и  др.).

    В ведомственном архиве могут  создаваться объединенные архивные (документальные) фонды <*>, состоящие  из документов, образовавшихся в  деятельности двух или более  фондообразователей, имеющих между  собой исторические и (или)  логически обусловленные связи. 

   

    <*> Далее в тексте употребляется  термин "фонд" без подразделения  на документальный или архивный.

 

     Работа по фондированию документов  в ведомственном архиве осуществляется  при отборе документов для  передачи на государственное  хранение.

    Примечание. Работа по фондированию  документов осуществляется и  в делопроизводстве организации  в процессе формирования и  отбора дел для передачи в  ведомственный архив, и в государственном  архиве при исправлении ошибок  фондирования в ведомственном  архиве, а также при необходимости  создания объединенных фондов (коллекций)  и при переработке описей.

 

Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда

 

     Определение фондовой принадлежности  документов заключается в отнесении  их к фонду соответствующей  организации и проводится на  основе изучения документов организации  и определения их принадлежности  к составу документации данной  организации - фондообразователя. 

     При определении фондовой принадлежности  документов необходимо учитывать  следующее: 

    - входящие документы относятся  к фонду той организации, которой  они получены; их фондовая принадлежность  определяется по адресату, оттиску  регистрационного штампа, содержанию  документов, отражающему функции  и вопросы деятельности организации,  по резолюциям и пометам о  направлении документов на исполнение;

    - копии (отпуски) исходящих документов  относятся к фонду той организации,  которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется  по подписям, делопроизводственным  пометам и по содержанию документов;

    - документы внутреннего обращения  относятся к фонду той организации,  которой они составлены; фондовая  принадлежность их, как правило,  определяется по названию организации,  которое указано в документе,  по подписи автора.

     Документы организации и ее  первичных общественных организаций  (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного  Креста и Красного Полумесяца  и др.) составляют один фонд.

     Дела, производство которых велось  последовательно в двух и более  организациях, включаются в состав  фонда той организации, в которой  они были закончены делопроизводством.  При ликвидации организации с  передачей ее функций другой  организации законченные делопроизводством  дела включаются в состав фонда  ликвидированной организации, а  незаконченные делопроизводством  - в состав фонда организации  - преемника; 

    - личные дела, если они передавались  из одной организации в другую  в связи с переводом сотрудников,  включаются в фонд получившей  их организации. 

     В случае обнаружения ошибочно  включенных в фонд документов  они должны быть выделены и  присоединены к тому фонду  (тем фондам), к которому (которым)  они относятся. 

     Один и тот же фонд организации  составляют документы: 

    - до и после ее реорганизации  (преобразования), если она не  повлекла за собой коренного  изменения ее деятельности, а  выразилась в расширении или  сужении ее задач и компетенции; 

    - до и после изменения территориальных  границ ее деятельности, подчиненности,  структуры, штатов, печати и т.п.;

    - до и после полного или  частичного изменения в результате  реорганизации, присвоения ей  почетного имени, награждения  орденом, изменения административно  - территориального деления, перемещения  из одного района в другой  и т.д.;

    - временно прекратившей свою  деятельность организации, а затем  восстановленной с теми же  функциями. 

     Разные фонды составляют материалы: 

    - союзного министерства (комитета, главного управления) и созданного  на его базе в результате  реорганизации (преобразования) республиканского  министерства;

    - республиканского министерства (комитета) и созданного на его базе  союзного министерства;

    - центрального органа государственной  власти и государственного управления  автономной республики и союзной  республики, если последняя создана  в результате преобразования  автономной республики в союзную; 

    - центрального органа государственной  власти и государственного управления  союзной и автономной республики, если последняя создана в результате  преобразования союзной республики в автономную.

     Фонд является основной классификационной  и учетной единицей документов  ведомственного архива и дроблению  не подлежит.

     Каждому фонду (коллекции), поступившему  в ведомственный архив, присваивается  название и номер. 

    Название фонда соответствует  официальному названию фондообразователя. 

 

Определение хронологических границ фонда и  крайних дат документов фонда

 

     Хронологическими границами фонда  являются:

    - фонда организации - официальные  даты образования и ликвидации  организации; 

    - объединенного фонда - даты образования  и ликвидации наиболее ранней  и наиболее поздней по времени  деятельности организаций, документы  которых вошли в состав фонда; 

    - коллекции - даты самого раннего  и позднего документа в составе  коллекции. 

     Крайними датами документов фонда  являются даты наиболее раннего  и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они  могут не совпадать с крайними  датами деятельности фондообразователя,  если по каким-либо причинам  отсутствуют документы начального  и завершающего этапов деятельности  организации или если в фонд  организации были в свое время  переданы не завершенные делопроизводством  дела организации - предшественника  и т.д. 

 

Определение хронологических границ фонда организации  в связи с введением или  изменением административно - территориального деления