Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

 

     При введении нового административно  - территориального деления документы  вновь образованных местных советских  органов власти и органов управления  составляют новые фонды. 

     Если при изменении границ  республик или административно  - территориальных единиц (краев,  областей и т.п.) сохраняются входившие  в их состав более мелкие  единицы (округа, районы, аймаки, территории  сельсоветов и т.п.), то документы  их органов власти и органов  управления до и после изменения  границ республик и административно  - территориальных единиц составляют  единые фонды. 

     Документы органов государственной  власти и органов государственного  управления города, поселка, села  и других населенных пунктов  за все время их существования  независимо от изменений административно  - территориального деления составляют  единые фонды. 

     Документы территориальных объединений,  общественных организаций (профессиональных, научных, культурно - просветительных,  спортивных и др.) и органов  их управления до и после  введения или изменения административно  - территориального деления фондируются  так же, как документы органов  государственной власти и государственного  управления.

     Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских  учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после  изменения административно - территориального  деления составляют единые фонды. 

     Документы органов административно  - хозяйственного управления специальных  ведомственных округов, отделений,  районов, участков (военных, путей  сообщения, почтовых, учебных и  др.), образование и ликвидация  которых не зависят от изменения  административно - территориального  деления, составляют единые фонды. 

 

Определение хронологических границ фонда в  связи с реорганизацией организации - фондообразователя

 

     Документы организации, временно  прекратившей свою деятельность  вследствие ликвидации, объединения,  разделения или в результате  войн и стихийных бедствий, а  затем восстановленной с теми  же функциями, являются единым  фондом.

     Документы организации, образованной  с тем же названием, под которым  существовала ликвидированная ранее  организация, или с несколько  измененным названием, составляют  новый фонд, если организация  получила функции, отличные от  функций ликвидированной организации. 

    Пример. Документы Министерства  радиотехнической промышленности  СССР, существовавшего до 1957 г., и  документы Министерства радиопромышленности  СССР, созданного в 1965 г., составляют  разные фонды. 

 

     При ликвидации организации с  передачей всех или части ее  функций одной или нескольким  вновь созданным организациям  документы каждой организации  составляют отдельные фонды. 

    Пример. В связи с разделением  в 1946 г. Народного Комиссариата  нефтяной промышленности СССР  на Наркомат нефтяной промышленности  восточных районов СССР и Наркомат  нефтяной промышленности южных  и западных районов СССР документы  двух созданных наркоматов составляют  новые фонды. 

 

     Переименование организации или  частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства  в другое, изменение подчиненности  организации внутри ведомства,  ее местонахождения, структуры,  не сопровождавшиеся изменениями  первоначальных функций, не являются  основанием для разделения ее  документов на разные фонды. 

     Расширение или сужение круга  ведения, объема прав или территориальных  границ деятельности организации  без изменения ее первоначального  назначения и положения в данной  ведомственной или административно  - территориальной системе (центральное,  краевое, областное и т.п.) не  является основанием для разделения  ее документов на разные фонды. 

    Пример. Единый фонд составляют  документы Ленинградского областного  исполнительного комитета до  и после выделения из территории  Ленинградской области новых  областей (Новгородской и Псковской).

 

     Выделение из организации одной  или нескольких новых организаций  с передачей им ряда функций  первой не является основанием  для разделения ее документов  на два (или несколько) фонда. 

    Пример. Документы Министерства  легкой промышленности СССР после  выделения из него Министерства  текстильной промышленности СССР (с 1946 г. по 1948 г. и с 1955 г.  по 1956 г.) составляют один фонд.

 

Образование объединенных фондов

 

     Объединенные фонды могут быть  сформированы из документов:

    - однородных по целевому назначению  и функциям одноименных организаций; 

    Пример. Всесоюзные строительно  - монтажные тресты, машинно - тракторные  станции. 

 

    - руководящего органа и подчиненных  ему организаций; 

    Пример. Министерство и его всесоюзные  промышленные объединения (главные  управления) или Управление строительства  Нурекской ГЭС и подчиненные  ему организации. 

 

    - организаций, связанных между  собой объектом деятельности;

    Пример. Московская железная дорога (управление, дистанции и др. организации).

 

    - органов государственной власти  и государственного управления  и состоящих при них организаций; 

    Пример. Облисполком и его отделы.

 

    - последовательно сменявших друг  друга организаций, если функции  предшественников полностью или  частично передавались их преемникам;

    Пример. Министерства и комитеты  по заготовкам сельскохозяйственных  продуктов. 

 

     Образование объединенных фондов  включает в себя перешифровку  дел (изменение номеров фондов, описей), пересоставление учетных  документов, размещение документов  объединенного фонда в одном  месте хранилища, а при необходимости  и пересистематизацию дел и  пересоставление описей.

     Название объединенного фонда  может состоять из:

    - обобщенного названия включенных  в него фондов;

    Пример. Научно - исследовательские  учреждения ветеринарной санитарии. 

 

    - названия руководящей организации  и обобщенного названия подчиненных  ей организаций; 

    Пример. Министерство медицинской  промышленности СССР и его  главные управления.

 

    Конкретные названия всех организаций,  документы которых вошли в  объединенный фонд, приводятся в  учетных документах.

 

Образование коллекции

 

     Коллекция может поступить в  ведомственный архив в виде  уже сложившихся комплексов документов  или образовываться в архиве  из отдельных, разрозненных документов  или сложившихся групп документов  с целью создания благоприятных  условий для их всестороннего  использования. 

     Если документы когда-то поступившей  или образованной коллекции без  ущерба для использования можно  распределить по соответствующим  фондам, то коллекция может быть  расформирована.

     В названии коллекции отражается  признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (организация,  в том числе - ведомственный  архив).

     Создание коллекций, а также  их расформирование проводится  ведомственным архивом только  по согласованию с государственным  архивом. 

 

 Классификация  документов в пределах фонда  (систематизация дел фонда) 

 

     Под классификацией документов  в пределах фонда понимается  их группировка и расположение  в фонде. 

    За единицу классификации и  учетную единицу управленческой  документации в пределах фонда  принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически  обособленный отдельный документ  или совокупность документов, заключенных  в отдельную обложку. 

     Практическое осуществление классификации  документов (дел) в пределах фонда  называется их систематизацией. 

     Систематизация дел фонда проводится  в ведомственном архиве при  подготовке дел к передаче  на государственное хранение.

    Примечание. Систематизация дел  фонда проводится и в делопроизводстве  организации при составлении  номенклатуры дел, и при подготовке  дел к передаче в ведомственный  архив. 

 

  Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда

   

    <*> В дальнейшем употребляется  принятый в архивной практике  термин "Схема систематизации  фонда".

 

Схема систематизации архивного фонда

 

     Схема систематизации архивного  фонда является основанием для  внутренней организации архивного  фонда и закрепляется описью  дел фонда. 

    В зависимости от признака  группировки дел схема систематизации  архивного фонда может отражать  структуру фондообразователя, функции  его деятельности, виды и разновидности  документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах  фонда. 

 

Признаки  группировки дел

 

     Распределение дел внутри фонда  по всем делениям схемы систематизации  проводится с учетом следующих  классификационных признаков: 

    - структурного (в соответствии со  структурными подразделениями);

    - хронологического (по периодам  или датам, к которым относятся  документы);

    - функционального, отраслевого,  тематического, предметно - вопросного;

    - номинального (по родам дел, видам  и разновидностям документов);

    - корреспондентского (по организациям  и лицам, в результате переписки  с которыми образовались документы);

    - географического; 

    - авторского (по названиям организаций  или фамилиям лиц, которые являются  авторами документов).

    Дела группируются, как правило,  не по одному, а последовательно  по тем признакам, применение  которых окажется наиболее целесообразным.

     Сочетание структурного и хронологического  признаков дает следующие варианты  схемы систематизации архивного  фонда: хронологически - структурный  и структурно - хронологический. 

     Хронологически - структурная схема  систематизации применяется для  систематизации дел в фонде  действующей организации с учетом  дальнейшего пополнения документов  этого фонда и ликвидированных  организаций с часто менявшейся  структурой.

    При систематизации дел по  хронологически - структурной схеме  они группируются в фонде прежде  всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах  каждой хронологической группы - по структурным подразделениям  организации. 

     Структурно - хронологическая схема  систематизации архивного фонда  применяется для систематизации  дел в фонде организации, имевшей  стабильную структуру. При систематизации  дел по структурно - хронологической  схеме они группируются прежде  всего по структурным подразделениям  фондообразователя, а в пределах  каждой структурной группы - по  времени их создания.

     При систематизации дел фонда  организации с часто менявшейся  структурой применяются хронологически - функциональная или функционально  - хронологическая схемы систематизации  архивного фонда.