Перспективы автоматизации офисной деятельности

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

Факультет Социально-Гуманитарный

Кафедра Документоведение и  языковая коммуникация

                                                     КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Системы электронного документооборота»    

по специальности 034700 Документоведение и архивоведение

 

Тема курсовой работы: 
«Перспективы автоматизации офисной деятельности»

 

 

Выполнила студентка группы ГД-31

Селютина Елена Сергеевна

 

 

Руководитель :    доцент кафедры Дудкина И.М.

_________________________

 

 г. Ростов-на-Дону

2013 г.

Содержание:

 

1. Введение……………………………………………………………..3

2. Этапы развития информационных технологий……………………5

3. Автоматизация офиса как информационная система.…………….8

4. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса..….14

    3.1. Интегрированные пакеты для офисов………………………...16

5. Особенности автоматизации на примере филиала Пенсионного           Фонда в г. Волжск РМЭ………………………………………………19

6.Заключение…………………………………………………………..21

7.Список использованных источников……………………………...22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Исторически автоматизация  офиса началась на производстве ,после чего, распространилась на офис, имея вначале цель-упрощение рутинной работы секретарей. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, увидевших в ней возможность повысить производительность своего труда. За последние лет так 25, автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою ,определенную ,лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, которые предлагаются для автоматизации офисной деятельности , включает в себя : офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям , сам офис и организация труда сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании абсолютно любого масштаба , перед её организаторами уже возникает проблема выборa средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, которые представлены на рынке. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему ,-коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а  всего лишь дополнить её. Совместное использование этих систем позволяет обеспечивать рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Помимо этого автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но  и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются не только  менеджерами ,но и  управленцами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Таким образом, цель автоматизации  офиса - повышение эффективности  управления предприятием и обеспечение  согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб  любой организации .Но для достижения этой цели, нужно решить такие офисные задачи, как: развитие делопроизводства,  составление отчетов, поиск необходимой информации, ввод и обновление информации, управления ,составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Этапы развития информационных технологий

 
Существует несколько  точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления. 
Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека как в профессиональной сфере, так и в бытовой. 
 
По признаку - вид задач и процессов обработки информации - выделяются два этапа: 
 
1-й этап (60 - 70-е гг.) - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека. 
 
2-й этап (с 80-х гг.) - создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач. 
 
По признаку - проблемы, стоящие на пути информатизации общества - выделяются четыре этапа: 
 
1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств. 
 
2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. 
 
3-й этап (с начала 80-х гг.) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. 
 
4-й этап (с начала 90-х гг.) создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Проблемы того этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

-выработка соглашений и установление стандартов, протоколов компьютерной связи;

-организация доступа к стратегической информации;

-организация защиты и безопасности информации.

 
По  признаку - преимущество, которое приносит компьютерная технология выделяются три этапа: 
 
1-й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами.  
 
2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений.  
 
3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.  
 
По признаку - виды инструментария технологии - выделяются пять этапов:

 
1-й этап (до второй половины XIX в.) - "ручная" информационная технология, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш.  
2-й этап (с конца XIX в.) - "механическая" технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, оснащенная более совершенными средствами доставки почты.  
 
3-й этап (40 - 60-е гг. XX в.) - "электрическая" технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. 
 
4-й этап (с начала 70-х гг.) - "электронная" технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов.  
 
5-й этап (с середины 80-х гг.) - "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на персональном компьютере и используют телекоммуникации.  
 
В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Автоматизация офиса как информационная система

Автоматизация офиса представляет собой комплексную автоматизацию  работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела и др. Она гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные  ошибки исполнителей, оптимизирует все  имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса, как  информационная система, состоит из совокупности следующих обеспечивающих подсистем:

1) Техническое обеспечение офиса

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, которые предназначены для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

В техническое обеспечение  офиса входят один или несколько  персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, это зависит от рода деятельности офиса); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы, картриджи и многое другое.

Компьютер (с англ. computer - «вычислитель») - машина для проведения вычислений. При помощи вычислений компьютер способен обрабатывать информацию по заранее определённому алгоритму. Кроме того,они способны сохранять информацию и осуществлять поиск информации, выводить информацию на различные виды устройств выдачи информации. В настоящее время полагают, что основная функция компьютеров - обработка информации и управление.

Факс - это аппарат, способный читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Компьютерный  принтер (англ. printer - печатник) - устройство печати цифровой информации на материальный , твёрдый носитель, обычно на бумагу. Процесс печати называется вывод на печать, а получившийся документ распечатка или твёрдая копия. Бывают матричные, лазерные, струйные, сублимационные принтеры. А по цвету печати - полноцветные и монохромные.

Сканер – это устройство, предназначенное для ввода в компьютер текстовых или графических данных, которые представлены в печатном виде.

Модем - устройство, применяющееся в системах связи. Частным случаем модема является широко применяемое периферийное устройство для компьютера, которое позволяет ему связываться с другим компьютером, оборудованным модемом, через телефонную сеть (телефонный модем) или кабельную сеть (кабельный модем).

 

2,3) Математическое и программное обеспечение офиса

Математическое  и программное обеспечение – это совокупность математических методов, алгоритмов, моделей и программ, их реализующих, для решения задач информационной системы, а также для нормального функционирования комплекса технических средств.

Математическое  обеспечение - средство моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов развито слабо. Можно выделить, такую его составляющую, применяющуюся в офисе, как калькулятор - компьютерная программа, эмулирующая функции калькулятора (электронного вычислительного устройства, выполняющее операции над числами или алгебраическими формулами).

В состав программного обеспечения  входят общесистемные и специальные  программные продукты, а также  техническая документация:

- программа анализа и составления расписаний;

- программа презентации;

- графический  редактор;

- сетевое программное  обеспечение;

- программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так  и в составе интегрированных  пакетов (ИП). В этот пакет входят программные продукты, взаимодействующие между собой. Основой для ИП является : текстовый редактор, электронная таблица, система управления базой данных (СУБД) , средства телекоммуникаций, графические возможности, т. е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в различном из офисов.

4) Информационное обеспечение офиса

Информационное  обеспечение - это совокупность общей системы классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также способы построения баз данных.

Требования к информационному обеспечению:

-удовлетворение информационных потребностей органов управления;

-правильный отбор первичных сведений и источников информации;

-правильная систематизация и классификация информации;

-непрерывность процесса сбора и переработки информации;

-отсутствие дублированной информации;

-проверка корректности (непротиворечивости);

-многократное использование информации;

- приведение к общему формату;

-фильтрация и актуализация информации;

-уменьшение количества документов.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения:

- ввод и передача данных (глобальные компьютерные сети, локальные  сети, бумажные);

- хранение информации (целостность,  предметная ориентация данных, историчность, многоуровневое хранение), то есть  организация информационных хранилищ  на различных уровнях;